EHF (e-faktura) i Provet Cloud

Forberedelser
Som bruker av Provet Cloud avtaler man med salgs- og/eller implementeringsteamet at man ønsker å bruke EHF, vanligvis før man begynner å ta programmet i bruk. Provet Cloud-teamet vil da legge til rette i deres Cloud for bruk av EHF. Når man har fått klarsignal fra teamet om at EHF er aktivert i sin cloud, kan man starte å bruke EHF.
NB: EHF er ikke mulig å benytte for samlefaktura, kun for enkeltfakturaer.

Peppol-registreret: Det er veldig kostbart å få en oppføring i Peppol-registeret. Det kreves imidlertid ikke at man er registrert i dette registeret for å sende EHF, kun for å motta. (https://directory.peppol.eu/)
En SendersID som kreves blir opprettet fra Provet Cloud sin EHF leverandør når denne funksjonen aktiveres. Peppol-registeret kan brukes for å finne mottakers EHF-adresse, om mottaker ikke er oppført her, vil de heller ikke motta EHF-faktura. 

BIC-kode: (BIC = Bank Identifier Code (også kjent som SWIFT), brukes for å identifisere banken i utlandet, og består av 8 eller 11 tegn. Denne koden fyller brukere selv ut i Innstillinger > Avdeling > Avdelingsinnstillinger (department settings). Brukes IBAN-nummer, må NO settes foran nummeret. IBAN-nummer er et kontonummer som brukes for internasjonale betalinger. IBAN er en forkortelse for International Bank Account Number. Et IBAN-nummer fungerer som et internasjonalt kontonummer, og er nødvendig for betaling til og fra utlandet.

Hvordan bruke EHF

På kunden som skal motta EHF faktura: Rediger kundekortet og fyll ut opplysningene.
Felter med rød ramme må fylles ut:

• Organisasjonsnavn: Fyll inn organisasjonsnavnet og trykk tab før feltet for MVA-nummer kommer fram.
• MVA-nummer: Fyll inn organisasjonsnummeret
• Elektronisk adresse for e-faktura (EHF) og Operatøridentifikator for e-faktura (EHF) fylles ut med samme nummer/EHF-adresse i begge feltene.
  EHF-adresse er alltid 0192 (kode for Norge) etterfulgt av kolon og mottakers organisasjonsnummer. Eks: 0192:925836613.
  
  

Hvordan sende en e-faktura (EHF)

EHF kan sendes fra faktureringssiden via knappen Send e-faktura (EHF). Denne knappen blir synlig når EHF er aktivert og fakturaen er ferdigstilt, men ikke ferdig betalt:

• Når man trykker på knappen, kommer man videre til siden for sending av EHF.
  Her får man muligheten til å dobbeltsjekke informasjonen, og redigere mottakers og avsenders adresse før fakturaen sendes. Informasjonen blir automatisk kopiert fra kundeinformasjonen hvis dette allerede er lagt inn. Det er også her mulig å legge inn et “Referansenummer”/ “Ressursnummer” som er et nummer som skal kunne identifisere saken eller fakturaen hos mottakeren.

Når man så trykker Send, starter man umiddelbart prosessen med å sende fakturaen. Siden for sending forsvinner når fakturaen er sendt, og man kan da se øverst i høyre hjørne på faktureringssiden at den er sendt, og når dette ble gjort:

• Fakturaen går gjennom flere valideringer før den blir sendt, så programmet er sikker på at den er gyldig som EHF. Hvis det er problemer med fakturaen, vil det vises i sendingsvinduet, og fakturaen kan ikke sendes før disse feilene er rettet. Når faktura er sendt vises detaljene på fakturaen:

• For å få bedre oversikt anbefaler vi å lage en egen tag = “EHF” som faktura sendt via EHF blir merket med, dermed er det lett å søke opp alle fakturaer som er sendt via EHF i ettertid:
  
  

Oppdatert 15. oktober 2024 kl. 11.40