OBS: Denne artikel beskriver, hvordan du udsender rykkere ud fra Provet Cloud og manuelt selv ændrer klienternes tag.
Hvis klinikken bruger Gældsstatus (automatisk ændring af tags) i forbindelse med rykkerudstedelse brug i stedet vejledningen Rykkerudsetedelse.

Du vil i denne artikel kunne læse om:

Generelle indstillinger

Rykkergebyr: Indstillinger > Afdeling > Afdelingsprofil > Rykkergebyr - Skriv f.eks. 100 for et rykkergebyr på 100 kr.
OBS: Vær opmærksom på, at rykkergebyret ikke tilskrives klientens saldo og skal takseres, hvis dette betales. Se også Bogføring af rykkergebyr.
Emnefelt på e-mail er pt. ikke muligt at ændre og ved modtagelse af rykker vil emnefeltet være "Udestående + dato + kundenummer"
Afsenderen vil være Cloud.cloudID f.eks. "Cloud.5050"

Oprettelse af rykkergebyr: Indstillinger > Varer & Lister > Varer > Klik blå knap Tilføj + honorar
Fanen Generel:
Navn: Skriv rykkergebyr eller noget andet passende for klinikken
Fanen Lager og prissætning:
Kontonummer: Udfyldes med korrekt kontonummer for rykkergebyr
Moms: Vælg, hvilken momssats gebyret skal have.
Klik gem.

Oprettelse af tags til markering af rykkerstatus

Tags er essentielle for rykkerproceduren, da de hjælper med at give et over blik over, hvilke klienter, der har fået tilsendt de forskellige rykkerniveauer.

Indstillinger > Varer & Lister > Tags
Du bestemmer selvfølgelig selv, hvad du vil kalde dine tags, og hvilke farver de skal have, men et eksempel kan være som herunder.
Opret evt. også et tag 'Inkasso', hvis der sommetider afskrives saldi til inkasso.

Oprettelse/rettelse af rykkertekst

Indstillinger > Printerindstillinger > Kontoudtog/Rykker
Sidehoved: Se evt. på sidehoved for faktura. FI nummer kommer kun på faktura, så sørg for betalingsinfo
Krop: Her kan du have flere tekstskabeloner f.eks. en tekst for Rykker 1, en anden tekst for Rykker 2 osv.
For at oprette ny tekstskabelon klik på den blå knap +Skabelon i højre side.
1. Vælg et passende navn f.eks. Rykker 1 (dette kan kun ses i Provet Cloud og ikke hos klienten)
2. Denne tekst står ovenover fakturalisten, som kan til-/fravælges i pkt. 5
3. Denne tekst står under fakturalisten, som kan til-/fravælges i pkt. 5.
4. Hvis dette felt er blankt vil der blive udfyldt følgende: "Vedhæftet finder du information om udestående."
5. Hvis valgt vil hver forfaldne faktura med restbeløb være listet under hinanden (Se eksempel herunder)
6. Hvis valgt vises rykkergebyret på rykkeren og på de vedhæftede fakturaer.

Herunder kan du se, hvor teksten fra de forskellige felter vises på rykkeren (PDF)

Udsendelse af rykkere

Rykkerudsendelse kan opdeles i tre faser:
Tjekke tags fra tidligere rykkerudstedelse
Gennemgå debitorsaldoliste og tilføjelse af tags
Udsende rykkere til hvert tag

Tjekke Tags fra tidligere rykkerudstedelse

Hvis det er første gang rykkere skal udsendes, gå da videre til Gennemgang af debitorsaldoliste.

Hvis du har sendt rykkere tidligere skal du nu gennemgå tags.
Et Tag fjernes ikke automatisk, når en faktura betales af en klient.
Du skal derfor starte med at gennemgå de eksisterende tags og slette eller evt. ændre til andet niveau.
OBS: Det anbefales altid at starte med det højeste rykker niveau således at du f.eks. har gennemgået rykker 3 når du gennemgår rykker 2 og har brug for at ændre dette til rykker 3. På den måde får du ikke gamle og nye tags blandet sammen.

Der er to måder, hvorpå du kan kan finde klienter med tags
A. Indstillinger > Varer & Lister > Tags
Her kan du ved at klikke på tagget se hvor det bruges og hvornår det er tilføjet.
B. Klienter & Patienter > Udvidet søgning > Filtrer på Tag
Her kan du se de klienter, som har tagget og om de skylder penge.
Du kan dog ikke se, om det udsestående er fra sidste rykkerudsendelse eller fra en nyere faktura.
(Medmindre du udover klienten også mærker fakturaen med et Tag)
1. Ved at holde musen over det lille tag kan du se om og hvor mange penge klienten skylder.
2. F.eks. har Anni på billede herunder betalt sin gæld, men tagget er der stadig, og det skal slettes.

