Tilikauden lukitusasetukset ovat käytettävissä sekä organisaation että klinikan sijainnin tasolla. Nämä asetukset on suunniteltu estämään taloudellisten tapahtumien takautuvuus aikaisempiin ajanjaksoihin, joissa talous on jo täsmäytetty, kuten edelliseen kuukauteen tai vuoteen. Kun tilikausi on suljettu, mitään rahoitustapahtumia, kuten laskuja tai maksuja, ei voi päivittää ennen sulkemispäivää. On suositeltavaa, että tilikauden päättäminen otetaan käyttöön parhaana taloushallinnon työnkulun standardina.
Tilikauden lukitus otetaan ensisijaisesti käyttöön ja asetetaan klinikan sijaintitasolla käyttämällä kolmen asetuksen yhdistelmää. Tämä tarkoittaa, että jokainen klinikkapaikka tai klinikkapaikka voi itsenäisesti hallita ja mukauttaa tilikauden sulkemiskäyttäytymistään. Tilikausien lukitusasetukset ovat erityisen hyödyllisiä kuukausittaisten tilinpäätösten automaattisessa lukitsemisessa täsmäytyksen jälkeen.
Kaikki klinikkapaikkatason tilikauden lukitusasetukset löytyvät seuraavasti: Asetukset > klinikkapaikka > klinikkapaikka Asetukset > Katso erityiset asetusten kuvaukset alla.
Tätä ensimmäisen tilikauden päättymisasetusta voidaan käyttää manuaalisesti, tai se päivittyy automaattisesti, kun asetukset 2 ja 3 ovat käytössä. Tämä asetus on päivämääräkenttä, esimerkiksi 03/04/2022. Syötetty päivämäärä on päivämäärä, jota pidemmälle rahoitustapahtumia ei voida siirtää, kun se on käytössä.
Kun tämä asetus on käytössä, asetus 3 tulee käyttöön ja päivittää automaattisesti myös asetuksen 1 päivämäärämerkinnän. Automaattista tilikausien lukitsemista suositellaan parhaana käytäntönä taloudellisen työnkulun standardina. Asetuksen 1 automaattinen päivämäärämerkintä on aina edellisen kuukauden viimeinen päivämäärä.
Viimeinen tilikauden lukitusasetus on käynnistyspäivä, jolloin tilikauden automaattinen päättäminen (asetus 2) päivittää päättymispäivän (asetus 1). Valitun päivämäärän arvon on oltava fyysisesti ajallisesti ohi, jotta se laukeaa. Tämä tarkoittaa, että jos tämän päivän päivämäärä, jolloin tämä asetus on määritelty, on 20. helmikuuta, valitsemalla päivämääräarvoksi "15" käynnistetään automaattinen kauden päättäminen 15. maaliskuuta, jolloin asetuksen 1 tilinpäätöspäivä on 28. helmikuuta. Jos 15:n sijasta valitaan arvo 25, automaattinen jakson päättäminen käynnistyy 25. helmikuuta, koska päivämäärä on vielä käytettävissä tässä kuussa, ja tilinpäätöspäiväksi päivitetään 31. tammikuuta asetusta 1 varten.
On suositeltavaa, että käynnistyspäivä valitaan mahdollisimman aikaisin uudessa kuussa, jolloin myös edellisen kuukauden taloudellisten tietojen täsmäyttämiseen on riittävästi aikaa. Tämä tarkoittaa, että jos kirjanpitohenkilöstö tarvitsee yleensä 10 päivää edellisen kuukauden täsmäytyksen tekemiseen, ei kannata valita päivämäärää aikaisemmaksi kuin 10, mutta ei myöskään kannata valita päivämäärää, kuten 25, joka aiheuttaa tarpeettoman viiveen tilikauden lukitsemisessa, jotta se käynnistyisi siitä, kun talous on täsmäytetty. Vahingossa tapahtuneet rahoitustapahtumat voivat olla taannehtivia täsmäytyksen ja tilikauden lukituksen välisenä aikana, jolloin täsmäytys ei enää ole tasapainossa.
Jos valittua päivämäärää ei ole saatavilla kuluvan kuukauden aikana (29, 30, 31), kuukauden viimeistä saatavilla olevaa päivää käytetään kyseisen kuukauden käynnistyspäivänä.
Tilikauden päättämistä voidaan hallita myös organisaatiotasolta päivittämällä 3 asetusta tarvittaessa manuaalisesti.
Nämä asetukset löytyvät seuraavasti: Asetukset > organisaatio > Katso erityiset asetusten kuvaukset alla.
Tämä ensimmäinen asetus on valinta, joka mahdollistaa näkyvyyden asetuksiin 2 ja 3, ja sen perusteella voidaan valvoa tilikausien lukitusta organisaatiotasolta.
Asetus 2 on päivämäärän syöttökenttä. Tämä asetus on samanlainen kuin asetus 1 klinikan sijaintitasolla, ja se ohjaa päivämäärää, jota ennen rahoitusta ei voi päivätä. Sitä käytetään yhdessä asetuksen 3 kanssa.
Tämä asetus on valintaruutukenttä. Kun valintamerkki on merkitty ja asetukset tallennetaan, edellä esitetyn organisaation asetuksen 2 päivämäärämerkintä ohittaa päivämäärämerkinnän klinikan sijaintitasolla edellä käsitellyssä klinikan sijainnin asetuksen 1 yhteydessä. Tämä on manuaalinen merkintä tilikauden päättymispäivän päivittämiseksi kaikkien toimipaikkojen osalta. Se ei enää käynnistä automaattisia päivityksiä.
Päivitetty
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.