Hvis det er første gang du skal udsende rykkere fra Provet Cloud bør du starte med at gennemgå artiklen Opsætning ifm. rykkerudstedelse.
Du vil i denne artikel kunne læse om:
Inden rykkerudstedelsen
- Bogføring af betalinger
- Sletning af småbeløb
- Tjekke gældsstatus fra tidligere rykkerudstedelse
Udsendelse af rykkere
- Rykker 3 > Inkasso eller lign. status
- Rykker 2 > Rykker 3
- Rykker 1 > Rykker 2
- Rykker 1
Inden rykkerudstedelsen
Bogføring af betalinger
For ikke at sende rykkere til klienter, som allerede har betalt bør alle betalinger være bogført for rykkerudstedelse.
Det kan oftest være FI indbetalinger, Mobilepay betalinger, bankbetalinger via. kontonummer eller forsikringsbetalinger.
Læs mere om Indlæsning af FI betalinger.
Sletning af småbeløb
Før en rykkerudstedelse bør sletning af småbeløb foretages.
Se vejledningen om Sletning af småbeløb.
Tjekke gældsstatus fra tidligere rykkerudstedelse
Hvis det er første gang rykkere skal udsendes, gå da videre til Rykker 1.
Et Tag fjernes ikke automatisk, når en faktura betales af en klient.
Du skal derfor starte med at køre en debitorrapport på debitorer med gældstags men uden gæld.
En gældsstatus kan altid ændres manuelt når en faktura betales, men denne kørsel kan fjerne tags
Gå til Rapporter > Finans > Debitorsaldoliste
Marker Ingen gæld (alle tags forbundet til gældsstatus tilføjes automatisk, MEN hvis der er udsendt rykkere før brug af gældsstatus kan det være, at du selv skal sætte tags på de første par gange)
Generer rapport
På billedet herunder ses, at en debitor stadig har et tag men ikke skylder noget.
Gældsstatus kan nu ændres på to måder:
Manuelt:
Gå ind på klienten og klik rediger på Klientoplysninger
Find sektion for gældsstatus og vælg Ingen gæld (tag fjernes)
Gem
Ved kørsel:
Klik på Start kørslen i højre side af rapporten
Marker alle på listen, klik på Udføres og vælg Ingen gæld
Pop op vindue åbnes og klik da på Udføres
Når kørslen er færdig er tagget fjernet
Udsende rykkere og ændre gældsstatus
Den letteste måde at udsende rykkere på er, at starte med højeste rykkerniveau og arbejde sig nedad.
OBS: Vær opmærksom på, at hvis klinikken har flere afdelinger og der skal udsendes rykkere med brevhoved og information specifik fra hver klinik SKAL kørslen laves for hver afdeling.
Hvis klinikken har én hovedafdeling kan man udsende alle rykkere herfra også selvom fakturaer er fra andre afdelinger.
Rapporter > Finans > Debitorsaldoliste
Rykker 3 > Inkasso eller lign. status
Denne kørsel ændrer kun gældsstatus og tag og sender IKKE noget ud til klienten (på baggrund at opsætningen for gældsstatus er korrekt).
Indstil filtre som nedenfor og genererer rapport.
Klik nu på Start kørslen i højre side.
Nu er du i gang med rykkerkørslen:
1. Klik på Vælg alle. Du kan i bunden altid se, hvor mange rækker, der er markeret.
2. Hvis der er flere sider kan du med fordel vælge at få vist flere per side (op til 200), så du får vist alle.
3. Klik på knappen Udføres og vælg din tekstskabelon (her Skal til inkasso)
4. Der ses ikke forhåndsvisning, da der ikke sendes noget
Klik på Udføres og gældsstatus og tags ændres.
Rykker 2 > Rykker 3
Denne kørsel ændrer gældsstatus og tag og sender mail til klienten.
Indstil filtre som nedenfor og genererer rapport.
Klik nu på Start kørslen i højre side.
Nu er du i gang med rykkerkørslen:
1. Klik på Vælg alle. Du kan i bunden altid se, hvor mange rækker, der er markeret.
2. Hvis der er flere sider kan du med fordel vælge at få vist flere per side (op til 200), så du får vist alle.
3. Klik på knappen Udføres og vælg din tekstskabelon (her Rykker 3)
4. Nu kan du se, om der er klienter uden e-mail (i så fald vil du kunne udskrive rykkeren når kørslen er fuldført)
5. Ved at klikke på hver klientrække kan du se en forhåndsvisning i højre side.
6. Standardindstillinger vedr. sending/udskrivning bør ikke ændres.
Når du er tilfreds kan du trykke Udføres.
Rykker 1 > Rykker 2
Denne kørsel ændrer gældsstatus og tag og sender mail til klienten.
Indstil filtre som nedenfor og genererer rapport.
