Quinyx on työvoimanhallinta- ja aikataulutusohjelmisto. Provet Cloud integroituu Quinyxiin, joten henkilöstön työvuoroja voidaan hallita Quinyxissä. Integraatio noutaa työvuorot Quinyxistä Provet Cloudiin, mutta työvuorojen hallinta jatkuu Quinyxin puolella. HR Gateway Portal, kolmas Provet Cloud -tiimin kehittämä elementti, jota käytetään Quinyxin ja Provet Cloudin työvuorojen kartoittamiseen keskenään ja integraation hallintaan.
Huomaa
Tässä oppaassa oletetaan, että olet jo saanut Quinyx-tilisi asetukset ja käyttöönoton valmiiksi ja käytät järjestelmää.
-
Ota yhteyttä Quinyxin tukeen ja pyydä Provet Cloud -integraatiota varten tarvittava root-yksikön API-avain.
-
Välitä avain edelleen Provet Cloud -yhteyshenkilöllesi.
-
Yhteyshenkilö tekee tarvittavat muutokset ja palauttaa sinulle HR Gateway Portal -portaalin osoitteen (URL) ja kirjautumistiedot. Tarvitset näitä seuraavissa vaiheissa.
Jotta integraatio toimisi, sinun on saatava Provet Cloudin työntekijänumerot vastaamaan Quinyxin virkamerkkien numeroita.
Jokaiselle työntekijälle, jonka on oltava mukana:
-
Siirry Quinyxin sivulle People.
-
Etsi haluttu työntekijä.
-
Etsi Badge-numero.
-
Siirry Provet Cloudissa kohtaan Asetukset > Käyttäjät.
-
Muokkaa vastaavaa käyttäjää Provet Cloudissa ja lisää virkamerkin numero kenttään Työntekijän numero.
Kun muokkaat tai poistat vuoroja Quinyxistä, myös vastaava vuoro Provet Cloudin puolella päivitetään tai poistetaan. Kyseisessä vuorossa voi olla jo joitakin tapaamisia, ja orpoja tapaamisia voi tapahtua, kun tätä ei ole rajoitettu. Rajoituksen myötä vastaava virhe ilmestyy HR Gateway Portal Log -sivulle (kuvattu alla).
Tätä rajoitusta varten käyttäjien on muokattava profiilejaan Provet Cloudissa:
-
Siirry Provet Cloudin oikeasta ylävalikosta osoitteeseen Käyttäjäprofiili.
-
Avaa profiili muokkausta varten.
-
Rastita vaihtoehto Ei aikataulutusta työvuorojen ulkopuolella.
-
Tallenna.
Tästä vaiheesta eteenpäin tarvitset pääsyn HR Gateway Portal -portaaliin vaiheessa 1 mainitulla URL-osoitteella. Kun olet kirjautunut sisään, sinut ohjataan automaattisesti organisaation asetuksiin. Jos näin ei tapahdu, siirry HR Gateway Portalissa kohtaan Asetukset > Organisaatio.
Määritä seuraavat asetukset. Huomaa, että Provet Cloud -yhteyshenkilösi saattaa olla jo määrittänyt joitakin asetuksia - jätä ne siinä tapauksessa ennalleen. Jotkin asetukset voivat myös olla vain lukuasetuksina, mikä on normaalia.
Integrointi mahdollistetaan: Tämän on oltava valittuna, jotta integraatio toimii.
Ilmoituksen vastaanottajan sähköpostit: Valitse sähköpostit, joille tulee lähettää ilmoitukset Provet Cloudin tapaamisiin ja työvuoroihin liittyvistä virheistä. Tämä on organisaatiokohtainen, mikä tarkoittaa, että jos missä tahansa klinikkasi toimipisteessä tapahtuu virhe, vastaanottajat saavat siitä sähköpostin.
HUOMAUTUS: Jos kyseessä on virhe, siihen liittyvää toimenpidettä ei suoriteta.
Aikavyöhyke: Quinyxin, HR Gateway Portal -portaalin ja Provet Cloudin aikavyöhykkeen on vastattava toisiaan.
Tuontiväli: Asettaa automaattisen työvuoron tuonnin tiheyden päivässä. Ehdotettu oletusarvo on "Joka 24. tunti", jolloin tuonti suoritetaan automaattisesti kerran päivässä keskiyöllä. Käytettävissä on myös "Manuaalinen" -vaihtoehto. Tuonti ei tällöin tapahdu automaattisesti, vaan se on tehtävä manuaalisesti HR Gateway Portal -portaalin klinikkapaikan asetuksista.
