Configuración de la integración
Configuración de turnos en Quinyx
Control de la opción de reserva en línea
Quinyx es un software de gestión y programación de personal. Provet Cloud se integra con Quinyx para que los turnos del personal se puedan gestionar en Quinyx. La integración extrae los turnos de Quinyx a Provet Cloud, pero la gestión de los turnos continúa en el lado de Quinyx. HR Gateway Portal, un tercer elemento desarrollado por el equipo de Provet Cloud, se utiliza para mapear los turnos de Quinyx y Provet Cloud entre sí y gestionar la integración.
Nota
Esta guía asume que usted ya ha completado la configuración e implementación de su cuenta Quinyx y está utilizando el sistema.
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Póngase en contacto con el soporte de Quinyx y solicite la clave API de la unidad raíz para la integración de Provet Cloud.
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Reenvíe la clave a su contacto de Provet Cloud.
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El contacto realizará los ajustes necesarios y le devolverá la dirección (URL) del portal HR Gateway y las credenciales de acceso. Las necesitará en los pasos siguientes.
Para que la integración funcione, debe hacer que los números de empleado de Provet Cloud coincidan con los números de placa en Quinyx.
Para cada empleado que deba participar:
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Vaya a la página People en Quinyx.
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Encuentre al empleado deseado.
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Encuentre la Insignia número.
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Vaya a Configuración > Usuarios en Provet Cloud.
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Edite el usuario correspondiente en Provet Cloud y añada el número de placa al campo Número de empleado.
Al editar o eliminar turnos de Quinyx, el turno correspondiente en Provet Cloud también se actualizará o eliminará. Es posible que ese turno ya tenga algunas citas en él, y que se produzcan citas huérfanas cuando esto no esté restringido. Con la restricción, aparecerá un error correspondiente en la página HR Gateway Portal Log (descrita a continuación).
Para esta restricción, los usuarios deben editar sus perfiles en Provet Cloud:
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Vaya a su Perfil de Usuario desde el menú superior derecho en Provet Cloud.
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Abra el perfil para editarlo.
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Marque la opción No programar turnos fuera de jornada.
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Guardar.
A partir de este paso, necesitará acceder al portal HR Gateway con la URL mencionada en el paso 1. Una vez que inicie sesión, se le dirigirá automáticamente a la configuración de la organización. Si no es así, vaya a Configuración > Organización en el Portal HR Gateway.
Configure los siguientes ajustes. Tenga en cuenta que algunos pueden estar ya configurados por su contacto de Provet Cloud - en ese caso, déjelos como están. Además, algunos de los ajustes pueden ser de sólo lectura, lo cual es normal.
Integración activada: Esta opción debe estar activada para que la integración funcione.
Correos electrónicos de destinatarios de notificaciones: Seleccione los correos electrónicos que deben recibir notificaciones sobre errores relacionados con citas y turnos en Provet Cloud. Esto es específico de la organización, lo que significa que si hay un error en cualquiera de las ubicaciones de su clínica, los destinatarios recibirán un correo electrónico al respecto.
NOTA: En caso de error, no se realizará la acción relacionada.
Zona horaria: La zona horaria en Quinyx, HR Gateway Portal y Provet Cloud debe coincidir.
Intervalo de importación: Establece la frecuencia de las importaciones automáticas de turnos por día. El valor predeterminado sugerido es 'Cada 24 horas', en cuyo caso, la importación se ejecutará automáticamente una vez al día alrededor de la medianoche. También existe la opción "Manual". En este caso, la importación no se automatizará, sino que deberá realizarse manualmente desde la configuración de la ubicación de la clínica en el portal HR Gateway.
URL del sistema de entrada: Obligatorio, normalmente configurado por su contacto de Provet Cloud.
Introduzca la clave API del sistema: Obligatorio, normalmente configurado por su contacto de Provet Cloud.
URL del sistema de salida: Obligatorio, normalmente configurado por su contacto de Provet Cloud.
Clave API del sistema de salida: Obligatorio, normalmente configurado por su contacto de Provet Cloud.
Para finalizar:
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Seleccione Guardar ajustes.
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Seleccione Sincronizar todos los datos.
Nota
El botón de sincronización no será visible a menos que se rellenen todos los campos obligatorios.
Tras la sincronización, las ubicaciones de sus clínicas deberían aparecer en el menú de la izquierda. Seleccione una ubicación de clínica en el menú de la izquierda y configure los siguientes ajustes necesarios. Nota: Configure todos los ajustes necesarios antes de activar la integración.
