Sette opp avtaler og avtaletypegrupper

Sette opp avtaler og avtaletypegrupper 

Avtaletype brukes ved booking av konsultasjon, klientkommunikasjon og arbeidsflyt i konsultasjonen. Avtaletypegrupper hjelper til med å kategorisere avtalene slik at kunder og ansatte kan velge fra en liste over begrensede alternativer avhengig av besøkets art, i stedet for å måtte bla gjennom en stor liste med blandede årsaker. Avtaler tillater detaljert kontroll og definerer tilgjengelige avtaletider. Dette er spesielt nyttig ved online booking. 

Legge til avtaletypegrupper 

En vanlig tilnærming er å lage avtaletypegrupper basert på generelle veterinære fagfelt som dermatologi, nevrologi, vaksinasjoner, kirurgi, kontroller etc., men å definere avtaletypegrupper og avtaler er helt opp til klinikken. Hvis du ikke vil bruke grupper, kan du opprette bare én gruppe og legge alle avtaler i den. 

1. Gå til Innstillinger > Maler og lister > Avtaler. 
2. I delen Avtaletypegrupper velger du + Legg til. Dialogboksen Opprett avtaletypegrupper åpnes. 
3. Velg avdelingen du vil legge til avtaletypegruppen for. Hvis du ikke velger en avdeling, vil avtaletypegruppen være tilgjengelig for alle avdelinger. 

Merk: Hvis avtaletypegrupper deles av alle avdelinger, endres informasjonen for alle avdelinger ved å redigere en avtaletypegruppe.. I tillegg kan ikke standardelementer brukes hvis avtaletypegrupper er delt og ulike elementlister for brukes. Hvis du vil at avdelinger skal ha individuelle redigeringsprivilegier til sine avtaleinnstillinger, anbefales det ikke at avtaletypegrupper deles. 

4. Gi avtaletypegruppen et navn og velg Lagre for å legge til gruppen. 

Du kan redigere eller fjerne eksisterende avtaletypegrupper ved å bruke penn- og søppelkasseknappene på avtaletypegrupperaden. Vær oppmerksom på at fjerning av en avtaletypegruppe også fjerner alle avtaler som tilhører den. 

Legge til avtaler 

1. Opprette ny avtale 

I avtale-delen velger du +Legg til. Boksen Opprett avtale åpnes.

2. Fyll ut detaljene for avtalen 

• Navn, Varighet og Avtaletypegruppe må fylles ut. 
• Avtalenavnet vises til både Provet Cloud-brukere og kundene dine. 
• Varigheten definerer standard avtalevarighet når denne avtalen brukes. Varigheten er satt i minutter. Ved online booking tilbys klienten en liste over tilgjengelige starttider for konsultasjonen basert på avtaletype, og avtalevarigheten settes automatisk. Varigheten kan endres senere av klinikken i kalenderen om nødvendig. 
• Velg Avtaletypegruppe for avtalen. Ved online booking velger klienten først en avtaletypegruppe og deretter velge mellom avtaler i den gruppen. 

Ytterligere informasjon: 

● Farge: Du kan angi en farge som brukes for avtalen i kalenderen. Denne innstillingen brukes ikke i kundekommunikasjon. 

● Kvalifiserte medarbeidere: Du kan velge medarbeidere denne avtalen kan bookes på. Dette bidrar til å sikre at klienter bestiller timer med riktig veterinær, dyrepleier eller team avhengig av årsaken. Hvis du ikke velger noen medarbeidere, vil alle ansatte være tilgjengelig. 

● Instruksjoner: Du kan legge til en egendefinert melding som sendes til klienten sammen med bekreftelses- og påminnelsesmeldinger. 

● E-postmelding: Velg om du vil bruke standard bekreftelse- og påminnelsesmail (redigeres under Innstillinger>Avdeling>Bestillingsinnstillinger), eller om du vil bruke egendefinerte tekster for denne avtalen. 