Syöttöjärjestelmän URL-osoite: Pakollinen, yleensä Provet Cloud -yhteyshenkilö määrittää sen.
Syötä järjestelmän API-avain: Pakollinen, yleensä Provet Cloud -yhteyshenkilö määrittää sen.
Tulostusjärjestelmän URL-osoite: Pakollinen, yleensä Provet Cloud -yhteyshenkilö määrittää sen.
Tulostusjärjestelmän API-avain: Pakollinen, yleensä Provet Cloud -yhteyshenkilö määrittää sen.
Viimeistellä:
-
Valitse Tallenna asetukset.
-
Valitse Synkronoi kaikki tiedot.
Huomaa
Synkronointipainike ei ole näkyvissä, ellei kaikkia pakollisia kenttiä ole täytetty.
Synkronoinnin jälkeen klinikkasi sijaintien pitäisi näkyä vasemmassa valikossa. Valitse klinikkapaikka vasemmanpuoleisesta valikosta ja määritä seuraavat tarvittavat asetukset. Huomautus: Määritä kaikki tarvittavat asetukset ennen kuin otat integraation käyttöön.
-
Quinyx-klinikan sijainnit: Valitse Quinyxin klinikkapaikka, jonka haluat yhdistää valitun Provet Cloud -klinikkapaikan kanssa.
-
Valitse Tallenna pääasetukset.
-
Vaihtotyyppikartoitus: Kartoita Quinyx-vuorot Provet Cloudin vuorotyyppeihin, jotka näkyvät vasemmalla. Quinyxin ja Provet Cloudin vuorojen nimien ei tarvitse olla samat.
-
Jos työvuoron pitäisi sallia verkkovaraukset, kartoita se sarakkeessa "Vuoron tyyppi verkkovarauksia varten".
-
Jos vuoro on tavallinen vuoro, kartoita se käyttämällä saraketta "Quinyx Shift type".
-
-
Valitse sivun alareunasta Save subsettings.
-
Tuontijakson tyyppi: Valitse joko kiinteät päivämäärät tai kiinteä pituus.
-
Kiinteät päivämäärät - Työvuorot tuodaan valitulta päivämääräväliltä. Kun teet alustavia testejä (kuvattu jäljempänä), on suositeltavaa käyttää tätä vaihtoehtoa, kun päivämääräväli on yksi päivä. Molemmat päivät otetaan mukaan. Huomaa, että tuonti tehdään vain tuleville päivämäärille.
-
Kiinteä pituus - Määritä kesto, joka alkaa nykyisestä päivämäärästä. Keston sisällä olevat vuorot tuodaan.
-
-
Integrointi mahdollistetaan: Ota integraatio käyttöön valitsemalla vastaava asetus sivun yläosassa.
-
Valitse Tallenna pääasetukset.
Ilmoituksen vastaanottajan sähköpostit: Samoin kuin organisaation asetus, tämä asetus mahdollistaa virheilmoitusten lähettämisen valittuihin sähköposteihin, mutta tässä tapauksessa vain valitun klinikan sijaintipaikassa tapahtuvista virheistä.
Osastot ja tiimit mahdollistivat: Mahdollistaa osasto- ja tiimitietojen kartoittamisen ja tuonnin ja ottaa käyttöön vaihtoehdot Osastojen kartoitus ja Tiimien kartoitus.
Käytössä olevan lähtö- ja saapumisajan kesto: Mahdollistaa vuorojen jakamisen pienempiin, samankokoisiin lohkoihin, kun ne tuodaan Provet Cloudiin. Vaikuttaa samalla tavalla kuin Provet Cloud -kalenterin 'Ajanjakson kesto' -valintaruutu. Huomaa, että aikavälien kestot on myös kartoitettava asetussivun alareunassa, jos ne ovat käytössä.
Kalenterin aukkokoko: Käytetään yhdessä edellä mainitun kestoasetuksen kanssa.
Tuo vain julkaistuja vuoroja: Käytössä oletusarvoisesti ja suositellaan. Jos se on käytössä, julkaisemattomia (luonnosvaihtoehtoja) ei tuoda Quinyxistä.
