Pre-registrazione online e Self Check-in

Introduzione

La funzione di pre-registrazione online consente ai clienti di pre-registrarsi prima dell'appuntamento tramite un modulo online. La preregistrazione consente ai clienti di risparmiare tempo alla reception e all'inizio della visita di consulenza. Inoltre, offre ai clienti un modo sicuro e privato per comunicare le loro informazioni personali, cosa che altrimenti potrebbero dover fare in un'area di ricevimento aperta.

Quando un cliente effettua una prenotazione online o prenota un appuntamento nel calendario appuntamenti di Provet Cloud, i messaggi di conferma dell'appuntamento e di promemoria includono un link alla pagina di pre-registrazione dove il cliente può controllare i propri dati e fornire altre informazioni preliminari.

Inoltre, è possibile consentire ai clienti di registrarsi online per l'appuntamento. Questa opzione è disponibile se si utilizza la pre-registrazione.

La pre-registrazione e il self check-in sono funzioni aggiuntive. Per ulteriori informazioni, contattare il servizio vendite o l'assistenza clienti di Provet Cloud.

Impostazione della pre-registrazione

  1. Accedere a Impostazioni > Generale > Ubicazione della clinica > Interazioni con i clienti e selezionare Abilita la pre-registrazione dei clienti / Self check-in.

  2. Se si utilizzano i tipi di motivo, selezionare i tipi di motivo per i quali si desidera consentire la pre-registrazione nel campo Abilitato per i tipi di motivo. Quando per un appuntamento viene selezionato un tipo di motivo incluso in questo campo, nei messaggi di conferma e di promemoria viene aggiunto un link alla pre-registrazione. Se si lascia questo campo vuoto, la pre-registrazione è disponibile per tutti i tipi di motivo.

  3. Nel campo Intestazione del messaggio di pre-registrazione è possibile aggiungere un'intestazione per la sezione di pre-registrazione nei messaggi di conferma dell'appuntamento e di promemoria. Se si lascia questo campo vuoto, verrà utilizzata la seguente intestazione predefinita: Continua alla pre-registrazione".

  4. Nel campo Contenuto del messaggio di pre-registrazione è possibile aggiungere un testo del corpo per la sezione di pre-registrazione nei messaggi e-mail di conferma dell'appuntamento e di promemoria. Si noti che il testo del corpo non viene visualizzato nei messaggi SMS, ma solo nelle e-mail. Se si lascia questo campo vuoto, verrà utilizzato il seguente testo predefinito: 'La funzione di pre-registrazione consente di condividere/aggiornare i propri dati personali in modo personale e sicuro e permette un arrivo in clinica più piacevole e veloce per voi e per il vostro animale domestico.'

  5. Nel campo Descrizione del modulo di pre-registrazione è possibile aggiungere un messaggio personalizzato al modulo di pre-registrazione.

Esempio di link alla pre-registrazione in un'e-mail di conferma dell'appuntamento:

prereg_email.jpg

Impostazioni aggiuntive

Abilita l'autenticazione a due fattori per la pre-registrazione: Quando questa impostazione è selezionata, i clienti ricevono un codice di verifica via SMS, che devono inserire per accedere al modulo di pre-registrazione. L'autenticazione a due fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza: se l'e-mail di conferma viene accidentalmente inviata a un indirizzo errato, il destinatario non potrà accedere al modulo di pre-registrazione se non è in grado di fornire il codice di verifica inviato via SMS.

SUGGERIMENTO: se per qualche motivo il cliente non ha ricevuto l'e-mail o l'SMS di conferma, è possibile inviarlo nuovamente modificando l'appuntamento e salvandolo.

Impostare il self check-in

Nota

È possibile abilitare il self check-in se la pre-registrazione è stata abilitata.

  1. Accedere a Impostazioni > Generale > Ubicazione della clinica > Interazioni con i clienti e selezionare Abilita il self check-in.

  2. Tempo in minuti prima di contrassegnare l'arrivo: Con questa impostazione è possibile definire quanto tempo prima dell'appuntamento i clienti possono effettuare il check-in. Ad esempio, se l'impostazione è 30, i clienti non possono effettuare il check-in fino a 30 minuti prima dell'appuntamento. Quando il check-in non è ancora possibile, nel portale degli appuntamenti viene visualizzato un messaggio, ad esempio: "È possibile effettuare il check-in 30 minuti prima dell'appuntamento".

  3. Messaggio di successo del self check-in: È possibile aggiungere un messaggio opzionale da mostrare ai clienti quando il check-in è stato eseguito correttamente.

  4. Nella sezione Luoghi di attesa è possibile aggiungere luoghi di attesa che i clienti possono selezionare al momento del check-in. Questo è utile se si hanno diverse aree di attesa per i clienti e i pazienti. Per aggiungere una nuova posizione di attesa, selezionare il pulsante Aggiungi. È possibile modificare o rimuovere i luoghi di attesa utilizzando i pulsanti penna e cestino.

