Preinscripción y autofacturación en línea

Introducción

La función de preinscripción en línea permite a sus clientes preinscribirse antes de su cita mediante un formulario en línea. Permitir que los clientes se preinscriban ahorra tiempo en la recepción y al principio de la consulta. También ofrece a los clientes una forma segura y privada de comunicar sus datos personales, lo que de otro modo tendrían que hacer en una zona de recepción abierta.

Cuando un cliente realiza una reserva en línea o se reserva una cita en el calendario de citas de Provet Cloud, los mensajes de confirmación y recordatorio de la cita incluyen un enlace a la página de preinscripción donde pueden comprobar sus datos y proporcionar otra información preliminar.

Además, puede permitir que los clientes se registren para su cita en línea. Esta opción está disponible si se utiliza el registro previo.

El prerregistro y el autocheck-in son funciones adicionales. Póngase en contacto con el departamento de ventas o de atención al cliente de Provet Cloud para obtener más información.

Establecer la preinscripción

  1. Vaya a Configuración > General > Ubicación de la clínica > Interacciones con los clientes y seleccione Activar el prerregistro de clientes / Autofacturación.

  2. Si utiliza tipos de motivo, seleccione los tipos de motivo para los que desea permitir la preinscripción en el campo Activado para tipos de motivo. Cuando se selecciona un tipo de motivo incluido aquí para una cita, se añade un enlace a la preinscripción en los mensajes de confirmación y recordatorio. Si deja este campo vacío, la preinscripción estará disponible para todos los tipos de motivo.

  3. En el campo Cabecera del mensaje de preinscripción puede añadir una cabecera para la sección de preinscripción en los mensajes de confirmación y recordatorio de citas. Si deja este campo vacío, se utilizará el siguiente encabezado por defecto: "Continuar con la preinscripción".

  4. En el campo Contenido del mensaje de preinscripción, puede añadir un cuerpo de texto para la sección de preinscripción en los mensajes de correo electrónico de confirmación de cita y de recordatorio. Tenga en cuenta que el cuerpo del texto no se muestra en los mensajes SMS, sólo en el correo electrónico. Si deja este campo vacío, se utilizará el siguiente texto por defecto: 'La función de preinscripción permite una forma personal y segura de compartir/actualizar sus datos personales y permite una llegada más agradable y rápida a la clínica para usted y su mascota.'

  5. En el campo Descripción del formulario de preinscripción, puede añadir un mensaje personalizado al formulario de preinscripción.

Ejemplo de enlace a la preinscripción en un correo electrónico de confirmación de cita:

prereg_email.jpg

Ajustes adicionales

Activar la autenticación de dos factores para el prerregistro: Cuando se selecciona esta opción, los clientes reciben un código de verificación por SMS, que deben introducir para acceder al formulario de preinscripción. La autenticación de dos factores añade una capa adicional de seguridad: si el correo electrónico de confirmación se envía accidentalmente a una dirección incorrecta, el destinatario no podrá acceder al formulario de preinscripción si no puede proporcionar el código de verificación enviado por SMS.

CONSEJO: Si el cliente no ha recibido el correo electrónico o SMS de confirmación por algún motivo, puede volver a enviarlo editando la cita y guardándola de nuevo.

Configurar autofacturación

Nota

Puede activar la autofacturación si se ha activado la preinscripción.

  1. Vaya a Configuración > General > Ubicación de la clínica > Interacciones con los clientes y seleccione Activar autofacturación.

  2. Tiempo en minutos antes de marcar como llegado: Con este parámetro, puede definir cuánto tiempo antes de su cita los clientes pueden registrarse. Por ejemplo, si establece este parámetro en 30, los clientes no podrán registrarse hasta 30 minutos antes de su cita. Cuando aún no es posible realizar el check-in, se muestra un mensaje en el portal de citas, por ejemplo: 'Puede realizar el check-in 30 minutos antes de su cita'.

  3. Mensaje de éxito del auto check-in: Puede añadir un mensaje opcional para mostrar a sus clientes cuando se hayan registrado correctamente.

  4. En la sección Ubicaciones de espera, puede añadir ubicaciones de espera entre las que los clientes pueden seleccionar al registrarse. Esto es útil si tiene varias zonas de espera diferentes para clientes y pacientes. Para añadir una nueva ubicación de espera, seleccione el botón Añadir. Puede editar o eliminar ubicaciones de espera utilizando los botones bolígrafo y papelera.

