Se pueden crear y programar turnos para el personal a fin de designar la disponibilidad o indisponibilidad del mismo. Los tipos de turnos del personal pueden crearse y personalizarse según sea necesario. Se recomienda utilizar turnos para programar mejor las citas.
La funcionalidad de turnos viene como una característica estándar en Provet Cloud. Los siguientes ajustes afectan a la programación de turnos y deben revisarse antes de crear turnos.
Los tipos de turno definen la naturaleza del turno que se está programando, y si este turno de personal está disponible para citas de reserva en línea o si el turno será un evento de todo el día, por ejemplo.
Se puede acceder a los ajustes del tipo de turno a través de: Ajustes > Ubicación de la clínica > Tipos de turno.
Utilice el botón "+Añadir" para añadir tipos de turno adicionales, o el icono del lápiz para editar cualquier turno existente.
Al crear tipos de turno, hay varias selecciones de ajustes disponibles para personalizar el comportamiento del tipo de turno y la interacción con otras funcionalidades.
Citas: Cuando este ajuste está activo, indica que el turno acepta la programación de citas y será visible por defecto en el calendario de citas.
Reserva online: Esta es una configuración preliminar que debe estar habilitada para permitir que el turno se programe para citas en línea.
Todo el día: Cuando está activada, esta configuración indica que el turno se programará en horario comercial de apertura a cierre. Un ejemplo de turno de todo el día sería un día festivo en el que la clínica estuviera cerrada todo el día.
Tipos de motivos: Este ajuste interactúa con la reserva online y los turnos disponibles que se muestran a los clientes. Por ejemplo, si el cliente selecciona el motivo de la visita como "examen de urgencia", el turno del ejemplo anterior aparecerá como disponible para concertar una cita. Sin embargo, si el cliente selecciona "examen progreso médico", dado que no aparece en los tipos de motivo, este turno no aparecería como disponible para programar una cita para ese tipo de motivo.
Actualizar turnos existentes: Si está actualizando un turno existente, al marcar esta opción los cambios se reflejarán en los turnos existentes ya programados.
Dentro de los ajustes de personalización del tipo de turno existe la opción de definir citas por defecto. Las citas por defecto crean un bloque de citas estándar dentro de la programación de turnos siempre que la hora de programación coincida con la hora de cita por defecto definida.
Para crear una cita por defecto dentro de un tipo de turno:
-
Seleccione el botón de adición "cita por defecto
-
Definir la hora de inicio y fin
-
Definir la "razón" que es un campo freetype
-
Defina un "tipo de motivo" si la configuración de citas está habilitada para exigirlo
-
Seleccione "Guardar
Se pueden crear varias citas por defecto simultáneamente para un mismo tipo de turno.
Antes de poder programar turnos de personal para salas específicas (ubicaciones de subclínicas), será necesario definir las salas dentro de la configuración. Se puede acceder a estos ajustes a través de Ajustes> Ubicación de la clínica> Pabellones. Con el botón "+Añadir" puede añadir salas y definir un código fácil de reconocer. Las salas pueden editarse con el icono del lápiz de edición o borrarse con el icono de la papelera.
Del mismo modo, antes de que se pueda programar cualquier turno que incluya un equipo de personal, será necesario definir los equipos dentro de los ajustes. Se puede acceder a estos ajustes a través de Ajustes> Ubicación de la clínica> Equipos. Utilizando el botón "+Añadir", puede añadir equipos y definir un código fácil de reconocer. Los equipos pueden editarse con el icono del lápiz de edición o borrarse con el icono de la papelera. Un equipo puede asignarse a una sala específica o ser independiente a efectos de programación.
Para crear turnos de personal, acceda primero al calendario de citas. A continuación, seleccione la pestaña "Turnos". A continuación se muestra una pantalla de ejemplo.
Una vez dentro de la pestaña de turnos, seleccione primero el usuario para el que desea programar un turno. El campo de usuario se indica en rojo a continuación. Si desea programar un turno para un usuario dentro de una sala específica, deberá seleccionar la sala a continuación. Una vez seleccionada la sala, también se puede asignar un equipo si es necesario. A continuación, seleccione el tipo de turno.
Por último, defina y seleccione la duración del turno. Además, se pueden realizar selecciones específicas para cada turno, como por ejemplo si el turno está disponible para su reserva en línea. A continuación se muestra un ejemplo de pantalla.
