È possibile creare e programmare turni per il personale, per designare la disponibilità o l'indisponibilità dello stesso. I tipi di turni del personale possono essere creati e personalizzati secondo le necessità. L'uso dei turni è consigliato per una migliore programmazione degli appuntamenti.
La funzionalità dei turni è una caratteristica standard di Provet Cloud. Le seguenti impostazioni influiscono sulla programmazione dei turni e devono essere esaminate prima di creare i turni.
I tipi di turno definiscono la natura del turno programmato e se questo turno del personale è disponibile per la prenotazione online o se il turno sarà un evento di tutto il giorno, ad esempio.
Le impostazioni dei tipi di turno sono accessibili tramite: Impostazioni > Posizione della clinica > Tipi di turno.
Utilizzare il pulsante "+Aggiungi" per aggiungere altri tipi di turni o l'icona della penna per modificare i turni esistenti.
Quando si creano i tipi di turno, sono disponibili diverse impostazioni per personalizzare il comportamento del tipo di turno e l'interazione con altre funzionalità.
Appuntamenti: Quando questa impostazione è attiva, indica che il turno accetta la programmazione degli appuntamenti e sarà visibile di default sul calendario degli appuntamenti.
Prenotazione online: Si tratta di un'impostazione preliminare che deve essere attivata per consentire la programmazione del turno per gli appuntamenti online.
Tutto il giorno: Se attivata, questa impostazione indica che il turno sarà programmato per l'orario di apertura e chiusura. Un esempio di turno tutto il giorno è un giorno festivo in cui la clinica è chiusa per l'intera giornata.
Tipi di motivo: Questa impostazione interagisce con la prenotazione online e con i turni disponibili mostrati ai clienti. Ad esempio, se il cliente seleziona come motivo della visita "esame urgente", il turno di cui sopra apparirà come disponibile per fissare un appuntamento. Tuttavia, se il cliente seleziona "esame medico in corso", poiché non è elencato tra i tipi di motivo, questo turno non apparirà come disponibile per essere programmato per quel tipo di motivo.
Aggiorna i turni esistenti: Se si sta aggiornando un turno esistente, selezionando questa impostazione le modifiche si rifletteranno sui turni esistenti già programmati.
Nelle impostazioni di personalizzazione del tipo di turno è presente l'opzione per definire gli appuntamenti predefiniti. Gli appuntamenti predefiniti creano un blocco di appuntamenti standard all'interno della pianificazione dei turni, purché l'orario di pianificazione corrisponda all'orario di appuntamento predefinito definito.
Per creare un appuntamento predefinito all'interno di un tipo di turno:
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Selezionare il pulsante di aggiunta "appuntamento predefinito
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Definire l'ora di inizio e di fine
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Definire il "motivo" che è un campo freetype
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Definire un "tipo di motivo" se le impostazioni dell'appuntamento sono abilitate a richiederlo.
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Selezionare "Salva".
È possibile creare più appuntamenti predefiniti contemporaneamente per un singolo tipo di turno.
Prima che i turni del personale possano essere programmati in reparti specifici (sedi secondarie della clinica), i reparti devono essere definiti nelle impostazioni. Queste impostazioni sono accessibili tramite Impostazioni> Ubicazione clinica> Reparti. Utilizzando il pulsante "+Aggiungi", è possibile aggiungere reparti e definire un codice facile da riconoscere. I reparti possono essere modificati con l'icona della penna per la modifica o cancellati con l'icona del cestino.
Allo stesso modo, prima di poter programmare i turni includendo un'équipe di personale, le équipe devono essere definite all'interno delle impostazioni. Queste impostazioni sono accessibili tramite Impostazioni> Ubicazione clinica> Squadre. Utilizzando il pulsante "+Aggiungi", è possibile aggiungere squadre e definire un codice facile da riconoscere. Le squadre possono essere modificate con l'icona della penna per la modifica o eliminate con l'icona del cestino. Un'équipe può essere assegnata a un reparto specifico o essere indipendente ai fini della programmazione.
Per creare i turni del personale, accedere innanzitutto al calendario degli appuntamenti. Selezionare quindi la scheda "Turni". Di seguito è riportata una schermata di esempio.
Nella scheda "Turni", selezionare l'utente per il quale si desidera programmare un turno. Il campo utente è indicato in rosso qui sotto. Se si desidera programmare un turno per un utente all'interno di un reparto specifico, è necessario selezionare il reparto. Una volta selezionato il reparto, è possibile assegnare anche un'équipe, se necessario. Selezionare quindi il tipo di turno.
Infine, definire e selezionare la durata del turno che si desidera programmare. Sono disponibili ulteriori selezioni specifiche per il turno, ad esempio se il turno è disponibile per la prenotazione online. Di seguito è riportato un esempio di schermata.