Klik nu på Start kørslen i højre side.
Nu er du i gang med rykkerkørslen:
1. Klik på Vælg alle. Du kan i bunden altid se, hvor mange rækker, der er markeret.
2. Hvis der er flere sider kan du med fordel vælge at få vist flere per side (op til 200), så du får vist alle.
3. Klik på knappen Udføres og vælg din tekstskabelon (her Rykker 2)
4. Nu kan du se, om der er klienter uden e-mail (i så fald vil du kunne udskrive rykkeren når kørslen er fuldført)
5. Ved at klikke på hver klientrække kan du se en forhåndsvisning i højre side.
6. Standardindstillinger vedr. sending/udskrivning bør ikke ændres.
Når du er tilfreds kan du trykke Udføres.
Du skal nu gennemgå de debitorer, som endnu ikke har et tag. Du kan udelukke Tags i din visning inden du genererer rapporten, for at gøre det mere overskueligt for dig selv.
Rykker 1
Denne kørsel ændrer gældsstatus og tag og sender mail til klienten.
For at få det bedste overblik anbefales det at udelukke kundetags så kun ser på potentielle klienter til Rykker 1.
Indstil filtre som anbefalet nedenfor og genererer rapport.
Klik nu på Start kørslen i højre side.
Nu er du i gang med rykkerkørslen:
1. Marker de debitorer på listen som skal have Rykker 1. Her kan du f.eks. vælge alle og fravælge enkelte debitorer, hvis de ikke skal have. Eller du kan scrolle listen igennem og markere dem, som skal have rykker. Du kan i bunden altid se, hvor mange rækker, der er markeret.
2. Hvis der er flere sider kan du med fordel vælge at få vist flere per side (op til 200), så du får vist alle.
3. Klik på knappen Udføres og vælg din tekstskabelon (her Rykker 1)
4. Nu kan du se, om der er klienter uden e-mail (i så fald vil du kunne udskrive rykkeren når kørslen er fuldført)
5. Ved at klikke på hver klientrække kan du se en forhåndsvisning i højre side.
6. Standardindstillinger vedr. sending/udskrivning bør ikke ændres.
Når du er tilfreds kan du trykke Udføres.
Bogføring af rykkergebyr
Hvis ikke du har oprettet et rykkergebyr skal dette gøres først.
Et rykkergebyr vises på rykkeren til klienten, men bliver ikke tilskrevet klientens saldo.
Derfor skal rykkergebyret, hvis det betales, takseres og udlignes med betalingen.
Da der er mange forskellige muligheder for betaling kan hvert scenarie være individuelt men oftest vil der være to scenarier:
A: Du har indlæst FI betalinger og kan se, at en eller flere fakturaer er overbetalt:
Ved trin 3 af bogføring af FI indbetalinger kan du nemt se, hvis fakturaer er betalt med mere end fakturaen lyder på og du kan handle med det samme.
1. Højreklik på fakturanummeret og åben i ny fane allerede her kan du se, om klienten har et rykkertag)
2. Klik på klientens navn og vælg derefter fanen Fakturering
3. Hvis ikke klienten har andet udestående skal du nu have bogført rykker/renter på et kontantsalg
(En faktura kan også være over betalt fordi flere fakturaer er betalt på samme FI nummer)
4. Gå nu til ind på den faktura som stadig står som overbetalt (står med minus beløb i kolonnen Forfald)
5. Scrol ned til sektionen Betalinger og klik på Overfør til indbetalinger
6. Gå nu tilbage til faktureringsfanen og brug knappen Brug indbetaling på fakturalinjen med rykkergebyret
B: Beløbet du manuelt skal til at bogføre er højere end fakturaen:
Hvis du ved bogføring af betaling kan se på både kundetag og betaling, at dette er en betaling inklusiv gebyr, kan du gøre følgende:
1. Opret et kontantsalg, hvor du takserer rykkergebyret og bogfører.
2. Gå på fanen fakturering og markér de fakturalinjer, som skal betales.
3. Klik på knappen Handlinger i bunden af skærmen og vælg + Betaling
4. Udfyld nu følgende:
Betalt: (summen af de valgte fakturaer) tilføjes automatisk. Er det betalte beløb et andet kan det ændres og påvirker evt. restsum.
Dato tilføjet: Er automatisk dags dato, så HUSK at ændre, hvis betalingen er sket på en tidligere dato.
Info: Udfyldt med standardtekst, men kan ændres per gang hvis ønsket.
Betalingsmetode: Vælg den korrekte betalingsmetode
Klik på den blå Tilføj betaling.
HUSK, når en rykker betales skal kundens gældsstatus også ændres.
Skulle du glemme det, kan du let gøre det ved næste gennemgang Tjekke gældsstatus fra tidligere rykkerudstedelse.
Opdateret
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.