Gestione dei messaggi nella casella di posta condivisa

La casella di posta condivisa di Provet Cloud può essere utilizzata per ricevere via e-mail record e comunicazioni esterne al proprio account Provet Cloud. I record possono essere assegnati a un cliente e a un paziente specifico. Si noti che la casella di posta condivisa può essere utilizzata solo per ricevere e-mail; non è possibile inviare e-mail da questo indirizzo.

La casella di posta condivisa della clinica si trova nel Dashboard in fondo alla pagina. L'indirizzo della casella di posta condivisa si trova accanto al titolo Casella di posta condivisa (xxxx@provet.email, dove "xxxx" è l'ID Provet Cloud dell'organizzazione). Chiunque disponga di questo indirizzo può inviarvi e-mail, ad esempio i dipendenti della clinica e i proprietari degli animali.

L'oggetto intelligente delle e-mail

Le informazioni contenute in un'e-mail possono essere collegate automaticamente al paziente e al cliente corretto. Per fare ciò, includere una C maiuscola e l'ID cliente di Provet Cloud o una P maiuscola e l'ID paziente di Provet Cloud nell'oggetto del messaggio e-mail (vedere "P50" nell'immagine sopra). L'uso dell'identificativo del paziente crea anche un collegamento con il cliente, poiché i pazienti hanno sempre dei proprietari (clienti) collegati a loro in Provet Cloud. Oltre all'ID cliente o paziente, l'oggetto dell'e-mail può contenere anche del testo aggiuntivo.

Salvataggio di e-mail e allegati nelle cartelle cliniche di pazienti e clienti

Utilizzando il filtro Unsaved nella casella di posta condivisa, è possibile trovare i messaggi che non sono ancora stati salvati nelle cartelle dei clienti e dei pazienti. Per salvare il contenuto di un messaggio nelle cartelle di un cliente e di un paziente:

Selezionare il pulsante di collegamento (1) sulla riga del messaggio. Si apre la finestra di dialogo Aggiungi nota.
Se l'ID del cliente o del paziente è stato incluso nell'oggetto dell'e-mail, il paziente e/o il cliente vengono inseriti automaticamente. Altrimenti, selezionare il cliente e il paziente corretti.
Rivedere le informazioni, modificarle se necessario e salvare.

Per eliminare un'e-mail dalla casella di posta condivisa, selezionare il pulsante del cestino (2).

Per aggiornare la casella di posta condivisa, selezionare il pulsante con le frecce cerchiate (3).

La dimensione massima di un file da salvare nella cartella del cliente e del paziente è di 75 MB. La dimensione massima totale di più file salvati in una nota è di 256 MB.

Oltre ai formati di file più comuni, come PDF, DOC, DOCX, JPG, XLS e XLSX, sono accettati anche molti altri formati di file. Per un elenco più completo dei formati di file accettati e non accettati, consultare File Uploads in Provet Cloud.

È possibile visualizzare le note e i file salvati nelle cartelle cliniche dei clienti e dei pazienti in diversi punti di Provet Cloud:

Pagina del cliente e del paziente > Scheda Comunicazione. Per modificare una nota, selezionare il pulsante con la penna sulla riga della nota. Per archiviare una nota, selezionare il pulsante del cestino sulla riga della nota e confermare. Le note archiviate possono essere trovate utilizzando il filtro Archiviate.
Pagina del cliente e del paziente > Scheda Anamnesi
casella di posta condivisa, filtro Salvati di recente. Per modificare una nota, selezionare il pulsante con l'occhio verde sulla riga per aprire la nota, quindi selezionare Modifica.
Pagina di consultazione, sotto Informazioni generali. Per modificare una nota, selezionare il link alla nota per aprirla e poi selezionare Modifica.

Indirizzo e-mail specifico per la sede della clinica per la casella di posta elettronica condivisa

È inoltre possibile definire indirizzi e-mail di casella di posta condivisa specifici per la sede della clinica nelle impostazioni della sede della clinica.

In Impostazioni > Generale > Sede clinica > Indirizzo di posta in arrivo condiviso, aggiungere un identificatore di sede clinica all'indirizzo. L'identificatore della sede della clinica viene aggiunto all'indirizzo della casella di posta condivisa dell'organizzazione e l'indirizzo seguirà il formato xxxx-yyyy@provet.email dove "xxxx" è l'ID Provet Cloud dell'organizzazione e "yyyy" è l'identificatore della sede della clinica aggiunto (ad esempio, 4531-dept1@provet.email).

Le e-mail inviate a un indirizzo e-mail specifico di una sede della clinica vengono visualizzate solo nella casella di posta condivisa di quella sede. Se non si utilizzano indirizzi specifici per la sede della clinica, le e-mail inviate all'indirizzo dell'organizzazione vengono visualizzate per tutte le sedi della clinica.