Introduktion

Du kan indstille reminder, der skal sendes til klienter på bestemte tidspunkter til specifikke formål, såsom opfølgningsbesøg, vaccinationer eller årlige kontroller. Udover at tilføje reminder manuelt, kan du oprette automatiske reminder og sende bekræftelsesbeskeder og påmindelser om kommende aftaler, når du planlægger aftaler.

Tilføj ny reminder

1. Opret ny reminder.

Du kan begynde at tilføje en ny påmindelse fra forskellige steder i Provet Cloud:

• Gå til Klienter og patienter > Reminder, og vælg Ny reminder.
• Gå til en klientens side > fanen Reminder, og vælg Tilføj.

Vinduet Opet reminder åbnes.

2. Udfyld klient- og patientoplysninger.

Hvis du startede fra en specifik klients side, udfyldes klienten, patienten, e-mailadresse og telefonnummer automatisk. Ellers skal du udfylde oplysningerne. Klient og patient er påkrævet.

3. Vælg afsendelsesmetoden.

Vælg metoden til levering af påmindelsesmeddelelsen til klienten på rullelisten Standard afsendelsesmetode:

• E-mail, SMS (sms) eller begge dele. Med disse muligheder skal du sikre dig, at klientens e-mailadresse og/eller telefonnummer er tilgængelig i klientens oplysninger, og at afsendelse af e-mail og/eller SMS er aktiveret for klienten.
• Post: Hvis det ikke er muligt at sende e-mail eller SMS til klienten, kan du bruge denne mulighed som en intern reminder om at kontakte klienten på anden måde, for eksempel telefonisk.
• Ekstern: Vælg denne mulighed, hvis du bruger en integreret tredjepartstjeneste til at sende reminder.

4. Vælg en reminderskabelon, eller skriv remindermeddelelsen.

Hvis reminderskabeloner er tilgængelige, kan du vælge en skabelon på dropdownlisten Reminderskabelon. Du kan redigere standardemner og meddelelsestekster tilføjet via skabelonen, men bemærk, at hvis skabelonen opdateres, kan den opdaterede skabelonbesked tilsidesætte alle eksisterende reminder, der er oprettet ved hjælp af skabelonen.

Hvis du vil skrive din besked manuelt, skal du markere afkrydsningsfeltet Brug ikke skabelon og indtast tekst manuelt, tilføje et emne og skrive din besked i beskedtekstfeltet. Bemærk, at retningslinjer for klientkommunikation ofte er defineret i organisationens politik. Tjek evt. med din din leder.

5. Indstil tidsplanen for afsendelse af reminder.

I feltet Forfalds-/udløbsdato skal du tilføje en udløbsdato for reminderen. Du kan skrive direkte i feltet eller vælge datoen ved hjælp af kalenderknappen i slutningen af feltet.

I feltet Send før skal du definere, hvor mange dage før udløbsdatoen, du ønsker, at klienten skal modtage sin reminder. Bemærk, at du ikke kan indtaste et antal dage før, der ikke tillader, at reminderen sendes. Hvis du for eksempel angiver i morgen som udløbsdato, kan reminderen ikke sendes 5 dage før.

Hvis du ønsker, at reminderen skal sendes gentagne gange, skal du vælge dette i dropdownlisten Gentag reminder (f.eks. ugentligt). I feltet Gentaget tidspunkt skal du tilføje det antal gange, du vil sende gensende reminderen.

6. Vælg Gem.

Du kan se de påmindelser, der er gemt for en bestemt klient, på klientsiden fanen > Reminder. Alle remindere fra alle klienter vises på fanen Klienter og patienter > Reminder.

Reminder føjes til afsendelseskøen og sendes automatisk på det/de definerede tidspunkt(er).

Du kan redigere (Blyant ikon) eller slette (Skraldespand ikon) en reminder ved hjælp af knapperne i slutningen af reminderrækken. Hvis du vil tilføje en allerede sendt reminde tilbage til afsendelseskøen, skal du vælge plus-knappen (+ ikonet). For at sende en reminder manuelt med det samme, skal du vælge send-knappen (papirfly ikonet).

Se også

Planlæg aftaler

Oprettelse og administrering af automatiske reminder

Anbefalet arbejdsgang med reminder