Huomaa
Kun kaikki tarvittavat klinikan sijaintiasetukset on määritetty, valitse Tallenna pääasetukset ja Tallenna osa-asetukset. Integraatio on nyt valmis testausta varten.
Tässä ehdotetaan yksinkertaista testauksen työnkulkua. Huomaa, että oikeassa asennusskenaariossa on yleensä laajempi tuontipäivämääräjakso, joten varmista, että määritykset tehdään uudelleen ennen todellista käyttöä.
-
Luo testikäyttäjä sekä Provet Cloudissa että Quinyxissä ja yhdistä hänet tunnistenumeroon edellä kuvatulla tavalla.
-
Aseta HR Gateway -portaalissa klinikan sijainnin Import period type arvoksi "Fixed dates" (Kiinteät päivämäärät) ja aseta alku- ja loppupäiväksi sama päivä, jokin vapaasti valittavissa oleva päivä tulevaisuudessa. Muista Tallenna tärkeimmät asetukset.
-
Suunnittele testikäyttäjän työvuoro Quinyxissä valitulle päivälle. Työvuoron rakenteen on noudatettava alla mainittuja vaatimuksia #UUID-5af587f4-5034-73ae-295c-4b8d62535159_id_4660481394077_id_h_01FZ6BKAJ15TZC28APWE3CKNWW .
-
Julkaise testikäyttäjän aikataulu Quinyxissä. HUOMAUTUS: Julkaisun yhteydessä voit asettaa julkaisupäivän - sitä ei saa koskaan laittaa menneisyyteen.
-
Valitse portaalissa Manually import shifts klinikan sijaintiasetuksista. Lyhyt latausprosessi käynnistyy.
-
Tuodun siirtymän pitäisi nyt näkyä Provet Cloudissa. Tarkista, että työvuoron tyyppi on oikea, jotta voit varmistaa, että kartoitus on tehty oikein.
Huomaa
Kun julkaiset vuoroja Quinyxissä, julkaisupäivää ei saa koskaan siirtää menneisyyteen.
Jos tämä ensimmäinen testi onnistuu, on suositeltavaa lisätä vähitellen testauksen monimutkaisuutta, jotta mahdolliset ongelmat saadaan korjattua ja päästään todelliseen käyttötapaukseen:
-
Testaa kaikki vuorotyypit testikäyttäjällä.
-
Testaa oikeilla käyttäjillä käyttäen todellista skenaariota, mutta yhden päivän asennusta, kuten alkuperäisessä testissä.
-
Pidennä ajanjaksoa yhteen viikkoon ja testaa uudelleen.
-
Siirry täyteen asetukseen ja automaatioon. Varmista, että suunnittelet siirtymisen hyvissä ajoin ja ilmoitat siitä kaikille tarvittaville henkilöstön jäsenille.
Asianmukainen testaus on suoritettava kaikkien integraatioasetuksiin tehtyjen muutosten jälkeen.
Huomaa
Virheloki on nähtävissä HR Gateway -portaalin Loki-sivulla, ylävalikkopalkissa, asetusten vieressä. Katso virhelokin kohta alla.
Vuorot, jotka saapuvat Provet Cloudiin integraation kautta, ovat itse asiassa Tehtävät Quinyxin vuorojen alla.
Alla olevassa kuvassa vihreällä ja punaisella värillä merkityt tehtävät tuotaisiin Provet Cloudiin vuoroina, jos Quinyx-vuoro on asianmukaisesti kuvattu. Jos Quinyx-vuoro jätetään "tyhjäksi" ilman tehtäviä, mitään ei tuoda Provet Cloudiin.
On suositeltavaa, että asianomaiset vuorotyypit suunnitellaan Quinyxissä niin, että niillä on jo valmiiksi tarvittavat tehtävät.
Tuonnin jälkeen tuloksena olevat siirtymät näyttävät seuraavalta. Huomaa, että "Lounastauko"-vuoroa ei luotu, koska sitä ei ollut kartoitettu.
Jos tarvitset työvuorotyyppiä, jossa Provet Cloudin online-varaustoiminto on käytössä, toimi seuraavasti:
-
Varmista Provet Cloudissa, että työvuorotyyppi on määritetty siten, että online-varaukset ovat käytössä.
-
Luo Quinyxiin vastaava siirtotyyppi.
-
Siirry HR Gateway -portaaliin ja avaa klinikan sijaintiasetukset.
