Opsætning af forhåndsregistrering
Brug af forhåndsregistrering og selvindtjekning for klinikmedarbejdere
Forudgående registrering og selvindtjekning Brugsanvisninger til kunden
Med online forhåndsregistrering kan dine klienter forhåndsregistrere sig før deres aftale ved hjælp af en onlineformular. Når klienterne kan forhåndsregistrere sig, sparer de tid i receptionen og i begyndelsen af konsultationsbesøget. Det giver også klienterne en sikker og privat måde at kommunikere deres personlige oplysninger på, som de måske ellers ville være nødt til at gøre i et åbent receptionsområde.
Når en klient foretager en onlinebooking, eller en aftale bookes i Provet Clouds aftalekalender, indeholder aftalebekræftelsen og påmindelsesbeskederne et link til forhåndsregistreringssiden, hvor de kan tjekke deres oplysninger og give andre indledende oplysninger.
Derudover kan du give klienter mulighed for at tjekke ind til deres aftale online. Denne mulighed er tilgængelig, hvis forhåndsregistrering er i brug.
Forhåndsregistrering og selvindtjekning er add-on-funktioner. Kontakt Provet Clouds salgs- eller kundesupport for mere information.
-
Gå til Settings > General > Clinic location > Client interactions og vælg Enable client pre-registration / Self check-in.
-
Hvis du bruger årsagstyper, skal du vælge de årsagstyper, som du vil tillade forhåndsregistrering for, i feltet Enabled for reason types. Når en årsagstype, der er inkluderet her, vælges for en aftale, tilføjes et link til forhåndstilmelding til bekræftelses- og påmindelsesmeddelelserne. Hvis du lader dette felt stå tomt, er forhåndsregistrering tilgængelig for alle årsagstyper.
-
I feltet Pre-registration message header kan du tilføje en overskrift til afsnittet om forhåndstilmelding i aftalebekræftelser og påmindelser. Hvis du lader dette felt stå tomt, bruges følgende standardoverskrift: "Fortsæt til forhåndsregistrering".
-
I feltet Pre-registration message content kan du tilføje en brødtekst til afsnittet om præregistrering i e-mail-beskeder med bekræftelse af aftaler og påmindelser. Bemærk, at brødteksten ikke vises i SMS-beskeder, men kun i e-mails. Hvis du lader dette felt stå tomt, bruges følgende standardtekst: "Forudregistreringsfunktionen giver mulighed for en personlig og datasikker måde at dele/opdatere dine personlige oplysninger på og giver mulighed for en mere behagelig og hurtig ankomst til klinikken for dig og dit kæledyr.
-
I feltet Pre-registration form description kan du tilføje en brugerdefineret besked til forhåndstilmeldingsformularen.
Eksempel på et link til forhåndstilmelding i en e-mail med bekræftelse af en aftale:
Aktivér to-faktor-godkendelse for præregistrering: Når denne indstilling er valgt, modtager kunderne en bekræftelseskode via SMS, som de skal indtaste for at få adgang til forhåndstilmeldingsformularen. To-faktor-godkendelse tilføjer et ekstra lag af sikkerhed: Hvis bekræftelsesmailen ved et uheld sendes til en forkert adresse, vil modtageren ikke kunne få adgang til præregistreringsformularen, hvis de ikke kan angive den bekræftelseskode, der sendes via SMS.
TIP: Hvis kunden af en eller anden grund ikke har modtaget bekræftelsesmailen eller sms'en, kan du sende den igen ved at redigere aftalen og gemme den igen.
Bemærk
Du kan aktivere selvindtjekning, hvis præregistrering er aktiveret.
-
Gå til Settings > General > Clinic location > Client interactions og vælg Enable self check-in.
-
Tid i minutter før markering som ankommet: Med denne indstilling kan du definere, hvor lang tid før deres aftale klienter kan tjekke ind. Hvis du f.eks. sætter denne indstilling til 30, kan klienterne ikke tjekke ind før 30 minutter før deres aftale. Når det endnu ikke er muligt at tjekke ind, vises der en besked i aftaleportalen, for eksempel: "Du kan tjekke ind 30 minutter før din aftale".
-
Besked om vellykket selvindtjekning: Du kan tilføje en valgfri besked for at vise dine kunder, når de har checket ind.
