Impostazione dell'integrazione
Impostazione del turno in Quinyx
Controllo dell'opzione di prenotazione online
Quinyx è un software di gestione e pianificazione della forza lavoro. Provet Cloud si integra con Quinyx per consentire la gestione dei turni del personale in Quinyx. L'integrazione trasferisce i turni da Quinyx a Provet Cloud, ma la gestione dei turni continua sul lato Quinyx. HR Gateway Portal, un terzo elemento sviluppato dal team di Provet Cloud, viene utilizzato per mappare i turni di Quinyx e Provet Cloud e gestire l'integrazione.
Nota
Questa guida presuppone che l'utente abbia già completato la configurazione e l'implementazione dell'account Quinyx e stia utilizzando il sistema.
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Contattare il supporto di Quinyx e richiedere la chiave API della root unit per l'integrazione di Provet Cloud.
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Inoltrare la chiave al proprio contatto Provet Cloud.
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Il contatto effettuerà le modifiche necessarie e vi restituirà l'indirizzo (URL) del portale HR Gateway e le credenziali di accesso. Queste ultime vi serviranno per le fasi successive.
Affinché l'integrazione funzioni, è necessario far coincidere i numeri dei dipendenti di Provet Cloud con i numeri dei badge di Quinyx.
Per ogni dipendente che deve essere coinvolto:
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Andare alla pagina People in Quinyx.
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Trovare il dipendente desiderato.
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Trova il numero di badge .
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Andare su Impostazioni > Utenti in Provet Cloud.
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Modificare l'utente corrispondente in Provet Cloud e aggiungere il numero di badge al campo Numero di dipendente.
Quando si modificano o si rimuovono i turni da Quinyx, anche il turno corrispondente sul lato Provet Cloud viene aggiornato o rimosso. È possibile che il turno abbia già alcuni appuntamenti e che si verifichino appuntamenti orfani quando questo non è limitato. In caso di restrizione, nella pagina HR Gateway Portal Log (descritta di seguito) viene visualizzato un errore corrispondente.
Per questa restrizione, gli utenti devono modificare i loro profili in Provet Cloud:
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Accedere al proprio profilo utente dal menu in alto a destra di Provet Cloud.
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Aprire il profilo per la modifica.
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Spuntare l'opzione Nessuna programmazione al di fuori dei turni.
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Salva.
A partire da questa fase, è necessario accedere al portale HR Gateway con l'URL indicato nella fase 1. Una volta effettuato l'accesso, si dovrebbe essere indirizzati automaticamente alle impostazioni dell'organizzazione. Una volta effettuato l'accesso, si dovrebbe essere indirizzati automaticamente alle impostazioni dell'organizzazione. In caso contrario, navigare su Impostazioni > Organizzazione nel portale HR Gateway.
Configurare le seguenti impostazioni. Si noti che alcune potrebbero essere già configurate dal vostro contatto Provet Cloud: in tal caso, lasciatele così come sono. Inoltre, alcune impostazioni potrebbero essere impostate in sola lettura, il che è normale.
Integrazione abilitata: Questa opzione deve essere selezionata affinché l'integrazione funzioni.
E-mail dei destinatari delle notifiche: Selezionare le e-mail che devono ricevere le notifiche sugli errori relativi agli appuntamenti e ai turni in Provet Cloud. Questo è specifico per l'organizzazione, il che significa che se si verifica un errore in una qualsiasi delle sedi della clinica, i destinatari riceveranno un'e-mail al riguardo.
NOTA: In caso di errore, l'azione relativa non verrà eseguita.
Fuso orario: Il fuso orario di Quinyx, HR Gateway Portal e Provet Cloud deve corrispondere.
Intervallo di importazione: Imposta la frequenza delle importazioni automatiche dei turni al giorno. L'impostazione predefinita suggerita è "Ogni 24 ore", nel qual caso l'importazione verrà eseguita automaticamente una volta al giorno verso mezzanotte. È disponibile anche l'opzione "Manuale". In questo caso l'importazione non è automatizzata, ma deve essere effettuata manualmente dalle impostazioni della sede della clinica nel portale HR Gateway.
URL del sistema di input: Obbligatorio, di solito configurato dal contatto Provet Cloud.
Immissione della chiave API di sistema: Obbligatorio, di solito configurato dal vostro contatto Provet Cloud.
URL del sistema di output: Obbligatorio, di solito configurato dal contatto Provet Cloud.
Chiave API del sistema di output: Obbligatoria, di solito configurata dal contatto Provet Cloud.
Per concludere:
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Selezionare Salvare le impostazioni.
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Selezionare Sincronizzare tutti i dati.
