Opsætning ifm. rykkerudstedelse

Sommetider kan det være nødvendigt at sende en rykker til en klient, hvis en faktura f.eks. er sendt på mail efter et forløb og der efterfølgende ikke er betalt ved forfaldsdato.
Rykkere kan sendes ud enkeltvis eller til flere klienter på én gang.

Hvis det er første gang du skal udsende rykkere fra Provet Cloud bør du starte fra toppen i denne artikel og gennemgå alle relevante indstillinger.
Hvis du tidligere har udsendt rykkere  kan du gå til artiklen Rykkerudstedelse.


Du vil i denne artikel kunne læse om:

Generelle indstillinger

Indstillinger for gældsstatus
- Oprettelse af brugerdefineret felt til gældsstatus
- Oprettelse af tags til markering af gældsstatus

Skabeloner til ændring gældsstatus
- Oprettelse/rettelse af rykkertekst (Sendes til klienterne)
- Oprettelse af skabeloner til ændring af gældsstatus (Sendes ikke klienterne)

 

Generelle indstillinger

Rykkergebyr: Indstillinger > Afdeling > Afdelingsprofil > Rykkergebyr - Skriv f.eks. 100 for et rykkergebyr på 100 kr.
OBS: Vær opmærksom på, at rykkergebyret ikke tilskrives klientens saldo og skal takseres, hvis dette betales. Se også Bogføring af rykkergebyr.
Emnefelt på e-mail er pt. ikke muligt at ændre og ved modtagelse af rykker vil emnefeltet være "Udestående + dato + kundenummer"
Afsenderen vil være Cloud.cloudID f.eks. "Cloud.5050"

Oprettelse af rykkergebyr: Varestyring > Varer > Klik blå knap Tilføj > Tilføj honorar
Fanen Generel:
Navn: Skriv rykkergebyr eller noget andet passende for klinikken
Fanen Lager og prissætning:
Kontonummer: Udfyldes med korrekt kontonummer for rykkergebyr
Moms: Vælg, hvilken momssats gebyret skal have.
Klik gem.


Indstillinger for gældsstatus

Oprettelse af brugerdefineret felt til gældsstatus

For at holde et overblik over debitorer og deres gældsstatus skal der oprettes det der i Provet Cloud hedder Brugerdefinerede felter, hvor vi definerer hvilke muligheder en debitors gældstatus kan have.
Det anbefales, at der som minimum er: Ingen gæld, rykker 1, rykker 2 og rykker 3, men også muligheder som f.eks. Inkasso kan anbefales at bruge (Se billede nedenfor som eksempel).
I feltet Muligheder skriver du blot, hvad den ønskede mulighed skal hedde og trykker Enter.

Der kan altid tilføjes flere muligheder for gældsstatus hvis det senere ønskes.
En gældsstatus skal efterfølgende kobles til et tag - se næste afsnit for Oprettelse af tags til markering af gældsstatus.

Brugerdefinerede felter findes under: Indstillinger > Lister og skabeloner > Brugerdefinerede felter
Hvis Gældsstatus findes kan du redigere og tilføje muligheder ellers kan du oprette ny og udfylde som herunder:

Oprettelse af tags til markering af gældsstatus

Tags er essentielle for rykkerproceduren, da de hjælper med at give et overblik over, hvilke klienter, der har fået tilsendt de forskellige rykkerniveauer.

Indstillinger > Lister & Skabeloner > Tags
Du bestemmer selvfølgelig selv, hvad du vil kalde dine tags, og hvilke farver de skal have, men et eksempel kan være som herunder.
Opret evt. også andre tags såsom Inkasso, Betalingsaftale eller lignende, så du lettere kan få et overblik over dine debitorer og deres gældsstatus.

Når et tag er oprettet skal det kobles til den rette gældsstatus.
Udfyld Tekst, Baggrundsfarve og Tekstfarve som ønsket.
Marker kun Klient i Anvendes i.
Marker herefter Brugerdefineret felt.
Vælg Gældsstatus under Brugerdefineret felt.
Vælg den mulighed der passer til dit tag under Brugerdefineret mulighed.
Mangler du en gældsstatus under Brugerdefineret mulighed se da afsnittet om Oprettelse af brugerdefineret felt til gældsstatus.

Skabeloner til ændring af gældsstatus

Oprettelse/rettelse af rykkertekst (Sendes til klienterne)

Indstillinger > Printerindstillinger > Rykker 
Sidehoved: Se evt. på sidehoved for faktura. FI nummer kommer kun på faktura, så sørg for betalingsinfo.
Krop: Aktiver først Klientsaldo statusfelt  ved at klikke på redigerikonet og vælg Gældsstatus i drop down menuen.
Du kan have flere skabeloner f.eks. en tekst for Rykker 1, en anden tekst for Rykker 2 osv. 
For at oprette ny tekstskabelon klik på den blå knap +Skabelon i højre side.
1. Vælg et passende navn f.eks. Rykker 1 (dette kan kun ses i Provet Cloud og ikke hos klienten)
2. Denne tekst står ovenover fakturalisten, som kan til-/fravælges i pkt. 5
3. Denne tekst står under fakturalisten, som kan til-/fravælges i pkt. 5.
4. Hvis dette felt er blankt vil der blive udfyldt følgende: "Vedhæftet finder du information om udestående."
5. Hvis valgt vil hver forfaldne faktura med restbeløb være listet under hinanden (Se eksempel herunder)
6. Hvis valgt vises rykkergebyret på rykkeren og på de vedhæftede fakturaer.
7. Angiv hvilken gældsstatus klienten skal have når denne skabelon bruges ved rykkerudstedelsen



Herunder kan du se, hvor teksten fra de forskellige felter vises på rykkeren (PDF)

Oprettelse af skabeloner til ændring af gældsstatus (Sendes ikke klienterne)

Selvom vi her er i indstillinger for rykkertekster der udsendes til klienter i forbindelse med rykkerudstedelse, kan vi også her oprette en automatisk funktion således, at vi kan ændre tags på flere debitorer på én gang - UDEN at sende noget til klienten.
Her bør oprettes for Ingen gæld og andre gældsstatusser, som måtte være oprettet.

Klik på +Ny skabelon og udfyld Navn, Gældsstatus og sæt flueben i Ekskluder fra at sende.
Se nedenstående billede

Opdateret

Var denne artikel en hjælp?

0 ud af 0 fandt dette nyttigt

Har du flere spørgsmål? Indsend en anmodning

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.