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Ubicación de las clínicas en Quinyx: Seleccione la ubicación de la clínica en Quinyx que desea mapear con la ubicación de la clínica Provet Cloud seleccionada.
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Seleccione Guardar ajustes principales.
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Mapeo de tipos de cambio: Mapee los turnos de Quinyx a los tipos de turno de Provet Cloud mostrados a la izquierda. Los nombres de los turnos en Quinyx y Provet Cloud no tienen por qué ser idénticos.
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Si el turno debe permitir la reserva en línea, asígnelo utilizando la columna "Tipo de turno para reserva en línea".
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Si el turno es un turno normal, mapearlo usando la columna 'Quinyx Shift type'.
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Seleccione Guardar subconjuntos en la parte inferior de la página.
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Tipo de período de importación: Elija entre fechas fijas y duración fija.
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Fechas fijas - Se importarán los turnos del intervalo de fechas seleccionado. Al realizar las pruebas iniciales (descritas a continuación), se recomienda utilizar esta opción con un día como intervalo de fechas. Se incluirán ambos días. Tenga en cuenta que la importación sólo se realizará para fechas futuras.
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Duración fija - Defina una duración a partir de la fecha actual. Se importarán los turnos a partir de la duración.
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Integración activada: Habilite la integración marcando la opción correspondiente en la parte superior de la página.
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Seleccione Guardar ajustes principales.
Correos electrónicos del destinatario de la notificación: Similar a la configuración de la organización, esta configuración permite enviar notificaciones de error a los correos electrónicos seleccionados, pero en este caso, sólo sobre los errores que ocurren en la ubicación de la clínica seleccionada.
Pabellones y equipos habilitados: Permite mapear e importar información de salas y equipos y habilita las opciones Mapeo de salas y Mapeo de equipos.
Duración de un turno en uso: Permite dividir los turnos en bloques más pequeños de igual tamaño cuando se importan en Provet Cloud. Tiene el mismo efecto que la casilla 'Duración de una ranura' en el calendario de Provet Cloud. Tenga en cuenta que las duraciones de las ranuras también tienen que ser asignadas en la parte inferior de la página de configuración, si están en uso.
Tamaño de la ranura del calendario: Se utiliza junto con el ajuste de duración mencionado anteriormente.
Importar sólo los turnos publicados: Activado por defecto y recomendado. Si se activa, los turnos no publicados (borradores) no se importarán desde Quinyx.
Nota
Una vez configurados todos los ajustes necesarios de la ubicación de la clínica, seleccione Guardar ajustes principales y Guardar subconjuntos. La integración ya está lista para ser probada.
Aquí se sugiere un sencillo flujo de trabajo de prueba. Tenga en cuenta que el escenario de configuración real suele implicar un periodo de fecha de importación más amplio, así que asegúrese de reconfigurarlo antes del uso real.
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Cree un usuario de prueba tanto en Provet Cloud como en Quinyx y vincúlelo con el número de placa como se ha descrito anteriormente.
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En el portal HR Gateway, establezca la ubicación de la clínica Tipo de periodo de importación en "Fechas fijas" y establezca que las fechas de inicio y fin sean el mismo día, algún día del futuro de libre elección. Recuerde Guardar la configuración principal.
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Planifique un turno para el usuario de prueba en Quinyx para la fecha seleccionada. La estructura del turno debe seguir los requisitos mencionados a continuación.
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Publique el horario del usuario de prueba en Quinyx. NOTA: Al publicar, puede establecer la fecha de publicación - nunca debe ponerse en el pasado.
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En el Portal, seleccione Importar turnos manualmente en los ajustes de ubicación de la clínica. Se producirá un breve proceso de carga.
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El turno importado debería aparecer ahora en Provet Cloud. Compruebe que el tipo de turno es correcto para verificar que la asignación se ha realizado correctamente.
Nota
Al publicar turnos en Quinyx, la fecha de publicación nunca debe situarse en el pasado.
Si esta prueba inicial tiene éxito, se recomienda aumentar gradualmente la complejidad de las pruebas para limar asperezas y llegar al caso de uso real:
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Pruebe todos los tipos de turno con el usuario de prueba.
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Pruebe con usuarios reales, utilizando un escenario real, pero con una configuración de un día como en la prueba inicial.
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Aumente el periodo a una semana y vuelva a realizar la prueba.
