Utilizzo delle firme elettroniche con i moduli Word

Caso d'uso

Utilizzate le firme elettroniche con vari moduli Word personalizzati per evitare di stampare documenti cartacei per ricevere la firma tradizionale.

Istruzioni

1. Aggiungere un modulo e bloccarlo

Aggiungere un modulo a scelta, modificarlo se necessario e bloccarlo utilizzando il pulsante bianco "Blocca questo modulo".

lockform.png

2. Creare la richiesta di firma elettronica

Nella pagina del modulo, selezionare il pulsante blu "Firma elettronica" nella stessa area in cui si trovava il pulsante "Blocca questo modulo". Si aprirà una nuova finestra di dialogo, mostrata di seguito, per la creazione della richiesta.

Selezionare se la richiesta deve essere consegnata al cliente tramite e-mail o SMS. In questo articolo, utilizzeremo l'opzione e-mail.

Utilizzare l'opzione "Genera codice PIN" se si intende utilizzare il dispositivo della clinica per ricevere la firma. In questo caso, non è necessario utilizzare le opzioni e-mail o SMS. Per saperne di più sull'opzione di accesso con codice PIN, consultare questo articolo.

Modificare il messaggio e regolare il tempo di validità, se necessario, e selezionare "Salva" per creare la richiesta.

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3. Elaborazione della richiesta e attesa della firma del cliente

Finestra di elaborazione

Si aprirà una nuova finestra di dialogo che mostrerà lo stato della richiesta e l'opzione per annullarla, se necessario. Una volta generata la richiesta e inviata al cliente, questi dovrebbe essere in grado di firmarla dal proprio dispositivo. È possibile chiudere la finestra di dialogo nel caso in cui il cliente non la firmi immediatamente.

Azioni del cliente

  1. Una volta ricevuto il messaggio, il cliente può avviare il processo di firma aprendo il link all'interno del messaggio.

  2. Gli verrà presentata l'anteprima del documento e l'opzione per "DECLINARE" o "AVVIARE" il processo di firma. Possono anche cambiare la lingua in alto a destra o cancellare l'area della firma se hanno bisogno di un altro tentativo.

  3. Una volta selezionato il pulsante blu "START", si accede alla schermata della firma (illustrata di seguito). Dovranno scrivere la firma nell'apposita casella con il touch o con il mouse del computer tradizionale, se in uso.

  4. L'ultimo passo consiste nel selezionare "INVIA" per concludere il processo. Verrà visualizzato un dialogo di conferma finale per assicurarsi che il cliente sia sicuro della sua decisione. Dopo che la firma è stata apposta con successo, le azioni dal lato del cliente sono completate e il cliente può chiudere la pagina. Il cliente riceve anche una copia in formato PDF nella sua e-mail.

Dopo una firma riuscita

Una volta ricevuta la firma, il modulo viene contrassegnato in modo appropriato con un messaggio verde accanto alle opzioni del modulo che si possono vedere all'apertura e non sono necessarie altre azioni. È inoltre possibile stampare il documento firmato utilizzando il pulsante blu "Stampa documento firmato". Il cliente riceve anche una copia in formato PDF nella sua e-mail.

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