-
Yhdistä työvuorotyypit toisiinsa Shift type for online booking -sarakkeen avulla.
-
Valitse sivun alareunasta Save subsettings.
Joissain tapauksissa haluat ehkä säännöllisesti päättää Quinyxin puolella, onko vuoron online-varaaminen käytössä vai ei. Tässä tapauksessa määritä kartoitus siten, että Provet Cloud -vuoro kartoitetaan kahteen samanlaiseen Quinyx-vuoroon online-varauksen valinnasta riippuen.
-
Varmista Provet Cloudissa, että työvuorotyyppi on määritetty siten, että online-varaukset ovat käytössä.
-
Luo Quinyxissä kaksi samankaltaista vuoroa ja nimeä ne niin, että tunnistat, mikä niistä on tarkoitettu verkkovaraukseen. Esim:
-
Työpäivä ei online-varausta
-
Työpäivä
-
-
Siirry HR Gateway -portaaliin ja avaa klinikan sijaintiasetukset.
-
Kohdista Quinyx-vuorot Provet Cloud -vuoroon:
-
Workday no online booking - Quinyx Työvuorotyyppi sarake
-
Workday - Työvuorotyyppi online-varausta varten sarake.
-
-
Valitse sivun alareunasta Save subsettings.
Kun varaat vuoroja Quinyxissä, valitse päätöksen tekemistä varten sopiva tyyppi. Valinnasta riippuen työvuoron online-varaaminen on käytössä Provet Cloudissa tai ei.
HUOMAUTUS: Asianmukainen testaus on suoritettava kaikkien integrointiasetuksiin tehtyjen muutosten jälkeen.
Jos klinikkapaikassa käytetään tiimejä ja/tai osastoja, integraation avulla ne voidaan valita tuotaviin Provet Cloud -työvuoroihin. Osastoja voidaan käyttää itsenäisesti, mutta tiimit edellyttävät osastojen käyttöä, koska ne ovat osaston alayksikkö.
-
Siirry HR Gateway -portaaliin ja avaa klinikan sijaintiasetukset.
-
Ota käyttöön Osastot ja tiimit käytössä. Tämä voidaan tehdä myös alkuasetusten yhteydessä.
-
Päätä Quinyxissä osastotietojen lähde käyttämällä Ward source -valikkoa. Suositeltava vaihtoehto on "Main shift's section field".
-
Päätä ryhmän tietolähde Quinyxissä käyttämällä Team source -valikkoa. Suositeltava vaihtoehto on "Päävuoron luokkakenttä (vuoron tyyppi)".
-
Valitse Tallenna pääasetukset.
Vaiheessa 1 valitut lähteet on luotava ja/tai määritettävä Quinyxissä.
Pääsiirtymän jaksokentän määrittäminen ( osastolähdettä varten):
-
Siirry Quinyxin henkilökohtaisesta valikosta osoitteeseen Tilin asetukset.
-
Valitse vasemmasta valikkoruudusta Ryhmien hallinta.
-
Valitse tarvittava yksikkö keskeltä. Määrityspaneeli avautuu.
-
Valitse paneelista Add sections.
-
Täytä osion kentät osastoa koskevilla tiedoilla.
-
Valitse Ok tallentaaksesi.
Kun osastot on luotu osastoina, ne näkyvät vaihtoehtona päävuoron Section -kentässä (kuva alla).
Päävuoron työvuorotyypin määrittäminen ( tiimilähteessä):
-
Siirry Quinyxin henkilökohtaisesta valikosta osoitteeseen Tilin asetukset.
-
Siirry vasemmanpuoleisen valikkopaneelin osoitteeseen Shift types.
-
Valitse oikeasta yläkulmasta Add.
-
Luo tiimi työvuorotyypiksi täyttämällä Nimi -kenttä ja varmistamalla, että kesto kattaa (alku- ja loppuaika) työvuorojen normaalin aikataulun.
-
Valitse Tallenna.
Tässä vaiheessa oletetaan, että osastot ja tiimit on jo määritetty Provet Cloudissa tarpeen mukaan.
Osastojen kartoitus:
-
Siirry HR Gateway Portal -portaaliin ja avaa klinikan sijaintiasetukset.
-
Siirry alaspäin Wards mapping -osioon.
-
Kartoita kutakin Provet Cloud -osastoa varten Quinyx-osasto.
Kartoitusryhmät.
-
Siirry portaalin klinikkapaikan asetuksissa kohtaan Teams mapping.
