Impostazione della pre-registrazione
Configurazione del self check-in
Uso della pre-registrazione e del self check-in per i dipendenti della clinica
Pre-registrazione e Self Check-in Istruzioni d'uso per il cliente
La funzione di pre-registrazione online consente ai clienti di pre-registrarsi prima dell'appuntamento tramite un modulo online. La preregistrazione consente ai clienti di risparmiare tempo alla reception e all'inizio della visita di consulenza. Inoltre, offre ai clienti un modo sicuro e privato per comunicare le loro informazioni personali, cosa che altrimenti potrebbero dover fare in un'area di ricevimento aperta.
Quando un cliente effettua una prenotazione online o prenota un appuntamento nel calendario appuntamenti di Provet Cloud, i messaggi di conferma dell'appuntamento e di promemoria includono un link alla pagina di pre-registrazione dove il cliente può controllare i propri dati e fornire altre informazioni preliminari.
Inoltre, è possibile consentire ai clienti di registrarsi online per l'appuntamento. Questa opzione è disponibile se si utilizza la pre-registrazione.
La pre-registrazione e il self check-in sono funzioni aggiuntive. Per ulteriori informazioni, contattare il servizio vendite o l'assistenza clienti di Provet Cloud.
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Accedere a Impostazioni > Generale > Ubicazione della clinica > Interazioni con i clienti e selezionare Abilita la pre-registrazione dei clienti / Self check-in.
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Se si utilizzano i tipi di motivo, selezionare i tipi di motivo per i quali si desidera consentire la pre-registrazione nel campo Abilitato per i tipi di motivo. Quando per un appuntamento viene selezionato un tipo di motivo incluso in questo campo, nei messaggi di conferma e di promemoria viene aggiunto un link alla pre-registrazione. Se si lascia questo campo vuoto, la pre-registrazione è disponibile per tutti i tipi di motivo.
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Nel campo Intestazione del messaggio di pre-registrazione è possibile aggiungere un'intestazione per la sezione di pre-registrazione nei messaggi di conferma dell'appuntamento e di promemoria. Se si lascia questo campo vuoto, verrà utilizzata la seguente intestazione predefinita: Continua alla pre-registrazione".
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Nel campo Contenuto del messaggio di pre-registrazione è possibile aggiungere un testo del corpo per la sezione di pre-registrazione nei messaggi e-mail di conferma dell'appuntamento e di promemoria. Si noti che il testo del corpo non viene visualizzato nei messaggi SMS, ma solo nelle e-mail. Se si lascia questo campo vuoto, verrà utilizzato il seguente testo predefinito: 'La funzione di pre-registrazione consente di condividere/aggiornare i propri dati personali in modo personale e sicuro e permette un arrivo in clinica più piacevole e veloce per voi e per il vostro animale domestico.'
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Nel campo Descrizione del modulo di pre-registrazione è possibile aggiungere un messaggio personalizzato al modulo di pre-registrazione.
Esempio di link alla pre-registrazione in un'e-mail di conferma dell'appuntamento:
Abilita l'autenticazione a due fattori per la pre-registrazione: Quando questa impostazione è selezionata, i clienti ricevono un codice di verifica via SMS, che devono inserire per accedere al modulo di pre-registrazione. L'autenticazione a due fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza: se l'e-mail di conferma viene accidentalmente inviata a un indirizzo errato, il destinatario non potrà accedere al modulo di pre-registrazione se non è in grado di fornire il codice di verifica inviato via SMS.
SUGGERIMENTO: se per qualche motivo il cliente non ha ricevuto l'e-mail o l'SMS di conferma, è possibile inviarlo nuovamente modificando l'appuntamento e salvandolo.
Nota
È possibile abilitare il self check-in se la pre-registrazione è stata abilitata.
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Accedere a Impostazioni > Generale > Ubicazione della clinica > Interazioni con i clienti e selezionare Abilita il self check-in.
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Tempo in minuti prima di contrassegnare l'arrivo: Con questa impostazione è possibile definire quanto tempo prima dell'appuntamento i clienti possono effettuare il check-in. Ad esempio, se l'impostazione è 30, i clienti non possono effettuare il check-in fino a 30 minuti prima dell'appuntamento. Quando il check-in non è ancora possibile, nel portale degli appuntamenti viene visualizzato un messaggio, ad esempio: "È possibile effettuare il check-in 30 minuti prima dell'appuntamento".
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Messaggio di successo del self check-in: È possibile aggiungere un messaggio opzionale da mostrare ai clienti quando il check-in è stato eseguito correttamente.
