È possibile creare, modificare, copiare e cancellare i turni nella pagina Calendario > Turni. L'uso dei turni è consigliato perché facilita la programmazione degli appuntamenti e la designazione della disponibilità del personale. È possibile creare e personalizzare i tipi di turno in base alle esigenze.
Programmare i turni del personale o delle risorse
Nota
Prima di creare i turni, verificare le seguenti impostazioni.
Impostazioni > Ubicazione della clinica > Tipi di turno
I tipi di turno definiscono la natura del turno e se il turno è disponibile per la prenotazione online o se il turno è un evento di tutto il giorno.
Per creare un nuovo tipo di turno, selezionare Aggiungi. Per modificare un tipo di turno esistente, selezionare l'icona della penna sulla riga del tipo di turno,
È possibile personalizzare il comportamento del tipo di turno e l'interazione con altre funzionalità utilizzando le opzioni disponibili.
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Appuntamenti: Quando questa impostazione è selezionata, il turno è visibile nel calendario degli appuntamenti e gli appuntamenti possono essere programmati per il turno.
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Prenotazione online: Selezionare questa impostazione se si desidera che il turno sia disponibile per la prenotazione online.
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Tutto il giorno: È possibile utilizzare questa impostazione per un turno utilizzato per la programmazione dell'orario di lavoro. Ad esempio, un turno di tutto il giorno può essere utilizzato per un giorno festivo in cui la clinica è chiusa per l'intera giornata. È possibile utilizzare questo tipo di turno anche per periodi di tempo più brevi durante la programmazione.
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Tipi di motivo: Questa impostazione viene utilizzata per la prenotazione online e per mostrare i turni disponibili ai clienti. Ad esempio, quando un cliente seleziona un motivo per una visita, solo i turni che hanno questo tipo di motivo impostato appaiono come disponibili per la prenotazione di un appuntamento.
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Aggiorna turni esistenti: Quando si aggiorna un turno esistente, selezionare questa impostazione se si desidera aggiornare le modifiche ai turni esistenti già programmati.
È anche possibile creare modelli di turni, ad esempio aggiungendo più tipi di turni a un modello. Questo aiuterà la pianificazione a livello più dettagliato. Per saperne di più sui modelli di turno.
Utilizzando gli appuntamenti predefiniti, è possibile creare un blocco di appuntamenti standard nella pianificazione dei turni, purché l'orario di pianificazione corrisponda all'orario di appuntamento predefinito definito.
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Selezionare Appuntamento predefinito.
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Definire l'ora di inizio e di fine.
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Aggiungere il motivo (testo libero) per l'appuntamento.
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Selezionare un tipo di motivo se necessario.
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Selezionare Salvare.
Di seguito è riportato un esempio di come appare nel calendario un turno con un appuntamento predefinito. È possibile spostare e trascinare l'appuntamento predefinito a un altro orario o annullarlo per un solo giorno, se necessario. È anche possibile creare più appuntamenti predefiniti per un tipo di turno.
Se si desidera utilizzare le sedi delle cliniche secondarie (reparti) quando si pianificano gli appuntamenti, è necessario aggiungere i reparti nelle impostazioni.
Accedere a Impostazioni > Ubicazione clinica > Reparti e selezionare Aggiungi. Aggiungere al reparto un codice facilmente riconoscibile. Per modificare o eliminare un reparto esistente, selezionare la penna o il cestino sulla riga del reparto.
Se si desidera utilizzare i team del personale nella pianificazione degli appuntamenti, è necessario aggiungere i team nelle impostazioni.
Accedere a Impostazioni > Ubicazione clinica > Squadre e selezionare Aggiungi. Aggiungere alla squadra un codice facilmente riconoscibile. Per modificare o eliminare un'équipe esistente, selezionare la penna o il cestino sulla riga dell'équipe.
È possibile assegnare un team a un reparto specifico o aggiungerlo come team indipendente.
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Fine settimana nel calendario: Selezionare questa impostazione se si desidera includere i giorni del fine settimana nel calendario.
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Primo giorno della settimana: Selezionare quale giorno della settimana viene visualizzato come primo giorno della settimana nel calendario.
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Dimensioni delle fasce orarie: Con questa impostazione è possibile impostare la durata di ciascuna fascia oraria. L'intervallo può essere compreso tra 5 e 60 minuti.
