Uso de la firma electrónica con formularios de Word

Caso práctico

Utilice la firma electrónica con varios formularios personalizados de Word para evitar imprimir documentos en papel con el fin de recibir la firma convencional.

Instrucciones

1. Añadir un formulario y bloquearlo

Añada un formulario de su elección, edítelo si es necesario y bloquee el formulario utilizando el botón blanco "Bloquear este formulario".

lockform.png

2. Crear la solicitud de firma electrónica

En la página del formulario, seleccione el botón azul "Firma electrónica" en la misma zona donde antes estaba el botón "Bloquear este formulario". Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo, que se muestra a continuación, para crear la solicitud.

Seleccione si la solicitud debe entregarse al cliente mediante correo electrónico o un mensaje SMS. En este artículo, utilizaremos la opción de correo electrónico.

Utilice la opción "Generar código PIN" si tiene previsto utilizar el dispositivo de la clínica para recibir la firma. En este caso, no es necesario utilizar las opciones de correo electrónico o SMS. Más información sobre la opción de inicio de sesión con código PIN en este artículo.

Edite el mensaje y ajuste el tiempo de validez si es necesario, y seleccione "Guardar" para crear la solicitud.

request-signature.png

3. Tramitar la solicitud y esperar a que el cliente firme

Ventana de procesamiento

Se abrirá un nuevo diálogo, mostrando el estado de la solicitud y la opción de cancelarla si es necesario. Una vez generada la solicitud y enviada al cliente, éste debería poder firmarla desde su dispositivo. Puede cerrar el diálogo en caso de que el cliente no la firme inmediatamente.

Acciones de los clientes

  1. Una vez que el cliente recibe el mensaje, puede iniciar el proceso de firma abriendo el enlace que figura en el mensaje.

  2. Se les presentará la vista previa del documento y la opción de "RECHAZARLO" o "EMPEZAR" el proceso de firma. También pueden cambiar el idioma desde la parte superior derecha o borrar el área de firma si necesitan otro intento.

  3. Una vez que seleccionen el botón azul "START", serán dirigidos a la pantalla de firma (mostrada a continuación). Deberán escribir la firma en la casilla correspondiente, ya sea de forma táctil o con un ratón de ordenador convencional, si se está utilizando.

  4. El último paso es seleccionar "ENVIAR" para finalizar el proceso. Aparecerá un diálogo de confirmación final para asegurarse de que el cliente está seguro de su decisión. Una vez firmada la solicitud, el cliente puede cerrar la página. El cliente también recibe una copia en PDF en su correo electrónico.

Tras una firma satisfactoria

Una vez que la firma se ha recibido correctamente, el formulario se marca adecuadamente mediante un mensaje verde junto a las opciones del formulario que puede ver al abrirlo y no es necesario realizar ninguna otra acción. También puede imprimir el documento firmado utilizando el botón azul "Imprimir documento firmado". El cliente también recibe una copia en PDF en su correo electrónico.

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