Indstillinger for aftalebekræftelse og påmindelse

Standardindstillinger

Disse indstillinger gælder som standard for alle aftaler, men du kan også definere specifikke påmindelsesindstillinger for aftaleårsager.

For at redigere disse indstillinger skal du gå til Settings > General > Clinic location > Booking Settings.

Aftalepåmindelser sendes før: Tilføj, hvor mange timer eller dage der skal gå, før der sendes påmindelser om planlagte aftaler. Følgende indstilling definerer, om dette tal er timer eller dage.
Type af afsendelsestidspunkt for aftalepåmindelser: Vælg, om påmindelser skal sendes timer eller dage før aftaler.
Specifik afsendelsestid for aftalepåmindelser: Hvis du har valgt indstillingen 'dage', skal du tilføje det specifikke tidspunkt på dagen, hvor påmindelser sendes.

Et eksempel: Med indstillingerne '2', 'Dage' og '9:00' sendes der en påmindelse 2 dage før aftalen kl. 9:00.

E-mail-indstillinger og SMS-indstillinger

Du kan vælge, om bekræftelses- og påmindelsesbeskeder skal sendes via e-mail, sms eller begge dele.

I e-mailbeskeder kan man vælge, om man vil medtage aftalens varighed (hvis det ikke er valgt, medtages kun starttidspunktet), og man kan tilføje et kort og en rutevejledning. Du kan tilføje tekster til e-mailhilsenen, yderligere tekst til nye klienter og yderligere instruktioner til bekræftelsesbeskeder og påmindelser.

På samme måde kan du tilføje tekster til SMS-bekræftelsen, ekstra tekst til nye kunder og tekst til påmindelser.

Du kan skrive direkte i felterne eller bruge tekstskabeloner, hvis de er tilgængelige.

Bemærk, at når du foretager ændringer i e-mail- og/eller SMS-bekræftelsen eller påmindelsesteksterne, dukker der en bekræftelsesmeddelelse op, hvor du bliver spurgt, om du vil opdatere ændringerne til alle usendte beskeder for eksisterende aftaler, der ikke har nogen årsagstype. Vælg Yes, hvis du vil opdatere usendte beskeder, eller No, hvis du kun vil anvende dine ændringer på nye aftaler.

Specifikke indstillinger for udnævnelsesårsag

Når der er angivet specifikke bekræftelses- og påmindelsesindstillinger for den valgte årsag til en aftale, bruges de til bekræftelses- og påmindelsesmeddelelserne i stedet for standardindstillinger. Hvis du ikke angiver årsagsspecifikke indstillinger for en aftaleårsag, bruges standardindstillingerne for den pågældende aftaleårsag.

For at redigere disse indstillinger skal du gå til Settings > Items & Lists > Reasons.

Instruktioner: Du kan tilføje en brugerdefineret tekst, som inkluderes i bekræftelses- og påmindelsesmeddelelserne for denne aftaleårsag (ud over den generelle e-mailhilsen, der er defineret i standardindstillingerne). Tip: Du kan også bruge pladsholdere i instruktionerne, f.eks. til automatisk at tilføje patientens navn i teksten (f.eks. "Ingen mad eller vand til [[patientnavn]] 6 timer før aftalen.").
E-mail-besked: Vælg, om du kun vil bruge den generelle instruktionstekst, der er tilføjet i feltet Instruktioner, til både bekræftelses- og påmindelsesmeddelelser, eller om du vil tilføje yderligere instruktioner til bekræftelses- og påmindelsesmeddelelser. Tilføj de ekstra tekster i felterne.
SMS-besked: Vælg, om du vil bruge de ikke-årsagsspecifikke standard-SMS-bekræftelser og -påmindelser eller tilføje årsagsspecifikke beskeder. Tilføj de årsagsspecifikke beskeder i felterne. Beskedteksterne kan være op til 1000 tegn lange og opdeles i flere SMS-beskeder. Beskedfelterne viser antallet af tegn, der er brugt, og antallet af beskeder, som teksten er delt op i. Hver enkelt SMS-besked bruger en SMS-kredit.
Forhindre afsendelse af påmindelser som standard: Du kan deaktivere afsendelse af e-mailpåmindelser, SMS-påmindelser eller alle påmindelser, når denne årsag bruges.
Undgå at sende bekræftelsesmetoder som standard: Du kan deaktivere afsendelse af e-mailbekræftelser, SMS-bekræftelser eller alle bekræftelser, når denne årsag bruges.
Udeluk fra påmindelser om aftaler og bekræftelser: Du kan vælge, at aftaletidspunkt og/eller dyrlæge skal udelukkes fra aftaleoplysningerne i bekræftelses- og påmindelsesmeddelelser.
Aftalepåmindelser sendt før: Tilføj, hvor mange timer eller dage før planlagte aftaler, der sendes påmindelser til klienter af denne aftaleårsag. Den næste indstilling definerer, om dette antal er timer eller dage.
Type af afsendelsestidspunkt for aftalepåmindelser: Vælg, om påmindelser skal sendes timer eller dage før aftaler.
Specifik afsendelsestid for aftalepåmindelser: Hvis du har valgt indstillingen 'dage', skal du tilføje det specifikke tidspunkt på dagen, hvor påmindelser sendes.

Bemærk, at hvis du foretager ændringer i e-mail- og/eller SMS-teksterne og også vil opdatere dem til alle usendte bekræftelses- og påmindelsesbeskeder for eksisterende aftaler af denne årsagstype, skal du vælge knappen Opdater aftaler/påmindelser om aftaler. Hvis du ikke vælger denne knap og kun gemmer dine ændringer, gælder ændringerne kun for nye aftaler, der er oprettet efter opdateringen.

Indstillinger for online-booking

Hvis online-booking bruges i din Provet Cloud, er følgende indstillinger tilgængelige for aftaler, der bookes af klienter på din online-bookingside. Derudover bruges standardindstillingerne og indstillingerne for bekræftelses- og påmindelsesmeddelelser, der er specifikke for aftaleårsagen, til onlinebooking (f.eks. tidspunktet for afsendelse af påmindelser).

For at redigere disse indstillinger skal du gå til Settings > General > Clinic location > Online booking.

Vis ikke varighed til klienter: Når denne indstilling er valgt, vises varigheden af aftalen ikke i bekræftelses- og påmindelsesmeddelelserne. Kun starttidspunktet er inkluderet.
Vis ikke dyrlægens navn til klienter: Når denne indstilling er valgt, vises navnet på den ansvarlige medarbejder for aftalen ikke i bekræftelses- og påmindelsesmeddelelserne.
E-mail-meddelelse: I dette felt kan du tilføje en besked, som bruges i bekræftelsesmails, der sendes til kunder, når de booker en tid online.
Send SMS-bekræftelse: Når denne indstilling er valgt, sendes der en SMS-bekræftelse til kunderne, når de booker en tid online. Beskedteksten defineres i standardindstillingerne eller i de specifikke indstillinger for aftaleårsagen.
Send e-mail-kopi til kliniksted: Når denne indstilling er valgt, sendes en kopi af klientens bekræftelsesmail til din kliniks e-mailadresse.

Se også

Oversigt over aftalebekræftelser og påmindelser

Opdateret 27. januar 2025 07:32