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Prima ora del giorno e Ultima ora del giorno: Con queste impostazioni è possibile definire gli orari di lavoro visualizzati nel calendario.
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Mostra orari e tipi di turni nel calendario: Selezionare questa opzione se si desidera mostrare gli orari e i tipi di turno nel calendario degli appuntamenti.
Ogni utente può impostare nella sezione Calendar Feeds delle impostazioni del proprio profilo se desidera utilizzare i feed del calendario degli appuntamenti e dei turni. Queste opzioni consentono di vedere i propri eventi imminenti da qualsiasi dispositivo. I feed vengono esportati nel formato iCalendar, supportato da tutti i principali fornitori di calendari come Google Calendar, Outlook e iCal.
Nella sezione Dettagli personali, gli utenti possono anche selezionare Impedisci la programmazione al di fuori dei turni per non consentire la programmazione di appuntamenti al di fuori dei turni programmati.
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Andare su Calendario > Turni e selezionare la scheda Tipi di turni.
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Dalle opzioni Pianifica per, selezionare se si desidera pianificare un turno per un Utente o una Risorsa e quindi selezionare l'utente o la risorsa nel campo.
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Selezionare un Reparto, se si desidera programmare il turno per un reparto specifico. Se si seleziona un reparto, è possibile selezionare anche un Team se necessario.
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Selezionare il tipo di turno dalle opzioni disponibili.
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Selezionare la durata del turno.
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Selezionare eventuali opzioni aggiuntive, ad esempio se il turno è disponibile per la prenotazione online o se si tratta di un turno di un'intera giornata. Questa opzione sarà precompilata se è stata impostata nelle impostazioni del turno. È inoltre possibile aggiungere una pausa alla durata del turno o suddividere il turno in slot più piccoli utilizzando l'opzione Durata dello slot.
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Per programmare il turno, fare clic su un punto qualsiasi della colonna del giorno. Se ci sono conflitti di turni, viene visualizzato un avviso.
È possibile utilizzare le opzioni sul lato sinistro della visualizzazione del calendario per selezionare ciò che si desidera visualizzare e come. Si noti che anche se il personale è stato deselezionato altrove, queste opzioni determinano quali colonne vengono visualizzate. Ad esempio, per vedere solo il membro del personale per cui si sta pianificando, selezionare solo quel membro del personale dalle opzioni del personale. Se si seleziona Tutti i turni della clinica, potrebbero essere visibili più utenti o risorse. Se non si vede ciò che ci si aspetta di vedere, ricontrollare e regolare le opzioni a sinistra.
Per modificare e aggiornare un turno programmato, selezionare il turno nel calendario dei turni. È possibile modificare la data del turno, gli orari di inizio e fine, il reparto e il team, nonché definire e modificare i tipi di motivo disponibili per la prenotazione online durante il turno. Se necessario, è anche possibile eliminare il turno.
Se durante il turno selezionato sono previsti appuntamenti, questi vengono visualizzati in basso, come mostrato nell'immagine seguente. Se è necessario aggiornare un turno del personale che richiede di riprogrammare gli appuntamenti in corso, è possibile utilizzare il pulsante Spostare gli appuntamenti per spostare gli appuntamenti programmati dal turno del personale corrente a un altro.
Cancellare più turni
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Selezionare Cancellare i turni sotto il calendario dei turni.
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Selezionare gli utenti e/o le risorse di cui si vogliono eliminare i turni.
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Selezionare le date e gli orari di inizio e fine da cui si desidera rimuovere tutti i turni. I turni che verranno eliminati e I turni che non possono essere eliminati sono mostrati di seguito. I turni per i quali sono stati programmati degli appuntamenti non possono essere eliminati. Vedere sopra come spostare gli appuntamenti.
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Selezionare Cancellare.
È possibile copiare i turni su più giorni o settimane.
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Selezionare Copia spostamenti. Si apre una finestra di dialogo.
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Nel campo Da questa data, selezionare la data iniziale da cui copiare i turni e nel campo A questa data la data finale.
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Nel campo Iniziare a copiare i turni qui, selezionare la data di inizio della programmazione dei turni copiati.
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Nel campo Conteggio ripetuto, definire il numero di volte in cui i turni selezionati verranno aggiunti al calendario.
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Selezionare l'utente e/o le risorse su cui copiare i turni.
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Selezionare l'utente o gli utenti di cui copiare i turni.
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Selezionare Salvare.
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