Få tilgang til oppdatert varedata fra ulike grossister

I Provet Cloud kan varedata fra flere grossister lastes ned og holdes oppdatert via sentral varebank. Import fra lister gjennomgås i Grunnopplæring innstillinger. 

Hvordan få tilgang til varebanken og legge til ny grossist 

Importere fra en liste for første gang og importere nye elementer 

Forklaring til ulike koder i importen

Opprette plan for oppdatering av elementer 

VESO 

Legge til nytt element fra VESO

Koble eksisterende legemiddel til VESO

Hvordan få tilgang til varebanken og legge til ny grossist

For å få tilgang til grossistenes lister, må grossistene først legges til i clouden. Under implementering, hjelper implementeringsteamet med å legge til ønskede grossister. Skulle det være aktuelt å legge til flere grossister, kan dette gjøres via Lager > Grossister > Legg til:

I det neste vinduet er det viktig å endre bestillingstype til Elektronisk bestilling for å få en liste over tilgjengelige grossister:

Når ønsket grossist er valgt fra listen, kommer nødvendig informasjon om grossisten automatisk og det kan trykkes på Lagre. Grossisten ligger nå tilgjengelig under grossister, og varelisten vil være tilgjengelig for nedlastning under Innstillinger > Import og eksport > Importer fra lister:

Importere fra en liste for første gang og importere nye elementer

NB! Verktøyet henter kun innkjøpspriser fra grossist, så utsalgspris må legges til under import, enten i form av prosentpåslag eller ved å manuelt skrive inn utsalgsprisen på hvert element.

1. Gå til Innstillinger > Import og eksport > Import fra lister.
2. En grossist som brukes for første gang i import fra lister, vil kun ha den lilla Import-knappen tilgjengelig. Oppdater priser og Plan kan benyttes etter at elementer er lastet ned via Importer. 

3. Trykk på Importer for å få opp vinduet for manuell elementimport. Filtrer etter type element (alle, legemiddel, utstyr eller fôr), og velg Nye og oppdaterte elementer under Importer:
   
4. Trykk Start import og vent på at grossistlisten laster. Dette kan ta litt tid når alle nye elementer skal lastes inn samtidig. Bruker siden mer enn et par minutter, anbefales det å gå til Import og eksport  > importer fra lister en gang til (gjenta steg 1 til 3).

I søkefeltet (1) kan det søkes etter navn, strekkode eller grossistkode/varenummer på ønskede elementer. Etterhvert som disse hukes av (2), vil det telles opp antall valgte elementer nederst til venstre (3), hvor 1000 er maks. Når alle ønskede elementer er valgt, trykk på den lilla Neste-knappen for å gå videre (4).

5. I neste vindu kommer en oversikt over valgte elementer, med verktøy for å fastsette blant annet pris, kontonummer og elementundergruppe. Det er i dette steget det er veldig viktig å sette ønsket utsalgspris eller prosentpåslag, da importøren kun henter innkjøpspriser. Noen grossister har et fast påslag, mens andre har variable påslag. Ta kontakt med grossist direkte for å få oppdatert oversikt over anbefalte utsalgspriser og påslag. 
6. Feltene øverst i bildet gir mulighet til å endre på alle eller valgte elementer i listen. 

For å endre alle elementer: Velg eller sett ønsket verdi i feltet (eks velg ønsket undergruppe), og trykk Alle.

For å endre noen elementer: Huk av ønskede elementer, sett så ønsket verdi i feltet, og trykk Valgt. Merk: Hvert enkelt element kan også endres direkte i lista.

NB! Dersom man blir værende i dette vinduet for lenge, vil det komme opp en feilmelding og all innlagt informasjon blir borte og må legges inn på nytt. Det kan derfor være gunstig å importere i flere omganger, og heller velge mange elementer samtidig kun når man vet på forhånd at man har tid til å fullføre importen innen fem minutter.

1. Legg til type: denne anbefaler vi å ikke bruke eller endre. Endres elementtypen, vil ikke elementet lenger være knyttet til grossistens oppdateringer.
2. Legg til undergruppe: her kan du velge mellom undergrupper. Merk at dersom det velges en undergruppe for feks fôr, vil ikke elementer som er utstyr eller legemiddel bli med i undergruppen. Et element kan kun legges i en undergruppe opprettet med samme elementtype.
   Undergrupper må opprettes på forhånd, under elementer > elementhåndtering.
3. Legg til kontonummer: her vil hele kontoplanen komme opp, og det kan settes ønsket kontonummer. Dersom det er valgt en undergruppe med eget kontonummer, vil kontonummeret som velges her overstyre kontonummeret til undergruppen når det tas ut rapporter. 
4. Bruk MVA gruppe: dette feltet er ofte forhåndsutfylt på elementene som er valgt i forrige steg, men det kan være lurt å velge 25 % og trykke på Alle for å være på den sikre siden. 
5. Legg til markup %: Her kan en samlet markup settes for alle eller avhukede/valgte elementer i listen. Det er veldig viktig at det settes et påslag her eller direkte på hvert enkelt element.

