Quick Links

Introduktion

1. Opret en dagsrapport

2. Gennemgå dagsrapporten.

3. Markere rapporten som klar til regnskab

Betalinger der ikke er med på dagsrapporterne

Relaterede indstillinger

Introduktion

Dagsafslutningsrapporten er et internt redskab som bruges til at gennemgå finansielle salgstransaktioner og betalinger, der er fundet sted i løbet af arbejdsdagen, for at verificere, at mængden af modtagne betalinger stemmer overens med det, der rapporteres af Provet Cloud.

1. Opret en dagsrapport

1. På siden Aktiviteter skal du vælge Dagsafslutning i øverste højre hjørne.
   Rapportsiden Kasseafstemning åbnes.
2. Klik på den knappen Opret ny rapport. Et nyt vindue åbnes.
3. Vælg Sæt tidstempel og Afslut tidstempel for at definere tidsintervallet for rapporten og tilføje evt. en valgfri Beskrivelse.
4. Tilføj startkontantbeløbet, slut kontantbeløbet og eventuelle kontante udlæg, der er fundet sted i perioden.
   Et udlæg er alle kontanter, der fjernes fra kassen inden for det valgte tidsperiode, f.eks. hvis en stor kontantbetaling blev fjernet for indsættelse i bank/pengeskab eller ved køb, hvor der er brugt penge fra kassen.
5. Hvis der er fakturakladder i den angivne tidsperiode vil de være synlige under sektionen takseringskladde. For at åbne en fakturakladde klik på pilen for enden af rækken. 
6. Tilføj evt. modtaget beløb for forskellige betalingsmetoder f.eks. korttransaktioner (NETS) eller Mobilepay. Dette bruges for at tjekke om der er evt. differencer mellem hvad der er modtaget og bogført i Provet Cloud.
7. Vælg Gem. Rapporten genereres på fanen Kasseafstemning.

2. Gennemgå dagsrapporten

Dagsrapporten er efter oprettelse synlig på fanen Kasseafstemning. 
Det anbefales at bruge 'Kasseafstemning' til åbne rapporter, hvor der kan være behov for at undersøge evt. differencer og 'Klar til regnskab' når en rapport er afsluttet og ikke har brug for yderligere behandling.
'Regnskabsrapporter' kan samle flere lukkede rapporter og samle dem til én.
Hvis først en regnskabsrapport er dannet og inkluderer et antal af dagsrapporter, kan de enkelte dagsrapporter ikke længere åbnes eller ændres.
Det anbefales derfor ikke at bruge dette.

OBS: Dagsafslutning er et internt redskab og derfor skal udlæg eller differencer bogføres manuelt i klinikkens regnskabssystem.

For at se en rapport skal du klikke på øjet. For at redigere rapportindstillingerne skal du klikke på blyanten. For at slette rapporten skal du vælge skraldespanden.

Dagsrapport overblik

Vælg øjeknappen for at åbne rapportsiden. Rapportsiden viser følgende oplysninger fra det valgte tidsinterval for rapporten:

• Fanerne Kontantbetalinger, Kortbetalinger og Alle andre betalinger viser betalingerne efter betalingstype 
• Fanen Salg viser alle færdiggjorte fakturaer og den samlede salgssaldo
• Fanen Tilgodehavender viser eventuelle ubetalte fakturaer bogført i tidsperioden
• Fanen Anvendte indbetalinger viser en liste over de betalinger af typen "indbetaling", der blev brugt til at betale fakturaer.

Afhængig af rapportindstillinger kan du f.eks. rette betalingsmetoden på den enkelte faktura i rapporten ved at bruge knappen Rettelse (1). Rettelserne er KUN for informationens skyld og har ikke nogen effekt på bogførte fakturaer eller i rapporter. 
Derfor bør du ALTID rette betalingen på fakturaen, så det også er det korrekte data, der sendes videre til klinikkens regnskabssystem.

Nederst på rapportsiden kan du finde en komplet betalingsoversigt over de forskellige betalingsmetoder.