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Cambie a la configuración completa y la automatización. Asegúrate de planificar el cambio con suficiente antelación y comunícalo a todos los miembros del personal necesarios.
Tras cualquier cambio en la configuración de la integración, deben realizarse las pruebas oportunas.
Nota
Se puede ver un registro de errores en la página Registro del Portal HR Gateway, en la barra de menú superior, junto a los ajustes. Consulte la sección registro de errores más abajo.
Los turnos que llegan a Provet Cloud a través de la integración son en realidad Tareas bajo los turnos en Quinyx.
En la imagen de abajo, las tareas marcadas con colores verde y rojo se importarían a Provet Cloud como turnos, si el turno Quinyx se mapea adecuadamente. Si el turno Quinyx se deja "vacío" sin tareas, no se importará nada a Provet Cloud.
Se recomienda diseñar en Quinyx los correspondientes tipos de turno para que ya dispongan de las tareas necesarias.
Después de la importación, los turnos resultantes tienen el siguiente aspecto. Observe que el turno "Pausa para comer" no se ha creado porque no estaba asignado.
Si necesita un tipo de turno en el que esté habilitada la funcionalidad de reservas online de Provet Cloud, siga estos pasos:
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En Provet Cloud, asegúrese de que tiene configurado el tipo de turno con la reserva online activada.
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Cree el tipo de turno correspondiente en Quinyx.
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Vaya al portal HR Gateway y abra la configuración de la ubicación de la clínica.
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Asigne los tipos de turno entre sí utilizando la columna Tipo de turno para reservas en línea.
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Seleccione Guardar subconjuntos en la parte inferior de la página.
En algunos casos, es posible que desee decidir regularmente en el lado Quinyx si el turno tiene habilitada la reserva en línea o no. En ese caso, configure el mapeo para que el turno de Provet Cloud se mapee a dos turnos similares de Quinyx dependiendo de la elección de reserva online.
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En Provet Cloud, asegúrese de que tiene configurado el tipo de turno con la reserva online activada.
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En Quinyx, cree dos turnos similares y nómbrelos de forma que pueda reconocer cuál de ellos está destinado a la reserva online. Por ejemplo:
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Día laborable sin reserva en línea
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Jornada
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Vaya al portal HR Gateway y abra la configuración de la ubicación de la clínica.
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Asigna los turnos Quinyx al turno Nube Provet:
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Workday no online booking - Quinyx Tipo de turno columna
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Workday - Tipo de turno para reservas online columna
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Seleccione Guardar subconjuntos en la parte inferior de la página.
Después de la configuración, cuando reserve turnos en Quinyx, seleccione el tipo apropiado para tomar la decisión. Dependiendo de la elección, el turno tendrá habilitada la reserva online en Provet Cloud o no.
NOTA: Después de cualquier cambio en la configuración de la integración, se deben realizar las pruebas apropiadas #UUID-5af587f4-5034-73ae-295c-4b8d62535159_id_4660481394077_id_h_01FZ67KSA00T5DBEQ1NRSP2ZB0 .
Si la ubicación de la clínica utiliza equipos y/o salas, la integración se puede utilizar para seleccionarlos para los turnos de Provet Cloud que se importan. Las salas pueden utilizarse de forma independiente, pero los equipos requieren el uso de salas, ya que son una subunidad de una sala.
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Vaya al portal HR Gateway y abra la configuración de la ubicación de la clínica.
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Habilitar Pabellones y equipos habilitados. Esto también se puede hacer durante la configuración inicial.
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Decida la fuente de información de la sala en Quinyx utilizando el menú Ward source. La opción recomendada es "Campo de sección del turno principal".
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Decida la fuente de información del equipo en Quinyx utilizando el menú Team source. La opción recomendada es 'Campo de categoría del turno principal (tipo de turno)'.
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Seleccione Guardar ajustes principales.
Las fuentes seleccionadas en el paso 1 deben crearse y/o configurarse en Quinyx.
Para configurar el campo de sección de un turno principal (para la fuente ward):
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Vaya a Configuración de la cuenta desde el menú personal en Quinyx.
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Seleccione Gestión de grupos en el panel de menú de la izquierda.
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Seleccione la unidad que necesite en el centro. Se abrirá un panel de configuración.
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Seleccione Añadir secciones en el panel.
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Rellene los campos de la sección con la información de la sala.
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Seleccione Ok para guardar.
Una vez creados los pabellones como secciones, aparecen como opciones en el campo de la Sección del turno principal (imagen inferior).
