Regnskapslås i Provet Cloud

Innstillinger for låsing av regnskapsperiode er tilgjengelig både på organisasjon- og avdelingsnivå.

Hensikten med disse innstillingene er å forhindre at økonomiske hendelser tilbakedateres til tidligere tidsperioder der økonomi allerede er avstemt, for eksempel i en tidligere måned eller år.

Når regnskapsperioden er stengt, kan ingen økonomiske hendelser som fakturaer eller betalinger dateres før sluttdatoen.

Avdelingsinnstillinger for regnskapslås:

Låsing av regnskapsperiode aktiveres og angis primært fra avdelingsnivå ved hjelp av en kombinasjon av tre innstillinger. Dette betyr at hver avdeling eller klinikk kan uavhengig kontrollere og tilpasse sin økonomiske periodeavslutning.

Alle innstillinger for regnskapslås på avdelingsnivå finner du ved å følge:

Innstillinger > Avdeling > Avdelingsinnstillinger > Se spesifikke innstillingsbeskrivelser nedenfor:

1. Tidligste mulig dato for økonomiske hendelser:

Den første innstillingen for regnskapslås kan brukes manuelt, eller den oppdateres automatisk når innstilling 2 og 3 er aktiv. Denne innstillingen er et datooppføringsfelt, for eksempel 31.12.2022. Man kan ikke tilbakedatere fakturaer og betalinger til før denne datoen.

2. Aktiver automatisk låsing av regnskapsperiode:

Når denne innstillingen er aktivert, vises også innstilling 3. Innstilling 2 og 3 følger hverandre, og den oppdaterer også automatisk dataoppføringen for innstilling 1.

3. Dato for låsing av regnskapsperiode:

Denne innstillingen er utløserdatoen for når automatisk regnskapsperiode skal lukkes og datoen i innstilling 1 endres. Denne innstillingen definerer dagen i måneden som løpende skal være tidligste dato for finansielle hendelser for foregående måned.

Den valgte datoverdien må passere i tid for å oppdatere innstilling 1.

Det anbefales at det velges en utløserdato så tidlig som mulig inn i den nye måneden, men det kan være nødvendig å velge en datoverdi som gir deg tid til å fullføre eventuelle nødvendige økonomiske endringer for den siste måneden. Dette betyr at hvis regnskapspersonalet normalt trenger 10 dager for å fullføre forrige måneds avstemming, bør du ikke velge en datoverdi tidligere enn 10, men velger du en mye høyere datoverdi (for eksempel 25), kan dette skape unødvendig forsinkelse i periodelåsingen.

Eksempel under:

Den 8. januar vil datoen endres fra 30/11/2022 til 31/12/2022

Organisasjonsinnstillinger for regnskapslås:

Låsing av regnskapsperiode kan også administreres fra organisasjonsnivå ved å oppdatere tre innstillinger manuelt.

Alle innstillinger for regnskapslås på avdelingsnivå finner du ved å følge:

Innstillinger > Organisasjon > Organisasjonsinnstillinger > Se spesifikke innstillingsbeskrivelser nedenfor:

1.  Aktiver låsing av regnskapsperiode for organisasjonen:

Den første innstillingen er et aktiver/deaktiver-valg som gir synlighet til innstilling 2 og 3. Når denne er aktivert, og en dato valgt (innstilling 2), oppdateres dette for alle avdelinger.

2.  Tidligste mulig dato for økonomiske hendelser:

Denne innstillingen er et datooppføringsfelt og ligner på innstiling 1  på avdelingsnivå.

3.  Oppdater sluttdato for regnskapsperioden for alle avdelinger:

Denne innstillingen er en avmerkningsboks. Når merket, og innstillinger lagres, overstyrer dataoppføringen fra organisasjonsinnstilling 2, dataoppføringen på avdelingsinnstilling 1. Dette er en manuell indikasjon for å oppdatere sluttdatoen for regnskapsperioden for alle avdelinger. Det vil ikke fortsette å utløse noen automatiske datooppdateringer. 

Oppdatert 23. juli 2024 kl. 14.59