  5. È possibile chiedere ai clienti di fornire l'anamnesi del paziente prima dell'appuntamento, ponendo domande preliminari nella pre-registrazione. Poiché le domande sono definite separatamente per i diversi motivi di appuntamento, è possibile aggiungere domande specifiche relative alla natura dell'appuntamento.

    1. Andare su Impostazioni > Voci & Elenchi > Motivi e aprire un motivo per il quale si desidera aggiungere domande.

    2. Scorrete fino in fondo alla finestra dei motivi e selezionate il pulsante + Domanda preliminare .

    3. Digitare una domanda nel campo Domanda , quindi selezionare nuovamente il pulsante + Domanda preliminare per aggiungere altre domande.

Ricezione e controllo dei dati di pre-registrazione

Un link per la pre-registrazione e l'auto check-in è incluso nell'e-mail di conferma dell'appuntamento del cliente e/o nel messaggio di testo. Si noti quanto segue:

  • Il cliente e il paziente devono esistere in Provet Cloud prima che il cliente possa utilizzare la pre-registrazione. Il cliente non può aggiungere nuovi pazienti utilizzando il modulo di pre-registrazione.

  • Quando si crea un appuntamento, assicurarsi che sia selezionato l'invio di un messaggio di conferma/di promemoria a .

  • Assicuratevi che sia stato scelto un veterinario per la consultazione.

  • Se si desidera che i clienti rispondano a domande preliminari prima dell'appuntamento, assicurarsi che il motivo selezionato abbia le domande preliminari impostate per esso.

Nota

Attualmente, la pre-registrazione e il self check-in possono essere utilizzati solo con appuntamenti per un solo paziente. Se all'appuntamento si aggiungono altri pazienti, il cliente non potrà inserire o verificare i propri dati nella pre-registrazione.

Quando il cliente ha inserito o aggiornato i propri dati tramite il modulo di pre-registrazione (e il self check-in opzionale), è possibile rivedere le informazioni in Provet Cloud. È possibile farlo in:

  • Dialogo con gli appuntamenti (calendario degli appuntamenti)

  • Dialogo di ammissione (quando si segna un appuntamento come arrivato)

  • Pagina paziente

  • Pagina del cliente

In queste pagine viene visualizzato il seguente messaggio:

prereg_new_data.jpg
  1. Selezionare il link Si prega di confermare i dati qui nella nota. Si apre una finestra di dialogo sulle informazioni di pre-registrazione. Le informazioni attualmente salvate in Provet Cloud sono visualizzate a sinistra sotto Dati del cliente in Provet e Dati del paziente in Provet. Le informazioni fornite dal cliente in fase di pre-registrazione sono visualizzate a destra in Nuovi dati forniti dal cliente. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo i campi per i quali il cliente ha fornito informazioni aggiornate. Se si desidera visualizzare tutti i campi delle informazioni del cliente e del paziente, compresi quelli che il cliente non ha modificato, selezionare Mostra tutti i campi.

  2. Per accettare gli aggiornamenti del cliente, selezionare i pulsanti freccia tra i campi. Se si desidera accettare tutte le modifiche in un'unica soluzione, selezionare il pulsante freccia All in alto. Gli aggiornamenti del cliente vengono copiati nei campi di Provet Cloud a sinistra. È anche possibile modificare manualmente i campi di Provet Cloud se si desidera apportare alcune modifiche alle informazioni fornite dal cliente (ad esempio, correggere un errore di battitura).

  3. Per salvare le modifiche, selezionare il pulsante Update.

Se si desidera eliminare completamente gli aggiornamenti del client, selezionare il pulsante Discard. Si noti che una volta confermate, non è più possibile recuperare le informazioni di pre-registrazione.

prereg_update_data.jpg

Guida per il cliente: Utilizzo della pre-registrazione e del self check-in

SUGGERIMENTO: potete creare le vostre istruzioni per i clienti sulla base di queste istruzioni e includerle nel messaggio di pre-registrazione o sulla pagina web della vostra clinica.

  1. Selezionare il link alla pagina di pre-registrazione nella conferma dell'appuntamento o nel messaggio di promemoria (e-mail e/o SMS).

  2. La pagina di pre-registrazione è precompilata con le informazioni disponibili nel vostro profilo in Provet Cloud. Rivedere le informazioni e riempire gli spazi vuoti o aggiornare le informazioni esistenti, se necessario.

  3. Rispondere a tutte le domande preliminari che possono essere incluse in base al motivo della visita.

  4. Se è disponibile il self check-in, è possibile segnare l'arrivo e selezionare una posizione di attesa.

  5. Quando si è pronti, selezionare Inviare.

Aggiornato

Questo articolo ti è stato utile?

Utenti che ritengono sia utile: 0 su 0

Altre domande? Invia una richiesta

Commenti

0 commenti

Accedi per aggiungere un commento.