Nota
Il pulsante di sincronizzazione non sarà visibile se non sono stati compilati tutti i campi obbligatori.
Dopo la sincronizzazione, le sedi delle cliniche dovrebbero apparire nel menu di sinistra. Selezionare una sede della clinica dal menu a sinistra e configurare le seguenti impostazioni necessarie. Nota: configurare tutte le impostazioni necessarie prima di attivare l'integrazione.
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Le sedi delle cliniche di Quinyx: Selezionare la sede della clinica in Quinyx che si desidera mappare con la sede della clinica Provet Cloud selezionata.
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Selezionare Salvare le impostazioni principali.
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Mappatura dei tipi di turno: Mappare i turni di Quinyx con i tipi di turno di Provet Cloud visualizzati a sinistra. I nomi dei turni in Quinyx e Provet Cloud non devono essere identici.
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Se il turno deve consentire la prenotazione online, mapparlo utilizzando la colonna "Tipo di turno per prenotazione online".
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Se il turno è un turno regolare, mapparlo utilizzando la colonna "Tipo di turno Quinyx".
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Selezionare Salva sottoinsiemi dalla parte inferiore della pagina.
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Importazione del tipo di periodo: Scegliere tra date fisse e lunghezza fissa.
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Date fisse - Verranno importati i turni dell'intervallo di date selezionato. Quando si effettuano i test iniziali (descritti di seguito), si consiglia di utilizzare questa opzione con un giorno come intervallo di date. Entrambi i giorni sono inclusi. Si noti che l'importazione verrà effettuata solo per le date future.
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Lunghezza fissa - Definire una durata a partire dalla data corrente. I turni all'interno della durata saranno importati.
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Integrazione attivata: Abilitare l'integrazione selezionando l'impostazione corrispondente nella parte superiore della pagina.
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Selezionare Salvare le impostazioni principali.
Notifica e-mail destinatari: Simile all'impostazione dell'organizzazione, questa impostazione consente di inviare notifiche di errore alle e-mail selezionate, ma in questo caso solo per gli errori che si verificano nella sede della clinica selezionata.
Reparti e squadre abilitati: Consente la mappatura e l'importazione di informazioni sui reparti e sui team e abilita le opzioni Mappatura dei reparti e Mappatura dei team.
Durata di uno slot in uso: Consente di suddividere i turni in blocchi più piccoli e di uguali dimensioni quando vengono importati in Provet Cloud. Ha lo stesso effetto della casella di controllo "Durata di uno slot" nel calendario di Provet Cloud. Si noti che le durate delle fasce orarie devono essere mappate anche in fondo alla pagina delle impostazioni, se sono in uso.
Dimensione della fessura del calendario: Utilizzato insieme all'impostazione della durata di cui sopra.
Importa solo i turni pubblicati: Abilitato per impostazione predefinita e consigliato. Se abilitato, i turni non pubblicati (bozze) non saranno importati da Quinyx.
Nota
Una volta configurate tutte le impostazioni necessarie per la sede della clinica, selezionare Salva impostazioni principali e Salva sottoimpostazioni. L'integrazione è ora pronta per essere testata.
Qui viene suggerito un semplice flusso di lavoro di prova. Si noti che lo scenario di configurazione reale di solito comporta un periodo di date più ampio per l'importatore, quindi assicurarsi di riconfigurare prima dell'uso reale.
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Creare un utente di prova sia in Provet Cloud che in Quinyx e collegarlo con il numero di badge come descritto sopra.
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Nel portale HR Gateway, impostate la posizione dell'ambulatorio Tipo di periodo di importazione su "Date fisse" e impostate le date di inizio e fine sullo stesso giorno, un giorno a scelta tra quelli futuri. Ricordarsi di Salvare le impostazioni principali.
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Pianificare un turno per l'utente di prova in Quinyx per la data selezionata. La struttura del turno deve seguire i requisiti indicati di seguito.
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Pubblicare la pianificazione dell'utente di prova in Quinyx. NOTA: Durante la pubblicazione, è possibile impostare la data di pubblicazione, che non deve mai essere collocata nel passato.
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Nel portale, selezionare Importazione manuale dei turni dalle impostazioni della sede della clinica. Verrà eseguito un breve processo di caricamento.
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Il turno importato dovrebbe ora apparire in Provet Cloud. Controllare che il tipo di turno sia corretto per verificare che la mappatura sia stata eseguita correttamente.
Nota
Quando si pubblicano i turni in Quinyx, la data di pubblicazione non deve mai essere messa al passato.
Se questo test iniziale ha successo, si consiglia di aumentare gradualmente la complessità dei test per risolvere eventuali problemi e arrivare al caso d'uso reale:
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Testate tutti i tipi di turno con l'utente di prova.