● SMS-melding: Velg om du vil bruke standard SMS-bekreftelses- og påminnelsesmeldinger (redigeres under Innstillinger>Avdeling>Bestillingsinnstillinger) eller legge til egendefinerte meldinger for denne avtalen. Meldingstekstene kan være opptil 1000 tegn og blir delt inn i flere SMS-meldinger. Meldingsfeltene viser antall tegn som brukes og antall meldinger teksten er delt inn i. Hver separat SMS-melding bruker en SMS-kreditt. 

● Forhindre metoder for sending av påminnelse som standard: Du kan deaktivere sending av e-postpåminnelser, SMS-påminnelser eller begge når denne avtalen brukes. 

● Forhindre metoder for sending av bekreftelse som standard: Du kan deaktivere sending av e-postbekreftelser, SMS-bekreftelser eller begge når denne avtalen brukes.

• Ekskluder fra påminnelser og bekreftelser på avtalen: Du kan velge at tidspunkt for avtalen og/eller veterinær blir ekskludert fra bekreftelses- og påminnelsesmeldinger. SMSer påvirkes bare hvis forhåndsdefinert tekst er i bruk.
• Timepåminnelser sendt før: Legg til hvor mange timer eller dager før den planlagte avtalen påminnelser sendes til klienter. 
• Tidstype for timepåminnelse definerer om dette tallet er timer eller dager. Velger du dager, vil felt for Spesifikk sendetid for timepåminnelse bli synlig. Her velges tidspunktet på dagen timepåminnelsene sendes, feks 2 dager før avtalen kl. 09:30. Disse påminnelsesinnstillingene brukes for konsultasjoner der denne avtaletypen er valgt. Hvis du ikke angir et tidspunkt for sending av påminnelser for avtalen, brukes standardinnstillingene for bestillingspåminnelser.
• Tilgjengelig for online booking: denne innstillingen må hukes av dersom det skal være mulig for kunder å booke denne avtalen online. Det kan defineres eget tidsrom på dagen denne avtaletypen kan settes opp via online booking. Denne innstillingen fungerer sammen med varighetsinnstillingen, og varigheten må passe innenfor den tilgjengelige perioden. For eksempel, hvis den tilgjengelige tiden er definert til å være fra 10 til 12, varigheten er satt til 60 minutter og kalenderens tidslukestørrelse er 15 minutter, vil de tilgjengelige tidene for klienter være 10:00, 10:15, 10: 30, 10:45 og 11:00. 
• Standard ressurser: Du kan velge ressurser, elementer og journaloppføring som legges automatisk til konsultasjonen når denne avtalen settes opp. Dette bidrar til å standardisere vanlige avtaler og gjøre arbeidsflyten raskere. 

NB: Standardelementer kan ikke brukes hvis flere avdelinger med forskjellige elementlister er i bruk og avtaletypegrupper er delt på tvers av organisasjonen. 

• Skifttyper: Du kan velge hvilke skifttyper denne avtalen kan bookes på. Hvis du ikke velger noen, kan avtalen bookes på alle skifttyper. Merk at innstillingene for skifttyper synkroniseres med avtaletypene i skiftinnstillingene, noe som betyr at når du gjør endringer på ett sted, oppdateres de tilsvarende innstillingene også på det andre. For å bruke innstillingen på eksisterende skift, merk av for Oppdater eksisterende skift. Merk at oppdatering ikke kansellerer eksisterende avtaler som kan komme i konflikt med innstillingen. 
• Art: I online booking kan denne bare velges for disse artene. 
• Forhåndsregistrerings spørsmål: Dersom forhåndsregistrering er aktivert, kan du definere spørsmål som kundene kan svare på nå de registrerer seg. Du kan legge til egendefinerte spørsmål til de forskjellige avtalene. Velg +Spørsmål til kunden og skriv inn ønsket spørsmål. Du kan legge til så mange spørsmål som du ønsker. For å fjerne et spørsmål trykker du på det røde krysset. 

3. Lagre avtalen 

Trykk Lagre for å legge til den nye avtaletypen. Du kan redigere eller fjerne eksisterende avtaler ved å bruke penn- og søppelkasseknappene.

Oppdatert 19. juli 2024 kl. 11.12