Creare un rapporto di fine giornata

I rapporti di fine giornata (EOD) sono utilizzati per esaminare le transazioni finanziarie di vendita e i pagamenti avvenuti durante la giornata lavorativa. Servono a verificare che l'importo dei pagamenti ricevuti corrisponda a quanto riportato da Provet Cloud.

Il contenuto dei rapporti di fine giornata è dinamico. Ciò significa che il contenuto del report può cambiare dopo che il report è stato creato o contrassegnato come pronto per la contabilità, se vengono create nuove fatture o pagamenti nell'intervallo di tempo del report. Un pagamento può anche apparire in più rapporti se gli orari di inizio e fine dei rapporti si sovrappongono.

1. Creare un rapporto di fine giornata.

  1. Su Assistenza ai pazienti > Cruscotto, selezionare il pulsante Fine giornata nell'angolo superiore destro dello schermo.

  2. Selezionare il pulsante Crea nuovo report. Si apre una finestra di dialogo.

  3. Per Transazioni per, selezionare se creare il rapporto per le transazioni di Tutti gli utenti o un Utente selezionato. Un flusso di lavoro comune prevede che ogni cassiere o addetto alla cassa crei un rapporto di fine giornata per il proprio turno alla fine del periodo di lavoro. In alternativa, è possibile creare un rapporto di fine giornata per ogni giorno lavorativo.

  4. Selezionare Timestamp iniziale e Timestamp finale per definire l'intervallo di tempo per il report. È inoltre possibile aggiungere una Descrizione opzionale.

  5. Aggiungere l'Importo iniziale del contante, l'Importo finale del contante ed eventuali Prelievi di contante che si sono verificati durante l'intervallo di tempo del report. Un prelievo di contanti è qualsiasi contante rimosso dal registro, ad esempio se un pagamento in contanti di grandi dimensioni è stato rimosso per un deposito anticipato, al fine di mantenere la sicurezza del registro. È possibile utilizzare la calcolatrice (a) nel campo Importo finale del contante per calcolare la somma finale del contante: sommare gli importi utilizzando i campi monete e note della calcolatrice e selezionare Imposta per inserire la somma totale nel campo Importo finale del contante.

  6. Se ci sono delle bozze di fattura nell'intervallo di tempo selezionato, sono elencate sotto Bozze di fattura. Per aprire una fattura, selezionare il pulsante freccia (b) alla fine della riga della fattura. A seconda delle impostazioni del report, potrebbe non essere possibile contrassegnare il report come pronto per la contabilità se nell'intervallo di tempo del report sono presenti delle bozze di fattura.

  7. A seconda delle impostazioni di reportistica, è possibile aggiungere manualmente gli importi per i diversi metodi di pagamento sotto Importi totali dati dall'utente. In questo modo è possibile verificare eventuali differenze con i pagamenti aggiunti a Provet Cloud.

  8. Selezionare Salva. Il rapporto viene generato nella scheda Rapporti di fine giornata.

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2. Esaminare il rapporto di fine giornata.

I rapporti di fine giornata creati si trovano nella scheda Rapporti di fine giornata. Per filtrare l'elenco, è possibile definire un intervallo di date, selezionare gli utenti di cui si desidera visualizzare le transazioni e selezionare lo stato del rapporto di fine giornata ('Aperto', 'Pronto per la contabilità', o 'Segnalato alla contabilità').

Per visualizzare un rapporto, selezionare il pulsante occhio. Per modificare le opzioni del rapporto, selezionare il pulsante con la penna. Per eliminare il rapporto, selezionare il pulsante del cestino. I rapporti in stato "aperto" possono essere modificati o eliminati.

Il rapporto mostra le seguenti informazioni:

  • Le schede Pagamenti in contanti, Pagamenti con carta, e Tutti i pagamenti mostrano i pagamenti dell'intervallo di tempo selezionato per tipo di pagamento. Tutti i pagamenti include anche qualsiasi altro metodo di pagamento oltre ai pagamenti in contanti e con carta.

  • Se la clinica utilizza Nordhealth Pay, la scheda Pagamenti Nordhealth Pay viene visualizzata al posto della scheda Pagamenti con carta. La scheda mostra tutti i pagamenti elaborati tramite Nordhealth Pay.

  • La scheda Correzioni mostra i pagamenti delle note di credito, i trasferimenti interni e i pagamenti annullati.

  • La scheda Sales mostra tutte le fatture finalizzate e il saldo totale delle vendite. Le fatture consolidate non sono incluse, ma sono incluse le fatture che fanno parte di fatture consolidate. Sono inclusi anche gli importi dell'imposta sulle vendite e tutti i totali sono mostrati con e senza l'imposta sulle vendite.

  • La scheda Crediti mostra le fatture non pagate, comprese quelle consolidate.

  • La scheda Pagamenti anticipati utilizzati mostra i pagamenti anticipati utilizzati per pagare le fatture.

Se il vostro Provet Cloud comprende più sedi di cliniche (sedi) e sono stati effettuati pagamenti incrociati tra sedi di cliniche, il modo in cui questi pagamenti vengono visualizzati nei rapporti dipende dalle impostazioni del sistema. Per ulteriori informazioni, consultare Pagamenti incrociati tra cliniche.

A seconda delle impostazioni di rendicontazione, è possibile apportare correzioni ai pagamenti sul report utilizzando il pulsante Correzione, ad esempio modificare il metodo di pagamento. Queste correzioni sono solo a scopo informativo e non influiscono sui pagamenti delle fatture o dei rapporti finalizzati.

