Funksjonen samlefaktura lar deg samle fakturaer fra flere konsultasjoner/gårdsbesøk på samme kunde til én faktura. Denne fakturaen vil ha ett felles beløp med felles forfallsdato og eventuelt KID-nr, men de forskjellige enkeltfakturaer som denne samlefakturaen består av, vil fortsatt ligge tilgjengelige på kunden. På denne måten fungerer samlefaktura i Provet Cloud litt som en binders som samler flere enkeltfakturaer under ett fakturanummer, uten at fakturanumrene på enkeltfakturaene som den består av forsvinner.
NB: Samlefaktura kan ikke benyttes for fakturaer hvor det er brukt forsikringskrav! Kontroller at ingen av enkeltfakturaene du ønsker å fakturere samlet inneholder dette før du fortsetter på prosessen.
Ferdigstill alle enkeltfakturaer først
Samlefakturaer kan genereres for flere kunder i ett klikk. Denne funksjonen forutsetter at enkeltfakturaene som skal samles er ferdigstilt (har fått et fakturanummer).
Dersom du ikke rutinemessig ferdigstiller alle dine fakturaer fortløpende, kan dette gjøres i ett klikk. Start med å åpne Utvidet søk (1) og definere tidsperioden du ønsker å generere samlefaktura for. Tips: Bruk hurtigvalg for “Forrige måned” (2), dette stiller datobegrensningen inn automatisk på forrige måned.
Filtrer så på Utkast øverst til høyre over søkeresultatene dine (1). Du kan nå velge å markere alle utkastene du fikk opp i søket (Velg alle, 2), markere alle utkastene kun på denne siden om søket ditt ga resultater over flere sider (Velg alt på siden, 3), eller du kan manuelt markere hvert enkelt utkast du ønsker å ferdigstille ved å klikke på dem. Når du har markert ett eller flere utkast, vil du få opp en dialogboks nederst. På denne, velg Handlinger og Ferdigstill (4).
Merk: Avhengig av innstillingen “Bruk konsultasjonens startdato som fakturadato”, vil fakturaene du nå ferdigstiller enten få konsultasjonens startdato som fakturadato dersom innstillingen er på, eller dagens dato som fakturadato dersom innstillingen er av.
Generere samlefakturaer
Sørg for at tidsperioden fortsatt er korrekt definert (se avsnitt over), og fjern eventuelt filteret for kun Utkast, slik at de ferdigstilte fakturaene kommer opp i søkeresultatet. Klikk så på Verktøy (1) oppe i høyre hjørne og velg Lag samlefakturaer (2).
Du vil da få opp denne dialogboksen. Knappen samlefakturaer (1) vil gi deg en oversikt over fakturanumre til alle enkeltfakturaer som nå vil innlemmes i samlefakturaer. Velg så fakturadato (2) for alle samlefakturaene du nå skal generere. Klikk så Opprett (3).
Samlefakturaene vil så få fakturadato du valgte i dialogboksen over. Forfallsdato vil bli beregnet fra dagens dato (datoen du genererte fakturaen, og ikke fakturadato), i henhold til forlengelse av betalingsfrist satt i avdelingsinnstillingene. Det er ikke nødvendig å gå inn på hver enkelt faktura og huke av for “Avtale om å betale senere”, forfallsdato vil komme på uavhengig av dette, så lenge enkeltfakturaene samlefakturaene består av har en forfallsdato. Vi anbefaler derfor å aktivere innstillingen som heter “Autoavkrysning på "Avtale om å betale senere" når faktura ferdigstilles”.
Sende ut fakturaer på e-post
Utsendelse av fakturaer kan også gjøres i ett klikk fra fakturasiden. Når du har generert samlefakturaer i henhold til beskrivelsen over, kan du i utvidet søk velge å vise kun samlefakturaer (1) fra valgt tidsperiode, f eks forrige måned (2).
Tips: I filtreringen kan du også sette på “Kunde skyldig” - dette vil da utelukke alle enkeltfakturaene som nå er blitt en del av en samlefaktura.
Du kan nå velge å markere på alle fakturaene du fikk opp i søket (Velg alle, 1), markere alle fakturaene kun på denne siden om søket ditt ga resultater over flere sider (Velg alt på siden, 2), eller du kan manuelt markere hver enkelt faktura du ønsker å sende ut ved å klikke på dem. Når du har markert én eller flere fakturaer, vil du få opp en dialogboks nederst. På denne, velg Handlinger og Send som e-post (3).
Du får da opp denne dialogboksen. Velg hvilken e-postadresse fakturaene skal sendes fra (1), hva som skal sendes med av vedlegg (2), og hva som skal være e-postemne (3). Skriv så en melding som kommer med e-posten (4). Her kan du bruke tekstmaler som er lagret i innstillingene.
Merk: Standard for hva som skal være avhuket av vedlegg og hva standard e-postemne skal være, kan settes i innstillinger for oppsummerings-e-post i avdelingsinnstillingene. Merk også at plassholderen for [[invoice_date]], som er brukt i eksempelet, ikke vil være gjeldende for samlefakturaer. Emne for denne vil derfor bli kun Faktura.
Nederst i dialogboksen vil du se en oversikt over alle fakturaene som nå sendes ut (1). Du vil også se om det er fakturaer valgt som ikke kan sendes ut av ulike grunner (2). Trykk så Lagre (3) for å sende ut fakturaene.
Oversikt over alle fakturaer sendt per e-post finner du i Innstillinger > Logg > Kundekommunikasjon > E-post-logg.
Rette opp i og/eller kreditere samlefakturaer
Dersom noe er feil på en samlefaktura, og hele eller deler av den må krediteres og/eller gjøres om på, må samlefakturaen først tilbakekalles. På samlefakturasiden vil du finne en rød knapp for tilbakekalling.
Når samlefakturaen er tilbakekalt, vil du finne alle enkeltfakturaene den besto av enkeltvis med skyldig beløp. Kreditering må gjøres på hver av disse, og så må en ny samlefaktura lages når rettingen er gjort. Les mer om kreditering i krediteringsmanualen.
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.