Mitä ovat hyvityslaskut ja milloin niitä tarvitaan?

Hyvityslaskut ovat kaupallisia asiakirjoja, jotka myyjä (yrityksesi) myöntää ostajalle (eläimen omistajalle). Hyvityslaskuja käytetään, kun myyntiprosessi on valmis ja lasku on viimeistelty Provet Cloudissa, mutta lasku vaatii korjauksia. Näin voi käydä esimerkiksi, jos asiakas palauttaa tuotteen tai tuote on veloitettu väärin.

Hyvät kirjanpidonkäytännöt eivät salli viimeisteltyjen laskujen muokkaamista tai poistamista. Hyvityslasku on sen vuoksi luotava aina, kun viimeistelty lasku kaipaa korjausta – myös silloin, kun virhe huomataan ennen kuin asiakas on maksanut tai maksusuorituksia on kirjattu laskulle. Yhtä lailla, jos viimeistelyssä hyvityslaskussa on virhe, on luotava toinen hyvityslasku virheen korjaamiseksi.

Provet Cloudin hyvityslaskut näyttävät tavallisilta laskuilta, mutta ne on aina linkitetty alkuperäiseen laskuun tai toiseen hyvityslaskuun.

Huom. hyvityslaskua ei ole mahdollista luoda laskusta, joka on osa koontilaskua. Maksamattomat koontilaskut voidaan kuitenkin purkaa, jonka jälkeen hyvityslasku voidaan luoda normaalisti alkuperäisestä laskusta. Myöskään laskusta, johon liittyy vakuutuskorvaushakemus, ei ole suositeltavaa luoda hyvityslaskua (vaikka ohjelma periaatteessa sen salliikin). Mikäli sinun tarvitsee hyvittää lasku, johon liittyy vakuutuskorvaus, otathan yhteyttä Provet Cloud asiakastukeen.

Provet Cloud -hyvitysvaihtoehdot

Avaa hyvityslaskun valintaikkuna Provet Cloudissa valitsemalla Hyvityslasku-painike sivun alareunassa viimeistelyllä laskulla. Käytettävissä olevat vaihtoehdot riippuvat toimipiste- ja käyttäjäoikeusasetuksista.

Hyvitä koko lasku

Käyttämällä Hyvitä koko lasku -vaihtoehtoa, voit palauttaa ja hyvittää koko laskun esimerkiksi silloin, jos asiakas haluaa palauttaa kaikki laskun tuotteet tai lasku on poistettava kokonaan. Hyvitysprosessi vaihtelee riippuen siitä, onko laskulle jo lisätty maksuja vai onko lasku viimeistelty, mutta maksuja ei ole vielä lisätty.

Osittainen hyvitys

Käyttämällä Hyvitä laskusta vain osa -vaihtoehtoa, voit hyvittää ja palauttaa yhden tai useamman valitun tuotteen. Joskus tuote voidaan palauttaa myös osittain, esimerkiksi jos haluat hyvittää osan toimenpiteen kustannuksista asiakkaalle. Voit myös korvata hyvitetyt tuotteet muilla tuotteilla.

Hyvitä koko lasku ja luo uusi lasku

Käytä Hyvitä koko lasku ja luo uusi lasku luonnoksena -vaihtoehtoa, kun on tarpeen hyvittää lasku ja luoda uusi laskuluonnos, johon tehdä laskuun liittyvät suuremmat muutokset. Tätä vaihtoehtoa voidaan käyttää esimerkiksi silloin, jos asiakas on maksanut laskun omilla tiedoillaan, mutta haluaakin laskun osoitettavan yritykselleen. Toiminto hyvittää alkuperäisen laskun kokonaan ja luo uuden laskuluonnoksen, jolle tiedot voidaan korjata.

Maksujen peruuttaminen tai korjaaminen

Käyttämällä Oikeat maksutavat -vaihtoehtoa, voit peruuttaa tai korjata virheellisen maksusuorituksen. Tätä voi tarvita esimerkiksi, jos asiakas on maksanut käteisellä, mutta maksusuoritus on vahingossa merkitty laskulle korttimaksuna. Vaihtoehto korjaa maksutavan, mutta ei luo uutta hyvityslaskua.

Voit myös peruuttaa ja korjata maksuja suoraan laskusivulta, jos toiminnot on otettu käyttöön toimipisteen asetuksista ja sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet. Mikäli maksujen peruutus -toiminnot eivät ole käytössä, käytä Oikeat maksutavat -vaihtoehtoa maksutavan korjaamiseen.

Huomaa, että jos käytössä on integroidut maksupäätteet, voit peruuttaa maksun ainoastaan suoraan alkuperäisen laskun sivulta.

Maksun palautus integroidulla korttimaksupäätteellä

Korttimaksupäätteen integroinnista ja asetuksista riippuen, maksun palautus voi olla mahdollista suoraan korttimaksupäätteellä. Toisinaan palautus maksupäätteellä ei kuitenkaan ole mahdollista, ja tarvitset toisen maksutavan palautusta varten (esim. palautus tilisiirtona asiakkaalle).

Katso ohjeet Provet Paylla suoritettujen maksujen palautukseen: Maksut ja palautukset.