In fondo alla finestra di dialogo si trova un riepilogo completo dei diversi metodi di pagamento.

È possibile stampare un riepilogo del rapporto con le informazioni selezionate utilizzando le opzioni del menu a freccia del pulsante Stampa. Per stampare il riepilogo con tutti i pagamenti, selezionare il pulsante Stampa senza alcuna opzione dal menu a freccia.

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3. Contrassegnare il rapporto di fine giornata come pronto per la contabilità.

Quando il rapporto di fine giornata è pronto, selezionare il pulsante Segna come pronto per la contabilità nella finestra di dialogo del rapporto e confermare. Lo stato del rapporto viene aggiornato e il rapporto viene visualizzato nella scheda Pronto per la contabilità. Si noti che a seconda delle impostazioni di reporting potrebbe non essere possibile contrassegnare il report come pronto per la contabilità se sono presenti bozze di fatture nell'intervallo di tempo del report.

Per filtrare l'elenco dei rapporti pronti per la contabilità, è possibile definire un intervallo di date e selezionare gli utenti di cui si desidera visualizzare le transazioni. È possibile aprire e visualizzare i rapporti pronti per la contabilità utilizzando il pulsante occhio, ma non è possibile modificarli o eliminarli. Tuttavia, è possibile selezionare il pulsante Riporta lo stato ad aperto nella finestra di dialogo dei rapporti per cambiare lo stato del rapporto in "aperto" e quindi modificarlo di nuovo nella scheda Rapporti di fine giornata.

I rapporti "pronti per la contabilità" mostrano le stesse informazioni dei rapporti "aperti" e anche le opzioni di stampa sono le stesse. Inoltre, è possibile selezionare Stampa bilancio. Il bilancio mostra i crediti e i pagamenti sotto Debit e tutte le righe delle fatture raggruppate per numero di conto con la somma totale per ogni gruppo sotto Credit. I pagamenti anticipati sono indicati in Debito se la somma dei pagamenti anticipati è positiva (più pagamenti anticipati usati che aggiunti) e in Credito se è negativa (più pagamenti anticipati aggiunti che usati).

Pagamenti non presenti nei rapporti di fine giornata

I pagamenti delle fatture e i pagamenti anticipati che attualmente non sono inclusi in nessun rapporto di fine giornata sono visualizzati nella scheda Pagamenti non presenti nei rapporti di fine giornata sul lato destro della pagina dei rapporti di fine giornata. Questo elenco comprende tutti i pagamenti del sistema che non sono stati inclusi nell'intervallo di date e orari e nei filtri utente di nessuno dei rapporti di fine giornata attualmente salvati. Ad esempio, se l'intervallo di tempo di un rapporto non copre tutte le transazioni del giorno o se le transazioni di alcuni utenti non sono incluse in un rapporto, questi pagamenti vengono mostrati nell'elenco.

Si raccomanda di rivedere la scheda Pagamenti non presenti nei rapporti di fine giornata per verificare che tutti i pagamenti siano contabilizzati nei rapporti di fine giornata.

È possibile filtrare l'elenco dei pagamenti in base a un intervallo di date e includere o escludere gli utenti.

Impostazioni correlate

Impostazioni > Generale > Sede clinica > Segnalazione

  • Consente all'utente di inserire gli importi per ogni metodo di pagamento: Se selezionato, gli utenti possono aggiungere manualmente gli importi per i diversi metodi di pagamento nei report di fine giornata per verificare eventuali differenze con i pagamenti aggiunti a Provet Cloud.

  • Abilita le correzioni dei pagamenti sui rapporti di fine giornata: Se selezionato, gli utenti possono apportare correzioni ai pagamenti sui rapporti di fine giornata. Queste correzioni sono solo a scopo informativo e non influiscono sui pagamenti delle fatture o dei rapporti finalizzati.

  • Non consentire la chiusura del report di fine giornata se sono presenti bozze di fatture nell'intervallo di tempo selezionato: Quando è selezionato, i rapporti di fine giornata non possono essere contrassegnati come pronti per la contabilità se sono presenti bozze di fatture nell'intervallo di tempo selezionato per il rapporto.

  • Usa l'ora di fine dell'ultimo rapporto di fine giornata come ora di inizio predefinita: Se si seleziona questa opzione, l'ora Data fine dell'ultimo rapporto di fine giornata viene automaticamente aggiunta come ora Data inizio predefinita per il successivo rapporto di fine giornata. La data può essere modificata.

Per includere i numeri di conto nelle esportazioni dei rapporti contabili XLS, è possibile aggiungerli ai seguenti campi di conto:

  • Rapporto di fine giornata: numero account contante

  • Rapporto di fine giornata: numero account carta

  • Rapporto di fine giornata: numero account Banca

  • Rapporto di fine giornata: numero account mobile

  • Rapporto di fine giornata: numero account assegno

  • Rapporto di fine giornata: numero account voucher

  • Rapporto di fine giornata: numero di conto della carta regalo

  • Rapporto di fine giornata: numero account azienda di finanziamento

Impostazioni > Utenti > Gruppi di autorizzazioni

  • Può accedere / modificare i rapporti di fine giornata e di contabilità: Questa impostazione controlla la disponibilità della funzionalità dei rapporti di fine giornata per i gruppi di utenti autorizzati.

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