Para configurar el tipo de turno de un turno principal (para la fuente de equipos ):
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Vaya a Configuración de la cuenta desde el menú personal en Quinyx.
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Vaya a Tipos de cambio en el panel de menú de la izquierda.
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Seleccione Añadir en la parte superior derecha.
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Cree el equipo como un tipo de turno rellenando el campo Nombre y asegurándose de que la duración cubre (hora de inicio y fin) el horario normal de los turnos.
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Seleccione Guardar.
Este paso supone que ya tiene salas y equipos configurados en Provet Cloud según sea necesario.
Cartografía de las salas:
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Vaya a HR Gateway Portal y abra la configuración de la ubicación de la clínica.
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Desplácese hasta la sección Wards mapping.
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Por cada sala Nube de Provet, asigna una sala Quinyx.
Equipos de cartografía.
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Vaya a la sección Asignación de equipos en los ajustes de ubicación de la clínica del portal.
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Para cada equipo Provet Cloud, asigne un tipo (categoría) de turno Quinyx .
Para finalizar, seleccione Guardar subconjuntos en la parte inferior de la página.
Si se configura como se ha descrito anteriormente, ahora se pueden indicar los pabellones y equipos al crear turnos en Quinyx.
Asegúrese de probar la configuración con el usuario de prueba como se ha descrito anteriormente.
En conclusión:
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La propia información del turno procede de las Tareas .
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La información de la sala procede de la sección .
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La información del equipo procede del tipo de cambio .
A veces, los turnos de un empleado ya han sido planificados e importados a Provet Cloud, pero debido a su ausencia, los turnos deben ser actualizados (eliminados).
Marcar una ausencia:
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Asegúrese primero de que las citas relacionadas en el calendario de Provet Cloud se han movido o eliminado.
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Vaya a la página Schedule en Quinyx.
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Busca el turno y selecciónalo.
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Seleccione Más opciones.
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En la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione Añadir ausencia.
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Rellene el formulario de ausencia y seleccione Guardar. El turno pasará a la sección "Turnos no asignados".
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Elimine el turno de la sección 'Turnos no asignados'. Esto es importante porque de lo contrario el turno no se eliminará de Provet Cloud, lo que ocurrirá durante la importación automática o manual.
Siempre que se realicen cambios de configuración en Provet Cloud o Quinyx que tengan efecto sobre turnos, salas o equipos, los cambios deben sincronizarse en el Portal HR Gateway.
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Vaya a Configuración de la organización en el portal HR Gateway.
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Seleccione Sincronizar todos los datos.
Ejemplos de casos en los que es necesaria la sincronización:
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Se crea o edita un tipo de turno en Provet Cloud.
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Se crea una ubicación de clínica en Provet Cloud.
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Se crea o edita una sala en Provet Cloud.
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Un tipo de turno se crea o edita en Quinyx.
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Se crea una unidad en Quinyx.
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Se crea o edita una sección en Quinyx.
Siempre que se realicen cambios en el Portal HR Gateway, los cambios deben guardarse con Guardar ajustes, Guardar ajustes principales y Guardar subconfiguraciones en las páginas respectivas.
Siempre que se realicen cambios en las asignaciones del Portal, deben probarse como se ha descrito anteriormente. Las pruebas pueden ahorrar mucho trabajo, ya que los turnos importados incorrectamente tienen que eliminarse manualmente.
En el portal HR Gateway, hay una pestaña Log en la barra de menú superior que proporciona información detallada sobre los errores de entrada y salida. Las secciones de registro abarcan toda la organización, lo que significa que en ellas se enumeran los errores de todas las ubicaciones clínicas.
Errores de entrada - Errores relacionados con problemas de conexión a Quinyx. Los errores de entrada son raros y normalmente requieren la asistencia del soporte de Provet Cloud.
Errores de salida - Errores relacionados con la importación de turnos a Provet Cloud. Estos son más comunes, relacionados con mapeos incorrectos, números de empleado que faltan y similares.
Cuando se reciben notificaciones de error por correo electrónico, como se ha descrito anteriormente, es aconsejable comprobar primero los registros de errores, especialmente los errores de salida.
El campo de búsqueda en el registro se puede utilizar para filtrar las entradas por:
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Nombre de la clínica
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ID de turno de la base de datos
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Quinyx ID de turno
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Código de error
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ID de persona / Número de empleado
Para ver información detallada sobre un error, seleccione Mostrar mensaje de error.
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