Opsætning af Wordformular

Introduktion

Dyreklinikker og hospitaler har ofte standard papircertifikater og formularer i brug, såsom samtykkeerklæringer, behandlingsskemaer, medicinbrug, sundheds- eller vaccinationsattester eller mere komplekse hjemsendelsesstruktioner.

Provet Cloud gør det muligt at oprette og administrere sådanne formularer digitalt, og fordelen er, at systemet kan autofylde mange standardfelter (som patientens navn) på formularen, og dermed gøre arbejdsgangen hurtigere og mere pålidelig. Provet Cloud tilbyder tre muligheder for at bygge disse formularer: Word-formularer,  PDF formular og indbyggede formularer. I denne artikel lærer vi, hvordan man bygger Word-formularer. Disse skemaer kan relateres til klienter, patienter, konsultationer, udskrivelsesnotater og henvisningsfeedback.

Med Provet Cloud Word-formularer kan vi bygge eller justere en passende Microsoft Word fil, oploade den til Provet Cloud og derefter bruge den direkte fra Provet Cloud, udskrive den som en forududfyldt formular eller endda bruge den med e-signaturfunktionen .

Krav og begrænsninger

Bemærk, at der er visse krav og begrænsninger for funktionen:

  1. Du skal bruge en version af Microsoft Word, der understøtter det nyere DOCX-filformat.
  2. I øjeblikket kan du ikke bruge versioner af Microsoft Word, der er beregnet til Apple-computere (der bruger macOS) - DOCX-filen gemt af disse versioner er ikke egnet.

Videovejledning på engelsk:

Oprettelse af en passende ordformular

Den første opgave er at oprette et passende Word-dokument eller redigere et eksisterende, du måtte have. Det er vigtigt at bruge det, der er kendt som flettefelter i Word. Disse felter fungerer som kodefelter for data, som Provet Cloud senere indsætter i dokumentet, eller hvad der kan bruges som frit redigerbare felter. Vi vil indsætte flettefelterne i dokumentet, hvor de erstatter visse elementer, og senere, når vi oploader dokumentet til Provet Cloud, vil vi "oversætte disse felter, så Provet Cloud genkender dem. Hvis vi lader flettefeltet være tomt, kan det fungere som et fritekstfelt.

1. Opret og rediger din formular

Den første opgave er at oprette et passende Word-dokument eller redigere et eksisterende, du måtte have. Det er vigtigt at bruge det, der er kendt som flettefelter i Word. Disse felter fungerer som kodefelter for data, som Provet Cloud senere indsætter i dokumentet, eller hvad der kan bruges som frit redigerbare felter. Vi vil indsætte flettefelterne i dokumentet, hvor de erstatter visse elementer, og senere, når vi oploader dokumentet til Provet Cloud, vil vi "oversætte disse felter, så Provet Cloud genkender dem. Hvis vi lader flettefeltet være tomt, kan det fungere som et fritekstfelt.

2. Opret passende flettefelter

Lad os sige, at vi ønsker, at Provet Cloud skal udfylde kundens navn for os, når vi bruger formularen. Det betyder, at vi ønsker at indsætte et flettefelt til det/de steder i dokumentet, hvor klientnavnet vil fremgå.

For at gøre dette skal du placere din markør til det sted i dokumentet, hvor flettefeltet skal vises, og vælge hovedmenuen 'Indsæt' og derfra vælge fra blokken "Tekst" "Genvejselementer/Felt".

mceclip0.png

 

Der vises en dialog for at oprette feltet.

  1. Vælg først "Kategorier" dernæst "MergeField' fra listen til venstre.
  2. Navngiv feltet i "Feltnavn". Brug noget genkendeligt, så du senere, når du anvender feltet i Provet Cloud, kan genkende det. I vores tilfælde bruger vi "client_name".
  3. Vælg til sidst "OK" for at gemme og oprette feltet iWorddokumentet.

BEMÆRK: Brug ikke specialtegn i dine flettefeltnavne, såsom / | [ ] ( ) , og heller ikke ; ä å ö é æ. Mellemrum, tal, understregninger og bindestreger kan bruges. Men hvis du bruger mere end ét ord til at beskrive dit flettefelt, skal du sørge for at bruge understregningen, ellers vil kun det første ord blive fanget i oploaden (eks. "mit navn", her vil kun "mit" blive genkendt men "mit navn" vil bliver genkendt i hele sin længde)

  1. mceclip1.png

 

Når feltet blev indsat korrekt, vil du se dets navn med dobbelte pilespidser på begge sider som understreget i dette billede nedenfor.

mceclip2.png

3. Tilføj prikken over i'et og gem

Forsæt tilføjelse af flettefelter, som du finder passende, og når dokumentet er klar, gemmes det som en DOCX-fil. Husk, at du også kan bruge flettefelter til at notere områder, som du ønsker skal fungere som fritekstfelter, hvilket betyder, at du kan indtaste tekst i disse felter senere, når du bruger formularen.

