Panoramica della fatturazione e dei pagamenti

Panoramica su fatturazione e pagamenti

Finalizzazione delle fatture e aggiunta di pagamenti

A seconda del flusso di lavoro e delle impostazioni della sede della clinica, la finalizzazione di una fattura e l'aggiunta del pagamento possono avvenire in un'unica fase o in due fasi separate.

Nel flusso di lavoro in un'unica fase di #UUID-10663032-4ad6-2398-38fd-d72e6b877106 , è possibile finalizzare la fattura e aggiungere il pagamento allo stesso tempo, ad esempio quando un cliente paga la fattura subito dopo la visita di consulenza prima di lasciare la clinica.

Se si concorda con un cliente di ricevere il pagamento in un secondo momento, si segue il flusso di lavoro in due fasi #UUID-3aba7ce7-6b01-d50b-fb0c-b0f8e1f79115 , finalizzando prima la fattura e aggiungendo il pagamento in un secondo momento.

Se la vostra clinica utilizza Nordhealth Pay o l'integrazione Gravity Payments, consultate Nordhealth Pay o Gravity Payments per l'elaborazione di fatture e pagamenti.

Annullamento e correzione dei pagamenti

Se, ad esempio, un cliente ha pagato in contanti, ma il pagamento è stato accidentalmente aggiunto come pagamento con carta, è possibile annullare il pagamento o modificare il metodo di pagamento errato. L'annullamento dei pagamenti e la correzione dei metodi di pagamento sono possibili se sono stati abilitati nelle impostazioni della sede della clinica e se si dispone dei diritti utente necessari.

È possibile annullare e correggere i pagamenti direttamente dalla pagina della fattura o utilizzando l'opzione Correggi i metodi di pagamento nota di credito. Si noti che con i pagamenti tramite terminale integrato, l'opzione Correggere i metodi di pagamento non è disponibile, ma è possibile annullare un pagamento direttamente dalla pagina della fattura.

Se la clinica non ha abilitato l'annullamento dei pagamenti, è comunque possibile modificare il metodo di pagamento utilizzando l'altra funzione di nota di credito, se necessario. Per ulteriori informazioni sulle diverse opzioni di nota di credito disponibili in Provet Cloud, consultare Panoramica delle note di credito.

Counter Sales

Accredito e rimborso

Le note di credito, note anche come note di credito o fatture di credito, sono documenti commerciali emessi dal venditore (la vostra azienda) all'acquirente (proprietario dell'animale). Le note di credito vengono utilizzate quando una vendita è stata completata e una fattura è stata finalizzata in Provet Cloud, ma la fattura necessita di correzioni. Ciò può accadere, ad esempio, se un cliente restituisce un prodotto o se un articolo è stato addebitato in modo errato.

Le buone pratiche contabili non consentono di modificare o cancellare le fatture finalizzate. Pertanto, è sempre necessario creare una nota di credito quando una fattura finalizzata necessita di una correzione, anche se ci si accorge dell'errore prima che il cliente abbia pagato e non si è ancora aggiunto alcun pagamento alla fattura. Allo stesso modo, se c'è un errore in una nota di credito finalizzata, è necessario creare un'altra nota di credito per correggere l'errore.

In Provet Cloud, le note di credito hanno un aspetto simile alle normali fatture, ma sono sempre collegate a una normale fattura o a un'altra nota di credito.

Pagamenti anticipati dei clienti

I saldi di pagamento anticipato sui conti dei clienti sono l'equivalente di un deposito o di un credito disponibile per l'utilizzo a fronte di futuri saldi dovuti. Gli importi dei pagamenti anticipati possono essere aggiunti manualmente al conto del cliente o trasferiti da una nota di credito. Le funzioni di pagamento anticipato sono disponibili se abilitate nelle impostazioni della sede della clinica.

Se l'integrazione Gravity Payments è utilizzata nel vostro Provet Cloud (disponibile solo negli Stati Uniti), potete anche aggiungere e rimborsare pagamenti anticipati (depositi) attraverso l'integrazione Gravity Payments.