Du kan udskrive en oversigt over rapporten med de valgte oplysninger ved hjælp af mulighederne i knappen Udskriv^ (2) For at udskrive oversigten med alle betalinger, skal du vælge knappen Udskriv (uden at klikke på pilen).

3. Markere rapporten som klar til regnskab

Når dagsrapporten er klar, skal du vælge knappen Marker som klar til regnskab i rapportdialogen og bekræfte. Rapportstatus opdateres, og rapporten overføres til fanen Klar til regnskab.

For at filtrere rapportlisten kan du definere et datointerval. Du kan åbne og se rapporterne ved hjælp af øje-knappen, men du kan ikke redigere eller slette dem. Du kan dog vælge knappen Sæt status tilbage til åben på dagsrapporten for at ændre statussen tilbage til 'Åben' og derefter redigere den igen på fanen Kasseafstemning.

Udskrivningsmulighederne er de samme som for åbne rapporter. Derudover kan du vælge Udskriv en balanceside.
Balancen viser Debet og Kredit.
Debet viser tilgodehavender fra bogførte fakturaer samt bogførte betalinger fra datointervallet.
Kredit viser, hvor meget der i det angivne datointerval er bogført på forskellige kontonumre.
På udskriften vises indbetalinger under Debet, hvis indbetalingssummen er positiv (mere brugt end tilføjede indbetalinger) og under Kredit, hvis den er negativ (mere tilføjet end brugte indbetalinger).

Betalinger der ikke er med på dagsrapporterne

På kasseafstemningens forside findes i højre side fanen Betalinger der ikke er med på dagsrapporterne. Her vises alle fakturabetalinger og indbetalinger, der endnu ikke er inkluderet en dagsrapport. 

Det anbefales, at alle betalinger er med på dagsrapporter, og at du rutinemæssigt gennemgår fanen Betalinger der ikke er med på dagsrapporter for at bekræfte dette.
For at inkludere disse betalinger i en dagsrapport skal den relevante rapport sættes tilbage til åben og derefter kan den atter markeres som klar til regnskab.

Relaterede indstillinger

Indstillinger > Afdeling > Rapporter

• Gør at brugeren kan indtaste beløb for hver betalingsmetode: Når denne er valgt kan brugere manuelt skrive beløb for de forskellige betalingsmetoder på dagsrapporten for at kontrollere om betalingerne stemmer overens med hvad der er bogført i Provet Cloud.
• Aktivér betalingskorrektioner på slutningen af dagsrapporter: Når denne er valgt kan brugere redigere i dagsrapporter. Disse redigeringer er kun for informationens skyld og har ikke effekt på de bogførte fakturaer eller rapporter.
• Tillad ikke dagsrapport, hvis der findes en åben faktura for den valgte tidsramme: Når denne er valgt kan dagsrapporter ikke markeres som klar til regnskab, hvis der er fakturakladder i det angivne tidsinterval for rapporten.
• Brug den sidste dagsrapports sluttid som standard starttidspunkt: Når denne er valgt vil slutdato og tidspunkt på den seneste dagsrapport automatisk være startdato og tidspunkt for den næste dagsrapport. 
  Datoen kan ændres hvis ønsket.

For at kunne se kontonumre på dags- og regnskabsrapporter skal du skrive deres kontonumre i de følgende felter:

• Dagsrapport: Kontant kontonummer
• Dagsrapport: Kreditkort kontonummer
• Dagsrapport: Bank kontonummer
• Dagsrapport: MobilePay kontonummer
• Dagsrapport: Check kontonummer
• Dagsrapport: Kupon kontonummer
• Dagsrapport: Gavekort kontonummer
• Dagsrapport: Financieringsselskab kontonummer

Indstillinger > Brugere > Tillad grupper

Denne indstilling styrer brugerenes tilgængelighed af rapportfunktionaliteten Dagsafslutning.

• Kan få adgang til / redigere Dagsafslutning og regnskabsrapporter

Opdateret 29. oktober 2024 08:16