Bemærk, at hvis du vil bruge mere avancerede ting som afkrydsningsfelter, skal du bruge vores PDF formular

TIP: Bemærk, at hvis du vil have den samme flettefelt til at fungere to gange eller mere i dokumentet, kan du bare kopiere flettefeltet. På billedet ovenfor vil 'client_name'-fletningsfelter blive erstattet med klientens faktiske navn efter tilpasning i Provet Cloud.

 

Opload af formularen og kortlægning af felterne

1. Vælg den formulartype, du vil oprette

For at oploade filen skal du gå til Indstillinger > Vare og lister > Skabeloner > Certifikater og formularer. Vælg derefter den blå "Dokument formular"-menu og vælg en passende formulartype. Valget afhænger af, hvordan du ønsker, at formularen skal bruges. I vores eksempel byggede vi en formular til behandling, så vi vil sandsynligvis gerne have, at den kan bruges på en konsultation.

  • Patientformularer vil være tilgængelige fra patientsiden og kan tilføjes til enhver tid.
  • Kundeformularer vil være tilgængelige fra klientsiden og kan tilføjes til enhver tid.
  • Konsultationsformularer vil være tilgængelige fra sektionen med generel info på konsultationssiden og kan kun tilføjes under en konsultation (inden fakturaen er færdigbehandlet).
  • Hjemsendelsesformularer vil være tilgængelige fra afsnittet om hjemsendelsesnotat på konsultationssiderne og kan kun tilføjes under en konsultation (inden fakturaen er færdigbehandlet).
  • Patienthenvisningsfeedbackformularer vil være tilgængelige fra henvisningsfeedbackfunktionen og kan tilføjes, når der gives henvisningsfeedback.

mceclip4.png

2. Opload filen og navngiv den

Når du har valgt formulartypen, åbnes en ny side til administration af formularen.

  • Giv det en titel. Brugerne vil finde formularen ud fra dettet navn.
  • Vælg afdelingen, hvis du ønsker den skal være tilgængelig i en bestemt afdeling. Lad feltet være tomt, hvis du ønsker, at det skal være tilgængeligt overalt. Hvis du har én afdeling, er valget ligegyldigt.
  • Træk Word-filen til den boksen markeret blå punktstreg.
    Tip: Klik direkte i oploadfeltet for at åbne stifinderen og vælg dokumentet herfra.

mceclip5.png

3. Kortlæg felterne og gem

Efter at filen er blevet uploadet, kan du fortsætte med kortlægningsprocessen. Provet Cloud vil udfylde siden med flettefelter, den fandt fra dokumentet.

På felterne under teksten "Samenlagte felter" til venstre, starter du med at skrive dobbelte parenteser [[ - dette fortæller Provet Cloud, at du at kortlægge et felt. Efter parentes skal du skrive for at søge efter flettekode (eks. "cli" for klient). Vælg derefter den aktuelle flettekoden på listen. På billedet nedenfor kan du se, hvordan vi har kortlagt klientnavnet (Den vi tidligere oprettede i Word med navnet "client_name").

Bemærk, at du skal vælge flettekoden fra listen, manuelt at skrive flettekoden vil ikke virke. Du kan også se tilgængelige flettekoder fra denne liste.

Som nævnt ovenfor kan du også oprette fritekstfelter til brug, hvis du undlader at kortlægge et felt. I så fald kan "Type" felterne til højre også være nyttigt - her kan du indstille felttypen til at kunne ændre størrelsen for at passe til den indtastede fritekst.

Fortsæt med at kortlægge felterne efter behov, og til sidst skal du vælge den grønne "Gem" knap nederst for at afslutte processen og gemme formularen.

mceclip6.png

Processen er fuldført

Du skulle nu have en ny Word-formular klar til brug. Se Brug Word formular for yderliger vedledning.

Dine formularer er angivet under Indstillinger > Vare og lister > Skabeloner > Certifikater og formularer, det samme sted, hvor vi startede formularoprettelsesprocessen.

 

Fejlfinding

Jeg har uploadet filen, men jeg kan ikke se nogen af flettefelterne

Sørg for, at du er opmærksom på Krav og begrænsninger beskrevet ovenfor, og følg dem.

Kontakt Provet Cloud-support, hvis intet hjælper, og sørg for at vedhæfte den sidste version af den fil, du brugte.

Jeg har uploadet filen, men nogle flettefelter vises ikke

Prøv at oprette feltet i Word fra bunden, og prøv igen. Bemærk, at den eneste rigtige måde at redigere et eksisterende flettefelt i Word er ved at højreklikke på det og vælge 'Rediger' i menuen.

Kontakt Provet Cloud-support, hvis intet hjælper, og sørg for at vedhæfte den sidste version af den fil, du brugte.

mceclip7.png

Se også

Brug af Word formular

Brug af E-signatur med Word formular

Opsætning af PDF formular

Opdateret

Var denne artikel en hjælp?

0 ud af 1 fandt dette nyttigt

Har du flere spørgsmål? Indsend en anmodning

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.