Håndtering af beskeder i din delte indbakke

Provet Clouds delte indbakke kan bruges til at modtage eksterne journaler og kommunikation til din Provet Cloud-konto via e-mail. Optegnelserne kan tildeles en bestemt klient og patient. Bemærk, at den delte indbakke kun kan bruges til at modtage e-mails - der kan ikke sendes e-mails fra adressen.

Din kliniks delte indbakke findes på Dashboard nederst på siden. Du kan finde adressen til den delte indbakke ved siden af titlen Shared inbox (xxxx@provet.email, hvor 'xxxx' er din organisations Provet Cloud ID). Alle, der har adressen, kan sende e-mails til den, f.eks. klinikmedarbejdere og dyreejere.

Smarte emnelinjer i e-mails

Oplysninger fra en e-mail kan automatisk knyttes til den korrekte patient og klient. For at gøre dette skal du inkludere et stort C og Provet Cloud-klient-ID'et eller et stort P og Provet Cloud-patient-ID'et i emnelinjen i e-mailen (se 'P50' på billedet ovenfor). Brug af patientidentifikatoren skaber også et klientlink, fordi patienter altid har ejere (klienter) forbundet med dem i Provet Cloud. Ud over klient- eller patient-id'et kan e-mailens emnelinje også indeholde yderligere tekst.

Gemme e-mails og vedhæftede filer i klient- og patientjournaler

Ved hjælp af filteret Unsaved i den delte indbakke kan du finde beskeder, som endnu ikke er gemt i klient- og patientjournaler. Sådan gemmer du indholdet af en besked i en klients og patients journal:

Vælg link-knappen (1) på meddelelsesrækken. Dialogen Tilføj note åbnes.
Hvis klient- eller patient-id'et var inkluderet i e-mailens emnelinje, udfyldes patienten og/eller klienten automatisk. Ellers skal du vælge den korrekte klient og patient.
Gennemgå oplysningerne, rediger om nødvendigt, og gem.

For at slette en e-mail fra den delte indbakke skal du vælge skraldespandsknappen (2).

For at opdatere den delte indbakke skal du vælge knappen med de cirkulerende pile (3).

Den maksimale størrelse på en fil, der kan gemmes i klient- og patientjournalen, er 75 MB. Den maksimale samlede størrelse af flere filer, der er gemt i en note, er 256 MB.

Ud over almindelige filformater som PDF, DOC, DOCX, JPG, XLS og XLSX accepteres også mange andre filformater. For en mere omfattende liste over accepterede og ikke-accepterede filformater, se File Uploads in Provet Cloud.

Du kan se de noter og filer, der er gemt i klient- og patientjournaler, forskellige steder i Provet Cloud:

Klient- og patientsiden > Kommunikation fane. For at redigere en note skal du vælge knappen pen på note-rækken. For at arkivere en note skal du vælge skraldespandsknappen på note-rækken og bekræfte. Arkiverede noter kan findes ved hjælp af filteret Archived.
Klient- og patientsiden > Historik fane
Fælles indbakke, Nyligt gemt filter. For at redigere en note skal du vælge den grønne øjenknap på rækken for at åbne noten og derefter vælge Rediger.
Konsultationssiden, under Generel info. Hvis du vil redigere en note, skal du vælge linket til noten for at åbne den og derefter vælge Edit.

Kliniklokationsspecifik e-mailadresse til fælles indbakke

Du kan også definere kliniklokationsspecifikke e-mailadresser til den delte indbakke i indstillingerne for kliniklokationen.

I Settings > General > Clinic location > Shared inbox address skal du tilføje en klinikplaceringsidentifikator til adressen. Klinikkens lokationsidentifikator tilføjes til organisationens delte indbakkeadresse, og adressen vil følge formatet xxxx-yyyy@provet.email, hvor 'xxxx' er din organisations Provet Cloud ID og 'yyyy' er den klinikkens lokationsidentifikator, du har tilføjet (f.eks. 4531-dept1@provet.email).

E-mails, der er sendt til en e-mailadresse, der er specifik for et kliniksted, vises kun i det pågældende kliniksteds fælles indbakke. Hvis der ikke bruges kliniklokationsspecifikke adresser, vises de e-mails, der er sendt til organisationsadressen, for alle kliniklokationer.