7. I listen over elementer, kan det meste av informasjonen endres på elementnivå. Om det ikke er satt et påslag tidligere, er det veldig viktig at det, eller ønsket utsalgspris (Pris med mva), settes her:
   
8. Når ønsket informasjon er lagt inn på elementene, trykk Neste for å fullføre importen. Du vil få et sammendrag og nye og oppdaterte elementer:
   

Forklaring til ulike koder i importen

Nedlastede varer i klinikken = varer med dette tegnet betyr at de tidligere er importert og er tilgjengelig i klinikkens cloud. Vises kun ved ny oppdatering av varen, og da i sammenheng med det gule ikonet som forklares under.

Varer som ikke er nedlastet og dermed ikke er tilgjengelig i klinikkens cloud. NB: Varer som allerede er importert, forsvinner fra lista og vises kun om oppdatering har funnet sted.

Varer som leverandør har oppdatert i forhold til pris, navn eller annet. Disse importeres da på nytt. Prisen vil endre seg automatisk om det har vært en prisoppgang, men sjekk uansett om ny pris er som forventet. Allerede importert vare vises med C for å kunne gjøre en sammenlikning.

Opprette plan for oppdatering av elementer

1. Gå til Innstillinger > Import og eksport > Import fra lister.
2. Trykk på Plan på den leverandøren du ønsker å opprette planlagt automatisk oppdatering for:

3. I neste steg oppgis hvilken eller hvilke avdelinger den planlagte oppdateringen skal gjelde for. NB! Avdeling må velges selv om dere kun har én avdeling, søk da opp navnet på klinikken og velg denne.
   Når avdeling er valgt, kommer et nytt felt hvor valgte brukere kan få notifikasjon om oppdateringen. Det må ikke legges til brukere her, men vi anbefaler å legge inn dette.
   
4. Trykk Lagre, og prisene for allerede importerte elementer vil bli oppdatert automatisk den første natten i måneden.
5. Denne planen kan endres eller slettes, ved å trykke på Plan på ny ved siden av grossisten

VESO

Provet Cloud har varelisten til VESO tilgjengelig under import fra lister.

Under implementering, importeres ønskede elementer fra VESO fra klinikkens elementliste.

I elementlista er mye informasjon utfylt for legemidlene (enheter, enhetsbeskrivelse, vaksinasjon, ekstern rapporteringskode etc). Om nye elementer lastes ned fra VESO, må dette legges inn manuelt av klinikken, etter at elementet er importert til egen cloud.

Legge til nytt element fra VESO

1. Gå til Innstillinger > Import og eksport > Importer fra lister
2. Velg Importer på linjen til VESO NO

3. Velg Legemiddel og Nye elementer, og trykk Start import

4. Velg elementene som skal lastes ned ved å huke de av og trykk Neste.
5. Legg til kontonummer, eventuell undergruppe og markup % på elementene.

6. Scroll mot høyre med navigeringspilen under elementene for å se flere felt (gulmarkert på bildet).

Tips: for å skjule grossistkode og strekkode, trykk på Kolonner og avmerk feltene. Om du også zoomer ut, kan alle felt bli synlige samtidig og det er ikke behov for scrolle mellom:

7. Under Enheter i pakningen, vil det alltid stå “1” når et element lastes ned fra VESO for første gang. Det er mulig å endre antall enheter i dette steget også, men enhetsbeskrivelse må legges til i ettertid. 
8. Trykk Neste for å fullføre importen.

9. Søk opp elementene under Elementer > Elementer og trykk på redigeringspennen

10. Dersom klinikken bruker DHP-medisinintegrasjon i Provet Cloud, anbefales det at Elementkode for primær grossist (1) kopieres over til feltet Ekstern rapporteringskode (2):

11. Under elementets Lager og prising, skal enhetsbeskrivelse og enheter i pakningen fylles ut. Endre standard bruksstørrelse til “Enhet” om nødvendig:

12. Under generelt på elementet, kan det også være tidsbesparende å legge inn Standard administrasjonsmetode, så dette automatisk velges når legemiddelet blir brukt (men det er likevel mulig å endre manuelt når medisinen brukes, om ønskelig).
    Det er også mulig å skru av administrasjonsmetode i Innstillinger > Avdeling > Avdelingsinnstillinger.
    Under  generelt, hukes det også av dersom det er en vaksine eller et spesiallegemiddel som brukes til eutanasi. Dette vil føre til at pasienten merkes som avdød når medisinen brukes i en konsultasjon.

