EHF (e-faktura) i Provet Cloud

Forberedelser

Som bruker av Provet Cloud avtaler man med salgs- og/eller implementeringsteamet at man ønsker å bruke EHF, vanligvis før man begynner å ta programmet i bruk. Provet Cloud-teamet vil da legge til rette i deres Cloud for bruk av EHF. Når man har fått klarsignal fra teamet om at EHF er aktivert i sin cloud, kan man starte å bruke EHF. 

Disse feltene må fylles ut i avdelingsinnstillinger

Dette fyller dere selv ut i Innstillinger - Avdeling - Avdelingsinnstillinger.

• BIC-kode og Nasjonal BIC-kode: BIC = Bank Identifier Code (også kjent som SWIFT), brukes for å identifisere banken i utlandet, består av 8 eller 11 tegn. Fyll ut samme kode i begge feltene. Dersom du ikke vet hva BIC-koden til banken din er, finner du det på bankens hjemmesider.
• Organisasjonsnummer: Må være riktig fylt ut med 9 tegn uten mellomrom.
• IBAN-nummer: IBAN er en forkortelse for International Bank Account Number, og er ditt internasjonale kontonummer. Det består av 15 tegn, starter alltid med NO, og skal skrives inn uten mellomrom. Sjekk med din bank om du er usikker på ditt IBAN-nr. 

Legge inn EHF-informasjon på kunde som skal motta EHF

• Kunder som skal motta EHF må være registrert med gatenavn og nummer, postnummer og poststed.
• Man må fylle inn organisasjonsnavn og trykke Tab før feltet for MVA-nummer kommer fram. 
• Da får man også mulighet til å velge kundetype, og denne må være firma, ikke privatperson.
• Legg inn MVA-nummer (organisasjonsnummer). Dette må være 9 siffer uten mellomrom.
• I tillegg  må feltene for Elektronisk adresse for e-faktura (EHF) og Operatøridentifikator for e-faktura (EHF) fylles ut.
  EHF-adresse er alltid 0192 (kode for Norge) etterfulgt av kolon og mottakers organisasjonsnummer. Eks: 0192:925836613. Det samme nummeret legges inn i begge feltene.
  Husk at det IKKE kan være mellomrom i dette feltet, så hvis organisasjonsnummer er skrevet “nnn nnn nnn” må det endres til “nnnnnnnnn” og “0192:” må settes foran.

Sende en EHF

EHF kan sendes fra faktureringssiden via Send e-faktura (EHF). Denne knappen blir synlig når EHF er aktivert og fakturaen er ferdigstilt, men ikke ferdig betalt. 

• Når man trykker på knappen, kommer man videre til siden for sending av EHF. Her får man muligheten til å dobbeltsjekke informasjonen, og redigere mottakers og avsenders adresse før fakturaen sendes. Informasjonen blir automatisk kopiert fra kundeinformasjonen hvis dette allerede er lagt inn. Det er også her mulig å legge inn et fakturanummer eller KID nummer, samt “Referansenummer”/ “Ressursnummer” som er et nummer som skal kunne identifisere saken eller fakturaen hos mottakeren. 
• Når man så trykker Send, starter man umiddelbart prosessen med å sende fakturaen. Siden for sending forsvinner når fakturaen er sendt, og man kan da se øverst i høyre hjørne på faktureringssiden at den er sendt, og når dette ble gjort. 

Fakturaen går gjennom flere valideringer før den blir sendt, så programmet er sikker på at den er gyldig som EHF. Hvis det er problemer med fakturaen, vil det vises i sendingsvinduet, og fakturaen kan ikke sendes før disse feilene er rettet. Når faktura er sendt vises detaljene på fakturaen:

EHF-tag

Vi anbefaler å lage en tag = EHF som faktura sendt via EHF manuelt kan bli merket med, dermed er det lett å søke opp alle fakturaer som er sendt via EHF i ettertid.

Merke faktura som sendt

Når en EHF-faktura sendes blir ikke automatisk “Merk som sendt” satt, så vi anbefaler også at denne knappen klikkes etter at en EHF faktura er sendt

Hvis dette gjøres vil lista under Faktura - Utvidet søk og “Kun usendt” ikke skal vise fakturaer som allerede er fakturert. 

Peppol-registreret
Det er veldig kostbart å få en oppføring i Peppol-registeret. Det kreves imidlertid ikke at man er registrert i dette registeret for å sende EHF, kun for å motta (https://directory.peppol.eu/). En SendersID som kreves blir opprettet fra Provet Cloud sin EHF leverandør når denne funksjonen aktiveres. Peppol-registeret kan brukes for å finne mottakers EHF-adresse, dersom mottaker ikke er oppført her, vil de heller ikke motta EHF-faktura.

Oppdatert 31. mars 2025 kl. 07.02