Crear un informe al final del día

Los informes de fin de día (EOD) se utilizan para revisar las transacciones financieras de ventas y pagos que se han producido durante el día laboral. Ayudan a verificar que el importe de los pagos recibidos coincide con lo informado por Provet Cloud.

El contenido de los informes de fin de día es dinámico. Esto significa que el contenido del informe puede cambiar después de que un informe se haya creado o marcado como listo para su contabilización si se crean nuevas facturas o pagos en el intervalo de tiempo del informe. Un pago también puede aparecer en varios informes si las horas de inicio y fin de los informes se solapan.

1. Cree un informe de fin de día.

  1. En Patient care > Dashboard, seleccione el botón End of day en la esquina superior derecha de la pantalla.

  2. Seleccione el botón Crear nuevo informe. Se abre un cuadro de diálogo.

  3. Para Transacciones para, seleccione si desea crear el informe para las transacciones de Todos los usuarios o un Usuario seleccionado. Un flujo de trabajo común es que cada empleado de caja o estación de caja cree un informe de Fin de Día para su turno al final del período de trabajo. Alternativamente, se puede crear un informe de Fin de Día para cada día de trabajo.

  4. Seleccione Hora de inicio y Hora de finalización para definir el intervalo de tiempo del informe. También puede añadir una Descripción opcional.

  5. Añada el Importe inicial de efectivo, Importe final de efectivo y cualquier Retirada de efectivo que se haya producido durante el intervalo de tiempo del informe. Una retirada de efectivo es cualquier efectivo retirado de la caja registradora, por ejemplo, si se ha retirado un pago en efectivo importante para depositarlo anticipadamente con el fin de mantener la seguridad de la caja registradora. Puede utilizar la calculadora (a) en el campo Importe final de efectivo para calcular la suma final de efectivo: sume los importes utilizando los campos de monedas y notas de la calculadora y seleccione Establecer para introducir la suma total en el campo de importe final de efectivo.

  6. Si hay borradores de facturas en el intervalo de tiempo seleccionado, aparecen en Borradores de facturas. Para abrir una factura, seleccione el botón de flecha (b) situado al final de la fila de facturas. Tenga en cuenta que , dependiendo de la configuración de los informes, puede que no sea posible marcar el informe como listo para su contabilización si existen borradores de facturas en el intervalo de tiempo del informe.

  7. Dependiendo de la configuración de los informes, es posible que pueda añadir manualmente sumas para diferentes métodos de pago en Total sums given by user. Puede utilizar esto para comprobar cualquier diferencia con los pagos añadidos a Provet Cloud.

  8. Seleccione Guardar. El informe se genera en la pestaña Informes al final del día.

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2. Revise el informe de fin de jornada.

Puede encontrar los informes de fin de día creados en la pestaña Informes de fin de día. Para filtrar la lista, puede definir un intervalo de fechas, seleccionar los usuarios cuyas transacciones desea ver y seleccionar el estado del informe de fin de día ('Abierto', 'Listo para contabilidad', o 'Enviado a contabilidad').

Para ver un informe, seleccione el botón del ojo. Para editar las opciones del informe, seleccione el botón del lápiz. Para borrar el informe, seleccione el botón de la papelera. Los informes en estado "abierto" pueden editarse o borrarse.

El informe muestra la siguiente información:

  • Las pestañas Pagos en efectivo, Pagos con tarjeta, y Todos los pagos muestran los pagos del intervalo de tiempo seleccionado por tipo de pago. Todos los pagos incluye también cualquier otro método de pago además de los pagos en efectivo y con tarjeta.

  • Si su clínica utiliza Nordhealth Pay, se mostrará la pestaña Nordhealth Pay payments en lugar de la pestaña de pagos con tarjeta. La pestaña muestra todos los pagos procesados a través de Nordhealth Pay.

  • La pestaña Correcciones muestra los pagos de notas de crédito, transferencias internas y pagos cancelados.

  • La pestaña Ventas muestra todas las facturas finalizadas y el saldo total de ventas. No se incluyen las facturas consolidadas, pero sí las facturas que forman parte de facturas consolidadas. También se incluyen los importes del impuesto sobre las ventas, y todos los totales se muestran con y sin el impuesto sobre las ventas.

  • La pestaña Deudores muestra todas las facturas impagadas, incluidas las facturas consolidadas.

  • La pestaña Pagos anticipados utilizados muestra los pagos anticipados que se utilizaron para pagar facturas.

Si su Provet Cloud incluye múltiples ubicaciones clínicas (ubicaciones) y se han producido pagos entre ubicaciones clínicas, la forma en que estos pagos se muestran en sus informes depende de la configuración de su sistema. Para obtener más información, consulte Cross-Clinic location Payments.

