Indstillinger for låsning af regnskabsperioder er tilgængelige på både organisations- og klinikniveau. Disse indstillinger er designet til at forhindre, at økonomiske hændelser bliver tilbagedateret til tidligere tidsperioder, hvor økonomien allerede er afstemt, f.eks. til en tidligere måned eller et tidligere år. Når regnskabsperioden er lukket, kan ingen økonomiske hændelser, såsom fakturaer eller betalinger, dateres før lukningsdatoen. Det anbefales, at lukning af regnskabsperioder aktiveres som en standard for de bedste økonomiske arbejdsgange.
Låsning af regnskabsperioder aktiveres og indstilles primært på kliniklokationsniveau ved hjælp af en kombination af 3 indstillinger. Det betyder, at hver klinik eller kliniksted selv kan styre og tilpasse deres adfærd i forbindelse med lukning af regnskabsperioder. Indstillinger for låsning af regnskabsperioder er især nyttige til automatisk låsning af månedlige regnskaber, efter at afstemningen har fundet sted.
Alle indstillinger for låsning af finansielle perioder på klinikniveau kan findes ved at følge: Indstillinger > kliniksted > kliniksted Indstillinger > Se specifikke indstillingsbeskrivelser nedenfor
Denne første indstilling for regnskabsafslutning kan bruges manuelt, eller den opdateres automatisk, når indstillingerne 2 og 3 er i brug. Denne indstilling er et datoindtastningsfelt, f.eks. 03/04/2022. Den indtastede dato er den dato, som finansielle begivenheder ikke kan tilbagedateres til, når den er i brug.
Når denne indstilling er aktiveret, vises indstilling 3 til brug, og den opdaterer også automatisk datoangivelsen for indstilling 1. Automatisk låsning af regnskabsperioder anbefales som en best practice-standard for finansielle workflows. Den automatiske datoindtastning for indstilling 1 vil altid være den sidste dato i den foregående måned.
Den sidste indstilling for låsning af regnskabsperioden er den udløsende dato, hvor automatisk lukning af regnskabsperioden (indstilling 2) opdaterer lukkedatoen (indstilling 1). Den valgte datoværdi skal fysisk passere i tid for at blive udløst. Det betyder, at hvis dagens dato, når denne indstilling defineres, er den 20. februar, vil valg af '15' som datoværdi udløse automatisk periodeafslutning den 15. marts med en finansiel afslutningsdato den 28. februar for indstilling 1. Hvis der i stedet for '15' vælges en værdi på '25', vil den automatiske periodeafslutning blive udløst den 25. februar, da datoen stadig er tilgængelig i denne måned, og den finansielle afslutningsdato vil blive opdateret til den 31. januar for indstilling 1.
Det anbefales at vælge en udløsningsdato så tidligt som muligt i den nye måned, som også tager højde for en passende mængde tid til at afstemme den foregående måneds regnskaber. Det betyder, at hvis regnskabspersonalet normalt har brug for 10 dage til at afslutte den foregående måneds afstemning, bør du ikke vælge en dato tidligere end 10, men det kan ikke anbefales at vælge en dato som 25, som skaber en unødvendig forsinkelse i den finansielle periode, der låses for at udløse fra det tidspunkt, hvor økonomien blev afstemt. Utilsigtede finansielle hændelser kan blive tilbagedateret i den periode mellem afstemning og finansiel låsning, hvilket vil medføre, at afstemningen ikke længere er i balance.
Hvis den valgte datoværdi ikke er tilgængelig i den aktuelle måned (29, 30, 31), bruges den sidste tilgængelige dag i måneden som udløsende dag i denne måned.
Lukning af regnskabsperioder kan også styres fra organisationsniveau ved at opdatere 3 indstillinger manuelt, når det er nødvendigt.
Disse indstillinger kan findes ved at følge: Indstillinger > organisation > Se specifikke indstillingsbeskrivelser nedenfor
Denne første indstilling er et valg af aktivering/deaktivering, som giver synlighed til indstillingerne 2 og 3, og basen giver adgang til at kontrollere låsning af finansielle perioder fra et organisationsniveau.
Indstilling 2 er et datoindtastningsfelt. Denne indstilling svarer til indstilling 1 på klinikniveau og styrer den dato, som ikke kan dateres før. Den bruges i kombination med indstilling 3.
Denne indstilling er et afkrydsningsfelt. Når det er markeret, og indstillingerne derefter gemmes, tilsidesætter datoindtastningen fra organisationsindstilling 2 ovenfor datoindtastningen på kliniklokationsniveau i kliniklokationsindstilling 1, der er omtalt ovenfor. Dette er en manuel indikation for at opdatere regnskabsperiodens slutdato for alle lokationer. Det vil ikke fortsætte med at udløse automatiske datoopdateringer.
Opdateret
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.