Per creare il turno, fare clic su un punto qualsiasi della colonna del giorno desiderato. Se i turni programmati sono in conflitto, viene visualizzato un avviso prima di consentire la programmazione del turno.
È possibile modificare e aggiornare liberamente i turni programmati del personale facendo clic sul turno desiderato. Verrà visualizzata la schermata di modifica dei turni. Un esempio è mostrato di seguito,
Gli orari di inizio e fine turno possono essere modificati liberamente, così come la data. Le informazioni aggiuntive che possono essere modificate includono la selezione del reparto e dell'équipe. È inoltre possibile definire e modificare i tipi di prenotazione online per i quali è possibile fissare appuntamenti durante il turno. Se necessario, il turno può anche essere cancellato dalla schermata di modifica.
Se durante il turno selezionato sono previsti appuntamenti, questi vengono visualizzati nella parte inferiore della scheda, come mostrato di seguito. Se è necessario aggiornare un turno di lavoro che richiede la riprogrammazione degli appuntamenti in corso, è possibile utilizzare la selezione rapida del pulsante "Sposta appuntamenti" per spostare facilmente gli appuntamenti programmati dal turno di lavoro corrente a un altro.
È possibile copiare facilmente i turni su più giorni o settimane utilizzando il pulsante blu "Copia turni" indicato in rosso qui sotto.
Per copiare i turni, selezionare innanzitutto il pulsante "Copia turni", che aprirà la schermata di copia dei turni. Di seguito è riportato un esempio.
Il campo "Da questa data" sarà la data di inizio della copia dei turni, mentre il campo "A questa data" sarà la data di fine. Successivamente, compilate il campo "Inizio copia turno/i qui", che definisce la data d'inizio in cui i turni copiati saranno applicati e programmati nel calendario dei turni. Il campo "Conteggio ripetizioni" consente di determinare il numero di volte in cui i turni selezionati saranno applicati al calendario. Infine, selezionate l'utente o gli utenti per i quali verranno copiati i turni e fate clic su Salva.
Di seguito è riportato un esempio di scheda turni di copia compilata.
È possibile eliminare rapidamente e facilmente più turni utilizzando il pulsante rosso "Elimina turni", situato a destra del pulsante Copia turni mostrato sopra. Di seguito è riportato un esempio di schermata della scheda di cancellazione dei turni.
Per eliminare i turni di uno o più utenti, definire innanzitutto l'utente o gli utenti di cui si vogliono eliminare i turni. Quindi, selezionare le date e gli orari di inizio e fine per i quali si desidera eliminare tutti i turni.
Il campo "Turni da cancellare" e il campo "Turni da non cancellare" si aggiorneranno una volta fornite le informazioni precedenti per notificare i turni che saranno influenzati dai parametri definiti. I turni che non possono essere cancellati sono quelli per i quali sono previsti appuntamenti. Di seguito è riportata una schermata di esempio. Dopo aver verificato le selezioni dei turni, fare clic sul pulsante rosso di cancellazione.
Oltre alle impostazioni sopra menzionate, esistono diverse impostazioni relative alla sede dell'ambulatorio che possono essere utilizzate per personalizzare la visualizzazione del calendario durante la programmazione e la gestione dei turni.
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È possibile utilizzare impostazioni come "fine settimana" per includere o escludere i giorni del fine settimana nella visualizzazione del calendario.
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Inoltre, è possibile definire quale giorno viene visualizzato come primo giorno della settimana.
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La visualizzazione del calendario degli appuntamenti può essere ulteriormente personalizzata utilizzando l'impostazione "dimensioni delle fasce orarie" per determinare la durata di ciascuna fascia oraria, che può essere breve come 5 minuti e lunga come 60 minuti.
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Inoltre, le impostazioni "prima ora del giorno" e "ultima del giorno" possono limitare le ore del giorno visualizzate come predefinite per limitare la visualizzazione del calendario alle ore lavorative.
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Si può anche scegliere di mostrare gli orari e i tipi di turno nel calendario generale degli appuntamenti.
Utilizzando la freccia a discesa accanto al nome di un utente nell'angolo superiore destro dello schermo, è possibile accedere al suo profilo. All'interno del profilo dell'utente, è possibile attivare le impostazioni che consentono di alimentare il calendario degli appuntamenti e dei turni dell'utente. Queste impostazioni si trovano nella sezione "Feed del calendario". I feed dei turni e degli appuntamenti di Provet Cloud consentono di visualizzare facilmente i prossimi eventi da qualsiasi dispositivo. I feed vengono esportati nel formato iCalendar, supportato da tutti i principali fornitori di calendari come Google Calendar, Outlook e iCal.
Nella sezione "Dettagli personali", è possibile attivare l'impostazione "Non programmare al di fuori dei turni" per limitare la programmazione di appuntamenti per un utente al di fuori dei suoi turni programmati.
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