-
I afsnittet Waiting locations kan du tilføje ventesteder, som klienter kan vælge mellem, når de tjekker ind. Det er nyttigt, hvis du har flere forskellige venteområder for klienter og patienter. For at tilføje et nyt venteområde skal du vælge knappen Add. Du kan redigere eller fjerne ventesteder ved hjælp af pennen og skraldespandsknapperne.
-
Du kan bede klienter om at oplyse patientens sygehistorie før deres aftale ved at stille indledende spørgsmål i præregistreringen. Da spørgsmålene er defineret separat for forskellige årsager til aftalen, kan du tilføje specifikke spørgsmål relateret til aftalens art.
-
Gå til Indstillinger > Elementer & Lister > Årsager og åbn en årsag, som du vil tilføje spørgsmål til.
-
Rul ned til bunden af årsagsdialogen, og vælg knappen + Preliminary question .
-
Skriv et spørgsmål i feltet Question , og vælg derefter knappen + Preliminary question igen for at tilføje flere spørgsmål.
-
Et link til forhåndsregistrering og selvindtjekning er inkluderet i e-mailen og/eller sms'en med bekræftelse af klientens aftale. Vær opmærksom på følgende:
-
Klienten og patienten skal eksistere i Provet Cloud, før klienten kan bruge præregistrering. Klienten kan ikke tilføje nye patienter ved hjælp af præregistreringsformularen.
-
Sørg for, at en -bekræftelse/påmindelse er valgt til at blive sendt til, når du opretter en aftale.
-
Sørg for, at der er valgt en dyrlæge til konsultationen.
-
Hvis du vil have kunderne til at besvare indledende spørgsmål før deres aftale, skal du sørge for, at den valgte årsag har indledende spørgsmål indstillet til den.
Bemærk
I øjeblikket kan præregistrering og selvindtjekning kun bruges til aftaler med én patient. Hvis der tilføjes flere patienter til aftalen, vil klienten ikke kunne indtaste eller bekræfte deres oplysninger i forhåndsregistreringen.
Når kunden har udfyldt eller opdateret sine oplysninger ved hjælp af forhåndsregistreringsformularen (og den valgfrie selvindtjekning), kan du gennemgå oplysningerne i Provet Cloud. Du kan gøre dette i:
-
Aftaledialog (aftalekalender)
-
Adgangsdialog (når du markerer en aftale som ankommet)
-
Patientside
-
Klientside
Følgende besked vises på disse sider:
-
Vælg linket Please confirm the data here i noten. En dialog med oplysninger om præregistrering åbnes. De oplysninger, der i øjeblikket er gemt i Provet Cloud, vises til venstre under Klientdata i Provet og Patientdata i Provet. De oplysninger, som klienten har givet i præregistreringen, vises til højre under Nye data fra klienten. Som standard vises kun de felter, som klienten har givet opdaterede oplysninger til. Hvis du vil se alle felter med klient- og patientoplysninger, også dem, som klienten ikke har ændret, skal du vælge Vis alle felter.
-
Vælg pileknapperne mellem felterne for at acceptere klientens opdateringer. Hvis du vil acceptere alle ændringer på én gang, skal du vælge pileknappen All øverst. Klientens opdateringer kopieres til Provet Cloud-felterne til venstre. Du kan også redigere Provet Cloud-felterne manuelt, hvis du vil foretage nogle ændringer i de oplysninger, klienten har givet (f.eks. rette en skrivefejl).
-
Vælg knappen Update for at gemme ændringerne.
Hvis du vil slette klientens opdateringer helt, skal du vælge knappen Discard. Bemærk, at når du har bekræftet, kan du ikke længere hente forhåndsregistreringsoplysningerne.
TIP: Du kan lave dine egne instruktioner til klienter baseret på disse instruktioner og inkludere dine instruktioner i forhåndsregistreringsmeddelelsen eller på din kliniks webside.
-
Vælg linket til forhåndstilmeldingssiden i din aftalebekræftelse eller påmindelse (e-mail og/eller sms).
-
Præregistreringssiden er forudfyldt med oplysninger fra din profil i Provet Cloud. Gennemgå oplysningerne, og udfyld de tomme felter, eller opdater de eksisterende oplysninger, hvis det er nødvendigt.
-
Besvar alle indledende spørgsmål, der måtte være baseret på årsagen til dit besøg.
-
Hvis der er mulighed for selvindtjekning, kan du markere, at du er ankommet, og vælge et sted at vente.
-
Når du er klar, skal du vælge Send.
Opdateret
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.