Utilizzo del blocco del periodo finanziario

Questa impostazione di chiusura del primo periodo finanziario può essere utilizzata manualmente, oppure si aggiornerà automaticamente quando le impostazioni 2 e 3 saranno in uso. Questa impostazione è un campo di inserimento della data, ad esempio 03/04/2022. La data inserita è la data oltre la quale gli eventi finanziari non possono essere retrodatati quando sono in uso.

Quando questa impostazione è attivata, l'impostazione 3 viene visualizzata per l'uso e aggiorna automaticamente anche la voce della data per l'impostazione 1. Il blocco automatico del periodo finanziario è raccomandato come best practice del flusso di lavoro finanziario. L'inserimento automatico della data per l'impostazione 1 sarà sempre l'ultima data del mese precedente.

L'ultima impostazione di chiusura del periodo finanziario è la data di attivazione quando la chiusura automatica del periodo finanziario (impostazione 2) aggiorna la data di chiusura (impostazione 1). Il valore della data scelta deve fisicamente passare nel tempo per scattare. Ciò significa che se la data odierna, al momento della definizione di questa impostazione, è il 20 febbraio, selezionando '15' come valore della data, si attiverà la chiusura automatica del periodo il 15 marzo, con una data di chiusura finanziaria del 28 febbraio per l'impostazione 1. Se invece di '15' si sceglie il valore '25', la chiusura automatica del periodo scatterà il 25 febbraio, dato che la data è ancora disponibile per il mese in corso, e la data di chiusura finanziaria verrà aggiornata al 31 gennaio per l'impostazione 1.

Si consiglia di scegliere una data di attivazione il più presto possibile nel nuovo mese, che preveda anche un tempo adeguato per la riconciliazione dei dati finanziari del mese precedente. Ciò significa che se il personale contabile normalmente impiega 10 giorni per completare la riconciliazione del mese precedente, non si dovrebbe scegliere una data precedente ai 10 giorni, ma non sarebbe consigliabile scegliere una data come il 25, che crea un inutile ritardo nel blocco del periodo finanziario da attivare dal momento in cui le finanze sono state riconciliate. In quel lasso di tempo che intercorre tra la riconciliazione e il blocco finanziario, si potrebbero retrodatare eventi finanziari accidentali, che causerebbero il mancato bilanciamento della riconciliazione.

Se il valore della data scelta non è disponibile nel mese corrente (29, 30, 31), l'ultimo giorno disponibile del mese viene utilizzato come giorno di attivazione.

Questa prima impostazione è una selezione di abilitazione/disabilitazione che fornisce visibilità alle impostazioni 2 e 3 e di base consente di controllare il blocco del periodo finanziario a livello di organizzazione.

L'impostazione 2 è un campo di inserimento della data. Questa impostazione è simile all'impostazione 1 a livello di ubicazione della clinica e controlla la data in cui le finanze non possono essere datate prima. Viene utilizzata in combinazione con l'impostazione 3.

Questa impostazione è una casella di controllo. Quando è selezionata e le impostazioni vengono salvate, la data inserita nell'impostazione 2 dell'organizzazione sovrascrive la data inserita a livello di sede della clinica nell'impostazione 1 della sede della clinica descritta sopra. Si tratta di un'indicazione manuale per aggiornare la data di chiusura del periodo finanziario per tutte le sedi. Non continuerà ad attivare alcun aggiornamento automatico della data.