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Test con utenti reali, utilizzando uno scenario reale, ma con una configurazione di un giorno come nel test iniziale.
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Aumentare il periodo a una settimana e ripetere il test.
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Passare alla configurazione completa e all'automazione. Assicuratevi di pianificare il passaggio con largo anticipo e di comunicare con tutti i membri del personale necessari.
Dopo qualsiasi modifica all'impostazione dell'integrazione, è necessario eseguire un test appropriato.
Nota
Un registro degli errori può essere visualizzato dalla pagina Registro del portale HR Gateway, nella barra dei menu in alto, accanto alle impostazioni. Vedere la sezione del registro degli errori di seguito.
I turni che arrivano in Provet Cloud attraverso l'integrazione sono in realtà Tasks sotto i turni in Quinyx.
Nell'immagine sottostante, le attività contrassegnate dai colori verde e rosso vengono importate in Provet Cloud come turni, se il turno Quinyx è mappato in modo appropriato. Se il turno Quinyx viene lasciato "vuoto" senza attività, non viene importato nulla in Provet Cloud.
Si raccomanda di progettare in Quinyx i tipi di turni in modo che abbiano già i compiti necessari.
Dopo l'importazione, i turni risultanti hanno l'aspetto seguente. Si noti che il turno "Pausa pranzo" non è stato creato perché non è stato mappato.
Se avete bisogno di un tipo di turno per il quale è abilitata la funzionalità di prenotazione online di Provet Cloud, seguite questi passaggi:
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In Provet Cloud, assicurarsi che il tipo di turno sia impostato con la prenotazione online abilitata.
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Creare il tipo di turno corrispondente in Quinyx.
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Accedere al portale HR Gateway e aprire le impostazioni della sede della clinica.
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Mappare i tipi di turno tra loro utilizzando la colonna Tipo di turno per la prenotazione online.
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Selezionare Salva sottoinsiemi in fondo alla pagina.
In alcuni casi, è possibile decidere regolarmente sul lato Quinyx se il turno è abilitato o meno alla prenotazione online. In questo caso, impostare la mappatura in modo che il turno Provet Cloud sia mappato su due turni Quinyx simili, a seconda della scelta della prenotazione online.
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In Provet Cloud, assicurarsi che il tipo di turno sia impostato con la prenotazione online abilitata.
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In Quinyx, creare due turni simili e assegnare loro un nome che consenta di riconoscere quello destinato alla prenotazione online. Ad esempio:
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Giornata lavorativa senza prenotazione online
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Giorno lavorativo
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Accedere al portale HR Gateway e aprire le impostazioni della sede della clinica.
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Mappare i turni di Quinyx con il turno di Provet Cloud:
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Workday nessuna prenotazione online - Quinyx Tipo di turno colonna
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Workday - Tipo di turno per la prenotazione online colonna
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Selezionare Salva sottoinsiemi in fondo alla pagina.
Dopo l'impostazione, quando si prenotano i turni in Quinyx, selezionare il tipo appropriato per prendere la decisione. A seconda della scelta, il turno avrà o meno la prenotazione online abilitata in Provet Cloud.
NOTA: Dopo qualsiasi modifica all'impostazione dell'integrazione, è necessario eseguire i test appropriati.
Se la sede della clinica utilizza squadre e/o reparti, l'integrazione può essere utilizzata per selezionarli per i turni di Provet Cloud che vengono importati. I reparti possono essere utilizzati indipendentemente, ma le squadre richiedono l'utilizzo dei reparti in quanto sono una sottounità di un reparto.
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Accedere al portale HR Gateway e aprire le impostazioni della sede della clinica.
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Abilitare Reparti e squadre abilitati. Questo può essere fatto anche durante la configurazione iniziale.
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Decidere la fonte di informazioni del reparto in Quinyx utilizzando il menu Fonte del reparto. L'opzione consigliata è "Campo sezione del turno principale".
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Decidere la fonte di informazioni del team in Quinyx utilizzando il menu Fonte del team. L'opzione consigliata è "Campo categoria del turno principale (tipo di turno)".
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Selezionare Salvare le impostazioni principali.
Le fonti selezionate al punto 1 devono essere create e/o configurate in Quinyx.
Per configurare il campo sezione di un turno principale (per la fonte del reparto ):
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Accedere a Impostazioni account dal menu personale di Quinyx.
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Selezionare Gestione gruppi dal pannello di menu a sinistra.
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Selezionare l'unità desiderata dal centro. Si aprirà un pannello di configurazione.
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Selezionate Aggiungi sezioni dal pannello.
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Compilare i campi della sezione con le informazioni sul reparto.
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Selezionare Ok per salvare.