13. Les mer om utfylling av feltene til legemidler i Guide til utfylling av legemiddelliste på våre hjelpesider. 

Koble eksisterende legemiddel til VESO

Det er relativt nylig vi fikk muligheten til å bruke varelista fra VESO, både i Provet Cloud og under implementering. Dersom klinikken startet opp med Provet Cloud før VESO var tilgjengelig, er ikke legemidlene i clouden tilkoblet VESO-varelista. Koblingen er knyttet til grossist og varenummer, og kan i teorien legges til eksisterende elementer. Det er imidlertid flere ting som er viktig å notere seg i forhold til dette; Legges VESO og riktig varenummer (elementkode for primær grossist) til på et eksisterende element, må det kontrolleres at enheter i pakningen og enhetsbeskrivelse samsvarer med prisen fra VESO. Når prisen oppdateres vil prisen på det eksisterende elementet bli justert til å passe enhetene i VESO-varelisten, og feil prising kan forekomme. Etter at et element har vært brukt i et direktesalg eller i en konsultasjon, er det ikke mulig å endre enheter i pakningen. Da må elementet enten lastes ned fra VESO via import fra lister, eller så må det opprettes en kopi av elementet. I begge tilfeller må det eksisterende elementet arkiveres, og eventuelt legges til prissamlinger på nytt. Se flytdiagram på siste side. NB: legg til det elementer i prissamlingen før du arkiverer gamle elementer, så du får overført pris og mengde fra det gamle elementet før det arkiveres. 

Alternativ 1: opprette kopi av element

Dersom elementet har informasjon eller innstillinger som dere vil beholde, vil det være best å bruke elementet som mal for et nytt element.

1. Finn legemiddelet du vil koble til VESO-varelista via elementer > elementer og trykk på redigeringspennen. 
2. Under lager og prising, kontroller enheter i pakningen. Om enheter i pakningen og enhetsbeskrivelse samsvarer med salgsprisen fra VESO, er det nok å velge VESO NO under primær grossist (1) og skrive inn varenummeret i feltet elementkode for primær grossist (2).
   
   Tips: Hvor stor pakke prisen fra Veso er ment for, står i navnet på legemiddelet. Eksempler:
   “Antirobe Vet Kapsler 75 mg ; 16 enpac” - dvs 16 stk tabletter
   “Antisedan Vet Inj 5 mg/ml ; 10 ml hgl” - dvs 10 ml
   “Antisedan Vet Inj 5 mg/ml ; 10x10 ml hgl” - dvs 100 ml
   Dersom enheter i pakningen IKKE stemmer med VESO, og legemiddelet er blitt brukt i konsultasjon og/eller direktesalg tidligere, må et nytt element opprettes. For å få med alt som er lagt inn på elementet tidligere, kan du opprette en kopi av elementet. Nederst på elementkortet, velg Verktøy og Bruk dette som mal for nytt element.
   

Du vil da få et nytt element med samme navn som det originale merket med KOPI. Nå kan du endre enheter i pakningen og sette på riktig grossist og kode som vist over. 

NB! Dersom medisinen brukes i prissamlinger, kan det lønne seg å gå inn i de aktuelle prissamlingene og legg inn elementet merket med KOPI, før du går til neste steg. Ved å gjøre dette først, unngår du at det gamle elementet forsvinner fra prissamlingene før du har lagt inn det nye. Da er det enklere å se hva du skal legge inn.

3. Dersom du opprettet kopi av element i forrige steg, skal du nå arkivere det gamle. Trykk på søppelkassen ved elementet i elementlisten.
   
4. I en ny fane, gå til innstillinger > import og eksport > importer fra lister og velg importer fra VESO.
5. Søk opp medisinen du nettopp satte riktig kode på. Denne vil nå stå som at den finnes i clouden. Importer den for å oppdatere prisen. Merk: Den grå knappen Oppdater priser vil ikke fungere for Veso før du har gått via den lilla Importer-knappen én gang. Neste gang vil den fungere!

Alternativ 2: Laste ned elementet på nytt

Om legemidlene ikke har informasjon om f eks svinn som du ønsker å beholde, så kan nytt element lastes ned fra VESO. Før denne importen startes, kan det være lurt å opprette to nye elementundergrupper for legemidler. De kan hete f eks “Gamle legemidler” og “VESO”. 

1. Gå til Elementer > elementhåndtering og trykk på Legg til.
2.  Skriv inn navn på gruppene, velg eleemnttype Legemiddel og velg kontonummer.

3. Gå til elementer > elementer og filtrer for å kun se legemidler. Trykk Velg alle.

4. En verktøylinje kommer opp i nederste felt av systemet. Trykk på rediger valgte

5. Scroll til nederst i vinduer og velg undergruppen Gamle legemidler som elementundergruppe og trykk Lagre (så lenge du ikke allerede har lastet ned eller oppdatert noen elementer til VESO).

6. Alle medisiner ligger nå i samme undergruppe. 
7. Følg guiden Legge til nytt element fra VESO lenger opp på siden. Under import, legg de nye elementene i undergruppen som heter VESO. 
8. Etterhvert som elementer fra VESO blir importert og eventuelt lagt til i prissamlinger, kan tilsvarende legemidler fra undergruppen “Gamle legemidler” arkiveres. 

Husk å ikke arkivere elementene “-” (viktig for medisininfo-integrasjonen) eller “ingen medisinering” (brukes i integrasjonen for medisinregistrering til DHP).

Oppdatert 07. juni 2024 kl. 15.00