Dependiendo de la configuración de los informes, podrá realizar correcciones en los pagos del informe utilizando el botón Corrección, por ejemplo, cambiar el método de pago. Estas correcciones sólo tienen fines informativos y no afectan a los pagos de las facturas o informes finalizados.

En la parte inferior del cuadro de diálogo encontrará un resumen completo de los distintos métodos de pago.

Puede imprimir un resumen del informe con la información seleccionada utilizando las opciones del menú de flechas del botón Imprimir. Para imprimir el resumen con todos los pagos, seleccione el botón Imprimir sin ninguna opción del menú de flechas.

EOD_report_open2.jpg

3. Marque el informe de fin de jornada como listo para su contabilización.

Cuando el informe de fin de día esté listo, seleccione el botón Marcar como listo para contabilidad en el cuadro de diálogo del informe y confirme. El estado del informe se actualiza y el informe se muestra en la pestaña Listo para contabilidad. Tenga en cuenta que dependiendo de la configuración del informe, puede que no sea posible marcar el informe como listo para la contabilidad si hay borradores de facturas en el intervalo de tiempo del informe.

Para filtrar la lista de informes listos para la contabilidad, puede definir un intervalo de fechas y seleccionar los usuarios cuyas transacciones desea ver. Puede abrir y ver los informes listos para la contabilidad utilizando el botón del ojo, pero no puede editarlos ni eliminarlos. Sin embargo, puede seleccionar el botón Devolver estado a abierto en el diálogo de informes para volver a cambiar el estado del informe a "abierto" y, a continuación, editarlo de nuevo en la pestaña Informes al final del día.

Los informes "listos para la contabilidad" muestran la misma información que los informes "abiertos", y las opciones de impresión también son las mismas. Además, puede seleccionar Imprimir balance. El balance muestra los cobros y pagos en Débito y todas las líneas de facturas agrupadas por números de cuenta con la suma total de cada grupo en Crédito. Los pagos anticipados se muestran en Débito si la suma del pago anticipado es positiva (más pagos anticipados utilizados que añadidos) y en Crédito si es negativa (más pagos anticipados añadidos que utilizados).

Pagos no incluidos en los informes al final del día

Los pagos de facturas y los pagos anticipados que actualmente no están incluidos en ningún informe de fin de día se muestran en la pestaña Pagos no incluidos en los informes de fin de día en la parte derecha de la página de informes de fin de día. Esta lista incluye todos los pagos de su sistema que no se han incluido dentro del intervalo de fechas y horas y los filtros de usuario en ninguno de los informes de fin de día guardados actualmente. Por ejemplo, si el intervalo de tiempo de un informe no cubre todas las transacciones del día, o si las transacciones de algún usuario no se incluyen en un informe, estos pagos se muestran en la lista.

Se recomienda revisar la pestaña Pagos no incluidos en los informes de fin de día de forma rutinaria para verificar que todos los pagos se contabilizan en los informes de fin de día .

Puede filtrar la lista de pagos por un intervalo de fechas e incluir o excluir usuarios.

Ajustes relacionados

Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Informes

  • Permitir al usuario introducir importes para cada método de pago: Cuando se selecciona, los usuarios pueden añadir manualmente sumas para diferentes métodos de pago en los informes de fin de día para comprobar cualquier diferencia con los pagos añadidos a Provet Cloud.

  • Habilitar correcciones de pagos en informes de fin de día: Cuando se selecciona esta opción, los usuarios pueden realizar correcciones en los pagos de los informes de fin de día. Estas correcciones sólo tienen fines informativos y no afectan a los pagos en facturas o informes finalizados.

  • No permitir el cierre del informe de fin de día si hay borradores de facturas en el intervalo de tiempo seleccionado: Cuando se selecciona esta opción, los informes de fin de día no pueden marcarse como listos para su contabilización si existen borradores de facturas en el intervalo de tiempo seleccionado para el informe.

  • Utilizar la hora de fin del último informe de fin de día como hora de inicio por defecto: Cuando se selecciona, la Fecha fin hora del último informe de fin de día se añade automáticamente como la Fecha inicio hora por defecto para el siguiente informe de fin de día. La fecha puede modificarse.

Para que los números de cuenta se incluyan en las exportaciones XLS de informes contables, puede añadirlos a los siguientes campos de cuenta:

  • Cierre de caja : Efectivo

  • Cierre de caja : Tarjeta

  • Cierre de caja: Pago por banco

  • Cierre de caja: Pago por móvil

  • Informe de cierre de caja: Número de cuenta corriente

  • Informe de cierre de caja: Número de cuenta del voucher

  • Informe al final del día: Número de cuenta de la tarjeta regalo

  • Informe de cierre de caja: Número de cuenta de la aseguradora

Configuración > Usuarios > Grupos de permisos

  • Puede acceder / editar los informes de fin de día y de contabilidad: Este ajuste controla la disponibilidad de la funcionalidad de informes de fin de día para los grupos de permisos de usuario.

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