Flusso di lavoro e stati delle visite di consultazione

Il processo di consultazione è il flusso di lavoro principale in cui i medici veterinari incontrano clienti e pazienti. Provet Cloud copre l'intero flusso di lavoro della visita di consultazione, dalla programmazione dell'appuntamento alla consultazione, alla fatturazione e ai pagamenti. Le icone e l'evidenziazione dei colori nell'interfaccia utente di Provet Cloud consentono di seguire facilmente lo stato della visita di consultazione.

Le sezioni seguenti forniscono una panoramica delle fasi del flusso di lavoro della visita di consultazione e dei relativi stati. Per ulteriori informazioni su ciascuna fase, consultare i link nelle sezioni.

Quando viene prenotato un nuovo appuntamento ??? , l'appuntamento inizia nello stato "In arrivo". I prossimi appuntamenti sono visualizzati in grigio nel calendario degli appuntamenti. Nel cruscotto, sono visualizzati nella sezione Appuntamenti programmati con un'etichetta di stato grigia.

Se un cliente salta o cancella un appuntamento programmato e l'appuntamento viene contrassegnato manualmente come no-show o cancellato, lo stato dell'appuntamento cambia in "No show". Gli appuntamenti non presentati vengono visualizzati in bianco nel calendario degli appuntamenti e con un'etichetta di stato grigia sul cruscotto. Gli appuntamenti cancellati vengono visualizzati in grigio sul cruscotto e rimossi dal calendario degli appuntamenti.

Se un appuntamento mancato non viene contrassegnato manualmente come no-show o cancellato, lo stato dell'appuntamento passa automaticamente a "Superato" dopo l'orario di inizio dell'appuntamento. Gli appuntamenti superati vengono visualizzati in giallo nel calendario degli appuntamenti e con un'etichetta di stato gialla sul cruscotto.

I prossimi appuntamenti possono essere contrassegnati manualmente come confermati. Gli appuntamenti confermati vengono visualizzati nel calendario degli appuntamenti con il testo "Confermato" nello slot del calendario.

Una volta che il cliente e il paziente sono arrivati in clinica, l'appuntamento può essere aggiornato da a "Segnato come arrivato". Si tratta di una fase facoltativa, utilizzata in genere quando un addetto alla reception gestisce le ammissioni prima che il veterinario inizi il consulto. Quando il veterinario gestisce il processo di ammissione e inizia direttamente la consultazione, il passaggio "segna come arrivato" può essere saltato.

Nel calendario degli appuntamenti, gli appuntamenti contrassegnati come arrivati sono visualizzati in viola. Nel cruscotto, sono visualizzati nella sezione Consultazioni recenti con un'etichetta di stato viola.

Quando la visita di consultazione inizia, lo stato dell'appuntamento viene aggiornato a "Consultazione". Durante il consulto, vengono eseguiti trattamenti veterinari o diagnostici e nella pagina del consulto vengono aggiunte note cliniche, costi del trattamento, istruzioni per la dimissione e altre informazioni. Lo stato dell'appuntamento viene aggiornato automaticamente quando l'utente inizia ad aggiungere informazioni nella pagina di consultazione, ma lo stato può essere aggiornato anche manualmente.

Nel calendario degli appuntamenti, i consulti in corso sono visualizzati in blu. Nel cruscotto, sono visualizzate nella sezione Consultazioni recenti con un'etichetta di stato blu.

Quando la consultazione e i trattamenti sono completati, lo stato dell'appuntamento può essere aggiornato da a "In attesa di dimissione". Questa fase è facoltativa, a seconda del processo dell'organizzazione e delle impostazioni della sede della clinica. Durante questa fase, il personale della clinica rivede le istruzioni per la dimissione e discute con il cliente i farmaci da portare a casa. Quindi trasferisce il cliente e il paziente alla reception per completare la fatturazione.

È anche possibile passare dallo stato "Consultazione" direttamente alla fatturazione e al pagamento, oppure utilizzare un ulteriore stato "Fatturazione" dopo "Attesa di scarico".

Nel calendario degli appuntamenti, le consultazioni in attesa di dimissione sono visualizzate in colore verde. Sul cruscotto, sono visualizzati nella sezione Consultazioni recenti con un'etichetta di stato blu.

A seconda delle impostazioni del processo e della sede della clinica, dopo "Attesa di dimissione" può essere utilizzato un ulteriore stato "Fatturazione". Durante questa fase, la bozza di fattura e tutti gli addebiti vengono esaminati per verificarne l'accuratezza e la completezza. Inoltre, è possibile aggiungere eventuali voci di vendita finale.

Nel calendario degli appuntamenti, i consulti in fase di fatturazione sono visualizzati in colore verde acqua. Nel cruscotto, sono visualizzate nella sezione Consultazioni recenti con un'etichetta di stato blu.

A seconda delle impostazioni della sede della clinica, la fatturazione e il pagamento possono essere completati in un'unica fase o separatamente in due fasi.

Nel flusso di lavoro in due fasi per la fatturazione e il pagamento, lo stato dell'appuntamento viene aggiornato da a "Dimesso" quando la fattura viene finalizzata. In questa fase, il paziente è stato dimesso dalla visita e la fattura è stata finalizzata, ma i pagamenti non sono ancora stati ricevuti. Se la finalizzazione della fattura e l'aggiunta del pagamento vengono effettuate in un'unica fase, lo stato della consultazione viene aggiornato direttamente a "Fattura pagata".

Nel calendario degli appuntamenti, i consulti dimessi sono visualizzati in verde. Sul cruscotto, sono visualizzate nella sezione Consultazioni recenti con un'etichetta di stato verde.

Quando i pagamenti delle fatture sono stati aggiunti, lo stato dell'appuntamento passa a "Fattura pagata" e il flusso di lavoro è completo.

Nel calendario degli appuntamenti, le consultazioni completate sono visualizzate in verde. Nel cruscotto, sono visualizzate nella sezione Consultazioni recenti con un'etichetta di stato verde.