Para crear el turno, haga clic en cualquier lugar de la columna del día deseado. Si alguno de los turnos programados entra en conflicto, aparecerá una advertencia notificándoselo antes de permitir que se programe el turno.
Puede editar y actualizar libremente los turnos programados del personal haciendo clic en el turno deseado. Aparecerá la pantalla de edición de turnos. A continuación se muestra un ejemplo,
Las horas de inicio y fin de turno pueden editarse libremente, junto con la fecha. La información adicional que puede modificarse incluye la selección de salas y equipos. También se pueden definir y editar los tipos de reserva en línea para los que se pueden programar citas durante el turno. En caso necesario, el turno también puede borrarse desde la pantalla de edición.
Si hay alguna cita programada durante el turno seleccionado, se mostrará en la parte inferior de la tarjeta como se muestra a continuación. Si necesita actualizar un turno de personal que requiera reprogramar las citas actuales, puede utilizar la selección rápida del botón "Mover citas" para mover fácilmente las citas programadas del turno de personal actual a otro según corresponda.
Puede copiar fácilmente turnos a varios días o semanas utilizando el botón azul "Copiar turnos" indicado en rojo a continuación.
Para copiar turnos, seleccione primero el botón "Copiar turnos", que hará que se abra la pantalla de copia de turnos. A continuación se muestra un ejemplo.
El campo "Desde esta fecha" será la fecha inicial desde la que se copiarán los turnos, y el campo "Hasta esta fecha" será la fecha final. A continuación, rellene el campo "Comenzar a copiar turno(s) aquí", que define en qué fecha de inicio se aplicarán los turnos copiados y se programarán en el calendario de turnos. A continuación, utilice el campo "Recuento de repeticiones" para determinar el número de veces que los turnos seleccionados se aplicarán al calendario. Por último, seleccione los usuarios para los que se copiarán los turnos y haga clic en Guardar.
A continuación se muestra, a modo de referencia, un ejemplo de tarjeta de turnos de copia cumplimentada.
Puede borrar varios turnos de forma rápida y sencilla utilizando el botón rojo "Borrar turnos" situado a la derecha del botón "Copiar turnos" mostrado anteriormente. A continuación se muestra un ejemplo de pantalla de la tarjeta de borrado de turnos.
Para eliminar turnos de usuario(s), primero defina el usuario(s) del que se eliminarán los turnos. A continuación, seleccione las fechas y horas de inicio y fin para las que desea eliminar todos los turnos.
El campo "turnos que se borrarán" y el campo "turnos que no se pueden borrar" se actualizarán una vez facilitada la información anterior para notificarle los turnos que se verán afectados por los parámetros definidos. Los turnos que no se pueden borrar son los turnos que tienen citas programadas. A continuación se muestra una pantalla de ejemplo. Una vez que haya verificado la selección de turnos, haga clic en el botón rojo de eliminar.
Existen varios ajustes de ubicación de la clínica que puede utilizar para personalizar la vista del calendario al programar y gestionar los turnos, además de los ajustes mencionados anteriormente.
-
Puede utilizar opciones como "fines de semana" para incluir o excluir días de fin de semana en la vista de calendario.
-
Además, puede definir qué día se muestra como primer día de la semana.
-
La vista del calendario de citas puede personalizarse aún más utilizando el ajuste "tamaño de las franjas horarias" para determinar la duración de cada franja horaria, que puede ser tan corta como 5 minutos y tan larga como 60 minutos.
-
Además, los ajustes "primera hora del día" y "última hora del día" pueden limitar qué horas del día se muestran por defecto para limitar la vista del calendario a las horas laborables.
-
También puede seleccionar que se muestren las horas y tipos de turno en el calendario general de citas.
Utilizando la flecha desplegable situada junto al nombre de un usuario en la esquina superior derecha de la pantalla, puede acceder al perfil del usuario. Dentro del perfil de usuario, puede habilitar la configuración que permite la alimentación del calendario de citas y turnos del usuario. Estos ajustes se pueden encontrar en la sección "Calendar Feeds". Los feeds de citas y turnos de Provet Cloud le permiten ver fácilmente sus próximos eventos desde cualquier dispositivo. Los feeds se exportan en formato iCalendar que es compatible con los principales proveedores de calendario como Google Calendar, Outlook e iCal.
En la sección "Datos personales", puede activar la opción "No programar fuera de los turnos" para limitar la programación de citas para un usuario fuera de sus turnos programados.
Actualización
Comentarios
0 comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.