Una volta creati come sezioni, i reparti appaiono come opzioni nel campo Section del turno principale (immagine sotto).
Per configurare il tipo di turno principale (per la fonte team ):
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Accedere a Impostazioni account dal menu personale di Quinyx.
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Andate su Tipi di spostamento dal pannello del menu a sinistra.
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Selezionare Aggiungi in alto a destra.
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Creare il team come tipo di turno compilando il campo Nome e assicurandosi che la durata copra (ora di inizio e di fine) l'orario normale dei turni.
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Selezionare Salvare.
Questo passaggio presuppone che siano già stati impostati reparti e squadre in Provet Cloud, come necessario.
Mappatura dei reparti:
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Accedere al portale HR Gateway e aprire le impostazioni della sede della clinica.
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Scorrere fino alla sezione Mappatura dei rioni.
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Per ogni reparto di Provet Cloud, mappare un reparto di Quinyx .
Mappatura dei team.
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Scorrere la sezione Teams mapping nelle impostazioni della sede della clinica del portale.
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Per ogni squadra Provet Cloud, mappare un tipo di turno (categoria) Quinyx.
Per concludere, selezionare Salva sottoinsiemi in fondo alla pagina.
Se configurati come descritto sopra, i reparti e le squadre possono ora essere indicati quando si creano i turni in Quinyx.
Assicurarsi di testare la configurazione con l'utente di prova come descritto sopra.
In conclusione:
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Le informazioni del turno stesso provengono dal Compiti.
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Le informazioni del reparto provengono dalla sezione .
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Le informazioni del team provengono dal tipo di turno .
A volte, i turni di un dipendente sono già stati pianificati e importati in Provet Cloud, ma a causa della sua assenza, i turni devono essere aggiornati (rimossi).
Per segnalare un'assenza:
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Assicurarsi che gli appuntamenti correlati nel calendario di Provet Cloud siano stati prima spostati o rimossi.
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Accedere al sito Schedule in Quinyx.
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Individuare lo spostamento e selezionarlo.
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Selezionare Altre opzioni.
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Nella parte inferiore della finestra di dialogo, selezionare Aggiungi assenza.
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Compilare il modulo di assenza e selezionare Salvare. Il turno verrà spostato nella sezione "Turni non assegnati".
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Cancellare il turno dalla sezione "Turni non assegnati". Questo è importante perché altrimenti il turno non verrà rimosso da Provet Cloud, cosa che avverrà durante l'importazione automatica o manuale.
Ogni volta che in Provet Cloud o Quinyx vengono apportate modifiche alla configurazione che hanno effetto su turni, reparti o squadre, le modifiche devono essere sincronizzate nel portale HR Gateway.
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Accedere alle impostazioni dell'organizzazione nel portale HR Gateway.
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Selezionare Sincronizzare tutti i dati.
Esempi di casi in cui è necessaria la sincronizzazione:
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Un tipo di turno viene creato o modificato in Provet Cloud.
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In Provet Cloud viene creata una sede della clinica.
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Un reparto viene creato o modificato in Provet Cloud.
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Un tipo di turno viene creato o modificato in Quinyx.
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Viene creata un'unità in Quinyx.
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Una sezione viene creata o modificata in Quinyx.
Ogni volta che si apportano modifiche nel portale HR Gateway, queste devono essere sempre salvate con Salva impostazioni, Salva impostazioni principali e Salva sottoimpostazioni nelle rispettive pagine.
Ogni volta che si apportano modifiche alle mappature nel portale, è necessario testarle come descritto sopra. La verifica può far risparmiare molto lavoro, perché i turni importati in modo errato devono essere rimossi manualmente.
Nel portale HR Gateway, nella barra dei menu superiore è presente la scheda Log che fornisce informazioni dettagliate sugli errori di input e output. Le sezioni del registro sono a livello dell'organizzazione, il che significa che vi sono elencati gli errori di tutte le sedi della clinica.
Errori di input - Errori relativi a problemi di connessione a Quinyx. Gli errori di input sono rari e di solito richiedono l'assistenza del supporto di Provet Cloud.
Errori di output - Errori relativi all'importazione dei turni in Provet Cloud. Si tratta di errori più comuni, legati a mappature errate, numeri di dipendenti mancanti e simili.
Quando si ricevono notifiche di errore via e-mail, come descritto sopra, si consiglia di controllare innanzitutto i log degli errori, in particolare gli errori di output.
Il campo di ricerca nel log può essere utilizzato per filtrare le voci in base a:
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Nome della sede della clinica
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ID del turno del database
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ID turno Quinyx
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Codice di errore
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ID persona / Numero di dipendente
Per visualizzare informazioni dettagliate su un errore, selezionare Mostra messaggio di errore.
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