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Nella sezione Luoghi di attesa è possibile aggiungere luoghi di attesa che i clienti possono selezionare al momento del check-in. Questo è utile se si hanno diverse aree di attesa per i clienti e i pazienti. Per aggiungere una nuova posizione di attesa, selezionare il pulsante Aggiungi. È possibile modificare o rimuovere i luoghi di attesa utilizzando i pulsanti penna e cestino.
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È possibile chiedere ai clienti di fornire l'anamnesi del paziente prima dell'appuntamento, ponendo domande preliminari nella pre-registrazione. Poiché le domande sono definite separatamente per i diversi motivi di appuntamento, è possibile aggiungere domande specifiche relative alla natura dell'appuntamento.
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Andare su Impostazioni > Voci & Elenchi > Motivi e aprire un motivo per il quale si desidera aggiungere domande.
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Scorrete fino in fondo alla finestra dei motivi e selezionate il pulsante + Domanda preliminare .
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Digitare una domanda nel campo Domanda , quindi selezionare nuovamente il pulsante + Domanda preliminare per aggiungere altre domande.
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Un link per la pre-registrazione e l'auto check-in è incluso nell'e-mail di conferma dell'appuntamento del cliente e/o nel messaggio di testo. Si noti quanto segue:
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Il cliente e il paziente devono esistere in Provet Cloud prima che il cliente possa utilizzare la pre-registrazione. Il cliente non può aggiungere nuovi pazienti utilizzando il modulo di pre-registrazione.
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Quando si crea un appuntamento, assicurarsi che sia selezionato l'invio di un messaggio di conferma/di promemoria a .
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Assicuratevi che sia stato scelto un veterinario per la consultazione.
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Se si desidera che i clienti rispondano a domande preliminari prima dell'appuntamento, assicurarsi che il motivo selezionato abbia le domande preliminari impostate per esso.
Nota
Attualmente, la pre-registrazione e il self check-in possono essere utilizzati solo con appuntamenti per un solo paziente. Se all'appuntamento si aggiungono altri pazienti, il cliente non potrà inserire o verificare i propri dati nella pre-registrazione.
Quando il cliente ha inserito o aggiornato i propri dati tramite il modulo di pre-registrazione (e il self check-in opzionale), è possibile rivedere le informazioni in Provet Cloud. È possibile farlo in:
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Dialogo con gli appuntamenti (calendario degli appuntamenti)
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Dialogo di ammissione (quando si segna un appuntamento come arrivato)
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Pagina paziente
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Pagina del cliente
In queste pagine viene visualizzato il seguente messaggio:
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Selezionare il link Si prega di confermare i dati qui nella nota. Si apre una finestra di dialogo sulle informazioni di pre-registrazione. Le informazioni attualmente salvate in Provet Cloud sono visualizzate a sinistra sotto Dati del cliente in Provet e Dati del paziente in Provet. Le informazioni fornite dal cliente in fase di pre-registrazione sono visualizzate a destra in Nuovi dati forniti dal cliente. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo i campi per i quali il cliente ha fornito informazioni aggiornate. Se si desidera visualizzare tutti i campi delle informazioni del cliente e del paziente, compresi quelli che il cliente non ha modificato, selezionare Mostra tutti i campi.
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Per accettare gli aggiornamenti del cliente, selezionare i pulsanti freccia tra i campi. Se si desidera accettare tutte le modifiche in un'unica soluzione, selezionare il pulsante freccia All in alto. Gli aggiornamenti del cliente vengono copiati nei campi di Provet Cloud a sinistra. È anche possibile modificare manualmente i campi di Provet Cloud se si desidera apportare alcune modifiche alle informazioni fornite dal cliente (ad esempio, correggere un errore di battitura).
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Per salvare le modifiche, selezionare il pulsante Update.
Se si desidera eliminare completamente gli aggiornamenti del client, selezionare il pulsante Discard. Si noti che una volta confermate, non è più possibile recuperare le informazioni di pre-registrazione.
SUGGERIMENTO: potete creare le vostre istruzioni per i clienti sulla base di queste istruzioni e includerle nel messaggio di pre-registrazione o sulla pagina web della vostra clinica.
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Selezionare il link alla pagina di pre-registrazione nella conferma dell'appuntamento o nel messaggio di promemoria (e-mail e/o SMS).
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La pagina di pre-registrazione è precompilata con le informazioni disponibili nel vostro profilo in Provet Cloud. Rivedere le informazioni e riempire gli spazi vuoti o aggiornare le informazioni esistenti, se necessario.
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Rispondere a tutte le domande preliminari che possono essere incluse in base al motivo della visita.
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Se è disponibile il self check-in, è possibile segnare l'arrivo e selezionare una posizione di attesa.
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Quando si è pronti, selezionare Inviare.
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