Påmindelsesindstillinger og skabeloner

Bemærk, at disse indstillinger og skabeloner bruges til patientpåmindelser. For indstillinger for påmindelser om aftaler, se Aftalebekræftelser og påmindelser: Oversigt og indstillinger.

Påmindelsesindstillinger

For at administrere disse indstillinger skal du gå til Indstillinger > Generelt > Klinikplacering > Påmindelse.

Generelle påmindelsesindstillinger

Følgende indstillinger gælder for både manuelle og automatiske patientpåmindelser. Se også specifikke indstillinger for automatiske påmindelser.

Standardafsendelsesmetode for påmindelser: Denne indstilling definerer standardafsendelsesmetoden for patientpåmindelser. Afsendelsesmetoden kan ændres, når opretter en påmindelse manuelt eller opretter automatiske påmindelser.
Send påmindelser dagligt på: Denne indstilling definerer det tidspunkt på dagen, hvor patientpåmindelser sendes til klienter.

Indstillinger for automatisk påmindelse

Automatisk afsendelse af påmindelser aktiveret: Når denne indstilling er valgt, kan der sendes regelbaserede automatiske påmindelser til klienter.

Kombinerede påmindelser

Du kan kombinere påmindelser, så påmindelser fra en bestemt periode sendes til klienten i én besked i stedet for hver for sig.

Kombiner patientpåmindelser via e-mail: Når denne indstilling er valgt, kombineres flere patientpåmindelser til en enkelt e-mailbesked til klienten.
Antal dage til at kombinere påmindelser for: Denne indstilling er tilgængelig, når den forrige indstilling er valgt. Den definerer antallet af dage, hvorfra påmindelser kombineres til én e-mail. Hvis du f.eks. sætter denne indstilling til 30, kombineres de påmindelser, der er planlagt for de næste 30 dage, til en enkelt e-mail-besked til klienten.

Duplikerede påmindelser

Det anbefales at fjerne duplikerede påmindelser, når påmindelser bruges som et værktøj til patientens plejestatus. Når en patients ydelse er afsluttet, og en ny automatisk påmindelse udløses, erstattes de eksisterende påmindelser for ydelsen automatisk af den nye påmindelse med en ny udløbsdato.

Hvis en patient f.eks. kommer ind til en årlig undersøgelse før den aktuelle påmindelses udløbsdato, udløses en ny påmindelse med en ny udløbsdato, når konsultationen er afsluttet. Ved hjælp af disse indstillinger kan den eksisterende påmindelse med en kommende udløbsdato derefter fjernes. Hvis den eksisterende påmindelses udløbsdato allerede er overskredet, kan den udløbne påmindelse også fjernes, når en ny påmindelse udløses.

En påmindelse betragtes som en dublet, når den indeholder den samme klient, patient og skabelon.

Fjern automatisk kommende duplikerede påmindelser: Når denne indstilling er valgt, fjernes duplikerede kommende påmindelser automatisk, når der oprettes en ny automatisk påmindelse med en ny udløbsdato. Følgende indstilling definerer den tidsramme, som duplikerede påmindelser fjernes fra.
Fjern eksisterende duplikerede påmindelser, der forfalder i: Denne indstilling er tilgængelig, når den forrige indstilling er valgt. Den definerer antallet af dage, som kommende dobbelte påmindelser fjernes fra. Hvis du f.eks. sætter denne indstilling til 365, fjernes kommende dobbelte påmindelser, der forfalder inden for de næste 365 dage, og erstattes af den nye påmindelse med en ny udløbsdato.
Fjern også tidligere duplikerede påmindelser: Denne indstilling er tilgængelig, når de tidligere indstillinger bruges. Når denne indstilling er valgt, fjernes forfaldne duplikerede patientpåmindelser og erstattes af den nye påmindelse med den nye udløbsdato.

Skabeloner til påmindelser

Ved hjælp af påmindelsesskabeloner kan du administrere den tekst, der sendes til klienter via e-mail, sms eller en anden afsendelsesmetode (f.eks. et brev). Påmindelsesskabelonerne bruges både til automatiske påmindelser og manuelt oprettede påmindelser.

Sådan opretter du en påmindelsesskabelon:

Gå til Indstillinger > Elementer & Lister > Påmindelser.
Vælg + Add i afsnittet Reminder templates.
Tilføj en Titel til skabelonen. Denne titel vil blive vist som navnet på påmindelsen på patientsiderne og som titel i klientbeskederne. Sørg for, at titlen er kortfattet og informativ nok til at blive forstået af både klienten og klinikpersonalet. For eksempel er "Booster Vaccine" ikke specifik nok, mens "Rabies 1 year" og "Rabies canine 1 year" er mere informative.
Hvis din organisation omfatter flere kliniksteder, skal du vælge Kliniksted, som du ønsker, at denne skabelon skal være tilgængelig for. Hvis du vælger den tomme indstilling, kan alle kliniksteder bruge skabelonen.
I felterne Email, SMS og Post text skal du tilføje påmindelsesteksten for de forskellige afsendelsesmetoder.
- Hvis det ikke er muligt at sende en e-mail eller SMS til klienten, kan du bruge muligheden "post" som en intern påmindelse om at kontakte klienten på en anden måde. Hvis du vil sende et påmindelsesbrev med posten, skal du være opmærksom på, at du skal udskrive brevet separat, f.eks. fra en Word- eller PDF-patientformular.
- Ved hjælp af pladsholdere kan du automatisk få indsat nogle oplysninger et bestemt sted i meddelelsesteksten. Pladsholdere er markeret med dobbelte modstående parenteser, for eksempel "[[patientnavn]] skal til en årlig undersøgelse på [[udløbsdato]]. Bestil en tid på [[onlinebooking_url]] eller ring til os på [[clinic_telephone]].". Bemærk, at du ikke kan oprette pladsholdere frit, men kun vælge fra den faste liste, som du kan åbne fra knappen Placeholders ved siden af meddelelsesfelterne.
Bemærk

Det maksimale antal tegn i en SMS-besked er 160. Hvis beskeden indeholder flere tegn, vil du blive opkrævet for to SMS-beskeder. Bemærk, at det indhold, der erstatter en pladsholder i beskeden (f.eks. klientens navn), bestemmer antallet af tegn, ikke antallet af tegn i pladsholderens navn. Med andre ord, hvis indholdet indeholder flere tegn end pladsholderen, vil det øge det samlede antal tegn i din besked.
Når du er færdig, skal du vælge Save.

Hvis du vil redigere en eksisterende påmindelsesskabelon, skal du vælge knappen med pennen i slutningen af rækken på listen over påmindelsesskabeloner. For at opdatere dine ændringer til alle aktuelle påmindelser, der bruger skabelonen, skal du markere afkrydsningsfeltet Opdater eksisterende påmindelser.

For eksempler på påmindelsesmails og SMS-beskeder, der sendes til klienter, se Opret en patientpåmindelse manuelt og Opret og administrer automatiske patientpåmindelser.