  5. Puede pedir a los clientes que faciliten el historial médico del paciente antes de su cita formulando preguntas preliminares en el registro previo. Como las preguntas se definen por separado para los distintos motivos de la cita, puede añadir preguntas específicas relacionadas con la naturaleza de la cita.

    1. Vaya a Configuración > Elementos & Listas > Motivos y abra un motivo para el que desee añadir preguntas.

    2. Desplácese hasta la parte inferior del diálogo de motivos y seleccione el botón + Pregunta preliminar .

    3. Escriba una pregunta en el campo Pregunta y, a continuación, vuelva a seleccionar el botón + Pregunta preliminar para añadir más preguntas.

Recibir y comprobar los datos de prerregistro

En el correo electrónico y/o mensaje de texto de confirmación de la cita del cliente se incluye un enlace al registro previo y al autocheck-in. Tenga en cuenta lo siguiente:

  • El cliente y el paciente deben existir en Provet Cloud antes de que el cliente pueda utilizar el prerregistro. El cliente no puede añadir nuevos pacientes utilizando el formulario de preinscripción.

  • Al crear una cita, asegúrese de que está seleccionado el envío de un mensaje de confirmación/recordatorio a #UUID-3d35847c-515e-b7c6-41e3-953fde115ff7 .

  • Asegúrese de que se ha seleccionado un veterinario para la consulta.

  • Si desea que los clientes respondan a preguntas preliminares antes de su cita, asegúrese de que la razón seleccionada tiene preguntas preliminares configuradas para ella.

Nota

Actualmente, el prerregistro y el autocheck-in sólo pueden utilizarse con citas de un solo paciente. Si se añaden más pacientes a la cita, el cliente no podrá introducir o verificar sus datos en el prerregistro.

Cuando el cliente haya rellenado o actualizado su información utilizando el formulario de preinscripción (y el auto check-in opcional), puede revisar la información en Provet Cloud. Puede hacerlo en:

  • Diálogo de citas (calendario de citas)

  • Diálogo de admisión (al marcar una cita como llegada)

  • Página del paciente

  • Página del cliente

En estas páginas se muestra el siguiente mensaje:

prereg_new_data.jpg
  1. Seleccione el enlace Confirme aquí los datos de la nota. Se abre un diálogo de información previa al registro. La información guardada actualmente en Provet Cloud se muestra a la izquierda bajo Datos del cliente en Provet y Datos del paciente en Provet. La información que el cliente ha proporcionado en el prerregistro se muestra a la derecha en Nuevos datos proporcionados por el cliente. Por defecto, sólo se muestran los campos para los que el cliente ha proporcionado información actualizada. Si desea ver todos los campos de información del cliente y del paciente, incluidos aquellos que el cliente no ha modificado, seleccione Mostrar todos los campos.

  2. Para aceptar las actualizaciones del cliente, seleccione los botones de flecha situados entre los campos. Si desea aceptar todos los cambios de una sola vez, seleccione el botón de flecha All en la parte superior. Las actualizaciones del cliente se copian en los campos Provet Cloud de la izquierda. También puede editar los campos de Provet Cloud manualmente si desea realizar algunos cambios en la información proporcionada por el cliente (por ejemplo, corregir un error tipográfico).

  3. Para guardar los cambios, seleccione el botón Actualizar.

Si desea eliminar por completo las actualizaciones del cliente, seleccione el botón Descartar. Tenga en cuenta que, una vez confirmada, ya no podrá recuperar la información de preinscripción.

prereg_update_data.jpg

Guía del cliente: Utilización de la preinscripción y el autocheck-in

CONSEJO: Puede crear sus propias instrucciones para los clientes basándose en estas instrucciones e incluir sus instrucciones en el mensaje de preinscripción o en la página web de su clínica.

  1. Seleccione el enlace a la página de preinscripción en su mensaje de confirmación de cita o de recordatorio (correo electrónico y/o mensaje de texto).

  2. La página de preinscripción se rellena previamente con la información disponible de su perfil en Provet Cloud. Revise la información y rellene los espacios en blanco o actualice la información existente si es necesario.

  3. Responda a las preguntas preliminares que puedan incluirse en función del motivo de su visita.

  4. Si la autofacturación está disponible, puede marcarse como llegado y seleccionar un lugar de espera.

  5. Cuando esté listo, seleccione Enviar.

Actualización

¿Fue útil este artículo?

Usuarios a los que les pareció útil: 0 de 0

¿Tiene más preguntas? Enviar una solicitud

Comentarios

0 comentarios

Inicie sesión para dejar un comentario.