Quick Links

Aftalekalender

Booking af ny aftale

Se og redigere aftale

Flytte en aftale

Annullere en aftale

Markere en aftale som 'udeblevet'

Introduktion

Konsultationsprocessen er kernearbejdsgangen, hvor det veterinære personale mødes med klienter og patienter. Provet Cloud følger det daglige workflow med statusser og farvefremhævning for at kommunikere fasen. Den komplette arbejdsgang fra tidsbestilling til fakturering er som følger:

Provet Cloud inkluderer vagt- og aftalekalendere til at organisere dine medarbejderes daglige arbejde. 
Personalets vagter planlægges og styres under Planlægninger og aftalekalenderen bruges til at planlægge klientaftaler. 

Aftalekalender

Klik på Aftaler > Aftaler for at gå til aftalekalenderen.

Ved at bruge filtre i venstre sidemenu (1) kan du se f.eks. kalenderen for en specifik dyrlæge eller kun medarbejdere med vagter for en valgt periode. Personalets vagter vises med forskellige farver (farverne er defineret under afdelingsindstillinger). De tilgængelige filtre afhænger ligeledes af afdelingsindstillingerne. Du kan også skjule filterpanelet ved at bruge kappen med pilen (2) for at lave mere plads til kalenderen.

Ved at bruge knapperne i venstre side over kalenderen (3) kan du bladre frem og tilbage i kalenderen .
Ved at bruge knapperne i højre side over kalenderen (4) kan du vælge at få vist kalenderen pr. dag, uge eller måned. 

Booking af ny aftale

1. Oprettelse af ny aftale.

Klik i kolonnen på den person eller lokation du ønsker at booke på for at oprette en aftale.
Du kan klikke på det specifikke tidspunkt eller et vilkårligt sted og rette tiden i dialogboksen.

2. Udfyld detaljer om aftalen.

I dialogboksen Ny aftale skal du nu udfylde alt relevant information. 

Følgende oplysninger er påkrævet for at oprette aftalen:
Årsag til henvendelse (indstillingsbestemt), Årsag vist til kunde, klient og dyrlæge/ressource (f.eks. ultralyd).
Hvis klienten er ukendt kan du skrive en kommentar i feltet Noter.

Bemærk: Teksten i felterne Årsag vist til kunde og Instruktioner vil blive tilføjet i aftalebekræftelsen til klienten (se punkt 3).

3. Vælg kommunikationsmuligheder - e-mail og sms .

I dialogboksen Ny aftale kan du vælge om der skal sendes e-mail/sms bekræftelser og påmindelser til klienten. Påmindelser udsendes afhængig af afdelingens aftaleindstillinger eller indstillinger for årsag til henvendelse.

Bemærk: Kommunikationsopsætningen er typisk defineret ud fra organisationens politik. 

4. Gem aftalen.

Klik på Gem når du har udfyldt alle oplysninger. Aftalen vil efterfølgende kunne ses i kalenderen under de personer eller ressourcer de er tilknyttet. 

Flere aftaleindstillinger er defineret under afdelingsindstillinger  f.eks. årsag til henvendelse, kalenderintervaller, afsendelsestidspunkt for påmindelser, information vist på kalenderoversigten og kommunikationsindstillinger. For mere information om planlægning af aftaler og relaterende indstillinger se planlægning af aftaler.

Se og redigere aftale

Højreklik på aftalen og vælg Rediger aftale for at se og/eller redigere oplysninger.

Flytte en aftale

For at flytte en aftale kan du trække aftalen til et andet sted i kalenderen.
Du kan også åbne aftalen og redigere dag og tidspunkt. 

Annullere en aftale

Hvis en klient annullerer en aftale eller du er nødt til at annullere en aftale kan du slette aftalen, så tiden åbnes til anden booking.

1. Højreklik på aftalen og vælg Slet aftale. Alternativt kan du åbne aftalen og vælge knappen Slet aftale. 
2. Hvis der bruges årsag til annullering skal der vælges en årsag fra drop-down listen.
   Hvis en klient udebliver se næste sektion. Du kan også tilføje yderligere tekst i feltet Tekst for aflysnings årsag.
3. Hvis du ønsker at sende en e-mailbekræftelse til klienten skal du sætte flueben i feltet Sendt e-mail med bekræftelse af aflysning til kunden. En standard annullerings e-mail sendes til klienten når du trykker gem. Dette er kun muligt, hvis der findes en e-mail i klientoplysninger.
4. Vælg Slet aftale.

Aftalen er nu slettet fra kalenderen, men vil stadig kunne ses på klientsiden med status Aflyst.

Markere en aftale som 'udeblevet'

Hvis din klinik bruger årsagen 'Udelevet' kan du markere en aftale som udeblevet når en klient ikke møder op til en aftalt tid.

1. Højreklik på aftalen og vælg Slet aftale. Alternativt kan du åbne aftalen og vælge knappen Slet aftale. 
2. Vælg årsagen 'Udeblevet' fra drop-down listen.
3. Du kan også tilføje yderligere tekst i feltet Tekst for aflysnings årsag.
4. Vælg Slet aftale.

En aftale markeret som udeblevet vil fortsat blive vist i kalenderen og markeret rød, og have 'Udeblevet' i konsultationsstatus.

Hvis en aftale ikke manuelt markeres som udeblevet vil den være orange og have konsultationsstatus 'Afsluttet'. 

Hvis nødvendigt kan du ændre en udeblevet aftale ved at højreklikke på aftalen og markere som ankommet.

Se også

Planlægning af aftaler

Vagter

Modtagelse og konsultation

Fakturering og betaling