Højreklik på klientnavn og åben i ny fane.
3. Klik på blyanten ud for tagget
4. Fjern tagget ved at klikke på krydset i højre side > Klik derefter Gem.
Luk derefter fanen så du kommer tilbage til listen.
5. Listen opdateres ikke automatisk efter du har slettet tagget, så du kan med fordel klikke i højre side.

Gennemgå debitorsaldoliste og tilføjelse af Tags

Debitorsaldolisten findes ved at gå til:
Rapporter > Finans > Debitorsaldoliste
Rapporten har som standard forskellige indstillinger og flueben og det du skal være opmærksom på at filtreré efter er:
1. Datofilter efter:
Fakturadato: Denne viser alt udestående som har bogføringsdato t.o.m. den dato og det tidspunkt der er defineret i feltet Dato.
Forfaldsdato: Viser kun udestående som er forfaldent t.o.m. den definerede dato. Den indstilling er relevant ifm. rykkerudstedelse.
2. Afdeling:
Denne indstilling filtrerér efter, hvilken afdeling en faktura/indbetaling kommer fra. Hvis en klient f.eks. har to fakturaer fra to forskellige afdelinger, så vil begge afdelinger være vist, hvis afdelingen er indstillet til Alle.
Hvis der filtreres på en enkelt afdeling, vil der kun vises klienter med poster fra den pågældende afdeling.
En klient med poster fra flere afdelinger vil kunne ses på begge rapporter, men det vil ikke fremgå af rapporten, at der er poster fra en anden afdeling.
Klik på den blå knap Generer rapport.

Hvis det er første gang du skal udsende rykkere kan du starte fra toppen, gennemgå listen og sætte Tag på de debitorer, der skal have en rykker.

Hvis du har udsendt rykkere før, har du på nuværende tidspunkt allerede ændret rykkerniveauet på de debitorer der tidligere fik en rykker.
Hvis du ikke har ændret og slettet Tags skal du følge vejledningen for Tjekke tags fra tidligere rykkerudsendelse.

Du skal nu gennemgå de debitorer, som endnu ikke har et tag. Du kan udelukke Tags i din visning inden du genererer rapporten, for at gøre det mere overskueligt for dig selv. Se billede herunder.
Sæt nu tags på de resterende debitorer, som du ønsker skal have rykker 1.

Udsende rykkere til hvert Tag

Du bestemmer selv i hvilken rækkefølge du vil udsende rykkerne.
Filtrér din debitorsaldoliste efter Tag: F.eks. rykker 1 og du ser kun debitorer med tagget 'Rykker 1'.
Klik generer rapport.

Klik nu på den blå knap Start kørslen i højre side.
Nu er du i gang med rykkerkørslen:
1. Klik på én af rækkerne så den bliver markeret. Du kan i bunden altid se, hvor mange rækker, der er markeret.
2. Hvis der er flere sider kan du med fordel vælge at få vist flere per side (op til 200), så du får vist alle.
3. Klik nu på Vælg alt på siden, så alle dine rækker er markeret.
4. Klik på knappen Udføres og vælg din tekstskabelon (her Rykker 1)
5. Nu kan du se, om der er klienter uden e-mail
6. Ved at klikke på hver klientrække kan du se et forhåndsvisning i højre side.
7. Standardindstillinger er sat som nedenfor. De kan ændres, hvis man ønsker andet.
Når du er tilfreds kan du trykke udfør og så sendes/printes.

Bogføring af rykkergebyr

Hvis ikke du har oprettet et rykkergebyr skal dette gøres først.

Et rykkergebyr vises på rykkeren til klienten, men bliver ikke tilskrevet klientens saldo.
Derfor skal rykkergebyret, hvis det betales, takseres og udlignes med betalingen.

Da der er mange forskellige muligheder for betaling kan hvert scenarie være individuelt, men hvis du ved bogføring af betaling kan se på både kundetag og betaling, at dette er en betaling inklusiv gebyr, kan du gøre følgende:
1. Opret et kontantsalg, hvor du takserer rykkergebyret og bogfører.
2. Gå på fanen fakturering og markér de fakturalinjer, som skal betales.
3. Klik på knappen Handlinger i bunden af skærmen og vælg + Betaling
4. Udfyld nu følgende:
Betalt: (summen af de valgte fakturaer) tilføjes automatisk. Er det betalte beløb et andet kan det ændres og påvirker evt. restsum.
Dato tilføjet: Er automatisk dags dato, så HUSK at ændre, hvis betalingen er sket på en tidligere dato.
Info: Udfyldt med standardtekst, men kan ændres per gang hvis ønsket.
Betalingsmetode: Vælg den korrekte betalingsmetode
Klik på den blå Tilføj betaling.

HUSK, når en rykker betales skal kundens rykkertag også fjernes.
Skulle du glemme at fjerne tagget, kan du fjerne det ved næste gennemgang af tags inden rykkerudsendelse.

Opdateret 16. august 2024 08:23

Rykkerudstedelse (manuel)