-
Kartoita jokaiselle Provet Cloud -tiimille Quinyx Shift -tyyppi (luokka).
Viimeistele se valitsemalla sivun alareunassa Save subsettings.
Jos osastot ja tiimit on määritetty edellä kuvatulla tavalla, ne voidaan nyt ilmoittaa, kun Quinyxissä luodaan työvuoroja.
Muista testata asetukset testikäyttäjällä edellä kuvatulla tavalla.
Yhteenvetona:
-
Itse siirto tiedot tulevat Tehtävät.
-
Tiedot osastosta ovat peräisin kohdasta.
-
tiimin tiedot tulevat Shift-tyypistä.
Joskus työntekijän työvuorot on jo suunniteltu ja tuotu Provet Cloudiin, mutta hänen poissaolonsa vuoksi työvuorot on päivitettävä (poistettava).
Poissaolon merkitseminen:
-
Varmista ensin, että Provet Cloud -kalenterissa olevat asiaan liittyvät tapaamiset on siirretty tai poistettu.
-
Siirry Quinyxissä osoitteeseen Schedule.
-
Etsi shift ja valitse se.
-
Valitse Lisää vaihtoehtoja.
-
Valitse dialogin alareunassa Add absence.
-
Täytä poissaololomake ja valitse Tallenna. Työvuoro siirretään "Myöntämättömät työvuorot" -osioon.
-
Poista työvuoro kohdasta "Myöntämättömät työvuorot". Tämä on tärkeää, koska muuten vuoroa ei poisteta Provet Cloudista, mikä tapahtuu automaattisen tai manuaalisen tuonnin aikana.
Kun Provet Cloudissa tai Quinyxissä tehdään kokoonpanomuutoksia, jotka vaikuttavat työvuoroihin, osastoihin tai tiimeihin, muutokset on synkronoitava HR Gateway Portalissa.
-
Siirry HR Gateway -portaalin Organisaatioasetukset -osioon.
-
Valitse Synkronoi kaikki tiedot.
Esimerkkejä tapauksista, joissa tarvitaan synkronointia:
-
Työvuorotyyppi luodaan tai sitä muokataan Provet Cloudissa.
-
Provet Cloudiin luodaan klinikkapaikka.
-
Osasto luodaan tai sitä muokataan Provet Cloudissa.
-
Vuorotyyppi luodaan tai muokataan Quinyxissä.
-
Yksikkö luodaan Quinyxissä.
-
Osio luodaan tai muokataan Quinyxissä.
Kun HR Gateway -portaalissa tehdään muutoksia, muutokset on aina tallennettava vastaavilla sivuilla Tallenna asetukset, Tallenna pääasetukset ja Tallenna ala-asetukset.
Aina kun portaalin kartoituksiin tehdään muutoksia, ne on testattava edellä kuvatulla tavalla. Testaus voi säästää paljon työtä, koska virheellisesti tuodut vuorot on poistettava manuaalisesti.
HR Gateway -portaalissa on ylävalikkopalkissa Log -välilehti, jossa on yksityiskohtaisia tietoja syöttö- ja tulostusvirheistä. Loki-osiot ovat koko organisaation laajuisia, eli niissä luetellaan kaikkien klinikoiden virheet.
Syöttövirheet - Virheet, jotka liittyvät ongelmiin, jotka liittyvät yhteyden muodostamiseen Quinyxiin. Syöttövirheet ovat harvinaisia, ja ne vaativat yleensä Provet Cloud -tuen apua.
Tulostusvirheet - Virheet, jotka liittyvät siirtymän tuomiseen Provet Cloudiin. Nämä ovat yleisempiä, liittyvät virheellisiin yhdistelmiin, puuttuviin työntekijänumeroihin ja vastaaviin.
Kun ihmiset saavat virheilmoituksia sähköpostitse osoitteeseen , kuten edellä on kuvattu, on suositeltavaa tarkistaa ensin virhelokit, erityisesti tulostusvirheet.
Lokin hakukenttää voidaan käyttää merkintöjen suodattamiseen:
-
Toimipisteen nimi
-
Tietokannan vuoron tunnus
-
Quinyx shift ID
-
Virhekoodi
-
Henkilötunnus / työntekijän numero
Jos haluat nähdä yksityiskohtaisia tietoja virheestä, valitse Näytä virheilmoitus.
Päivitetty
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.