Under følger en oversikt over økonomiske rapporter i Provet Cloud som kan være nyttige for norske regnskapsførere. Provet Cloud inneholder mange rapporter, og det kan hende du også finner nyttige tall i de andre rapportene. Det oppmuntres til å utforske de ulike rapportene, dersom ikke våre forslag gir de ønskede tallene. Du kan så klart også spørre oss i Provet Cloud teamet.
Rapporter som gjennomgås under, er:
Disse ligger under Rapporter (1) -> Økonomi (2).
Hovedbok (General Ledger)
Denne rapporten viser alle transaksjoner gjort i Provet Cloud, fordelt på kontonummer. Alle transaksjoner skal her være balansert mellom debet og kredit.
Det finnes mange ulike filtreringsmuligheter for rapporten. Det kan filtreres på kontonummer, oppføringsnummer (entry number), eller kunde, for å nevne noen. Under oppføringsnummer kan du skrive ett eller flere numre separert med komma.
Når du har valgt periode og det du ønsker å inkludere i rapporten, kan du trykke “Generer rapport” (1) for å generere og se rapporten i programmet, eller “Eksport/Skriv ut” (2) for å f eks laste ned rapporten i Excel-format.
Huker du av for å vise oppføringsdetaljer (3), vil du få en meget detaljert rapport med alle transaksjoner. Den blir eksportert til Excel med flere ark, og i programmet ser det slik ut:
Alle transaksjoner er gruppert per kontonummer, og det er også slik du kan finne oppføringsnummer.
Tar du vekk haken, vil du kun få debet og kredit for perioden fordelt på kontonummer. Det kan se slik ut eksportert til Excel:
Månedsslutt
Rapporten gir en generell, økonomisk oversikt over perioden gjennom fire ulike rapporter.
- Salgs- og betalings PDF.
- Debitorrapport-PDF (Denne rapporten er en snarvei til PDF fra "Debitorer og kreditorer"-rapporten. Ønsker man en mer detaljert rapport og oversikt, bruk rapporten "Debitorer og kreditorer".
- Transaksjoner XLS
- Journalrapport
Ved å trykke "Generer journalrapport" vil det bli opprettet en rapport basert på elementkontonumre. Denne rapporten gir også en enkel oversikt over bedriftens omsetning samt mva.
Salgs- og betalings-PDF (1) viser et sammendragsark for kontolister. Det ser slik ut:
Debitorrapport-PDF (2) vil gi deg en liste over gamle debitorer og kreditorer, slik:
Transaksjoner XLS (3) gir en detaljert oversikt over alle faktureringer, alle fakturarader, og alle innbetalinger i perioden, fordelt på tre ark i et Excel-dokument. Fakturaradene viser også hvilket kontonummer de tilhører.
Fakturaer
Rapporten viser den fakturerte totalsummen i den valgte tidsperioden og gir god oversikt over all fakturering (også de som allerede er betalt, f eks via kort) i perioden, med navn på kunde og totalt beløp med og uten MVA.
Rapporten må filtreres på “fakturadato” eller “dato betalt”, men i tillegg til dette har rapporten mange valgfrie filtreringsmuligheter. Blant annet:
- Ansvarlig behandler
- Betalingsstatus
- Betalingsmåter
Når du har valgt periode og det du ønsker å inkludere i rapporten, kan du trykke “Generer rapport” (1) for å generere og se rapporten i programmet, eller “Eksport/Skriv ut” (2) for å f eks laste ned rapporten i Excel-format
Informasjon om de ulike filtreringene i rapporten:
“Filtrer etter dato”:
Eksempel:
Faktura med fakturadato 01.01.2023, og registrert som betalt 01.02.2023:
- Vi oppretter en rapport med start: 01.01.2023 og slutt 31.01.2023, velger “filtrer etter dato: fakturadato”
- Fakturaen kommer med i rapporten
- Vi oppretter en rapport med start: 01.02.2023 og slutt 01.02.2023, velger “filtrer etter dato: fakturadato”
- Fakturaen kommer ikke med i rapporten
- Vi oppretter en rapport med start: 01.01.2023 og slutt 31.01.2023, velger “filtrer etter dato: dato betalt”
- Fakturaen kommer ikke med i rapporten
- Vi oppretter en rapport med start: 01.02.2023 og slutt 01.02.2023, velger “filtrer etter dato: dato betalt”
- Fakturaen kommer ikke med
“Status”:
I rapporten har man mulighet til å filtrere på statuser:
- Alle
- Kun ubetalt
- Kun betalt
Denne rapporten tar utgangspunkt i dagens status på faktura, men for den angitte tidsperioden.
Det vil si at har du en faktura som er betalt i dag, men stod som ubetalt i tidsperioden du velger (og du ønsker å filtrere på “Kun ubetalte”) så vil den ikke komme med i perioden du velger - til tross for at den var ubetalt i den angitte tidsperioden.
Eksempel:
Faktura med fakturadato 01.01.2023, og registrert som betalt 01.02.2023:
- Vi oppretter en rapport med start: 01.01.2023 og slutt: 31.01.2023, velger “status: alle”
- Fakturaen kommer med i rapporten
- Vi oppretter en rapport med start: 01.01.2023 og slutt 31.01.2023, velger “status: kun ubetalt”
- Fakturaen kommer ikke med
Ønsker man en rapport over ubetalte fakturaer på en gitt dato er det rapporten “ubetalte fakturaer” som skal benyttes.
Rabatter og Rabattfakturaer
Disse rapportene anbefales å bruke dersom man gir rabatt som prisendring på eksisterende fakturarader (se eget dokument som forklarer fordelene og ulempene med de ulike måtene å gi rabatt på i Provet Cloud).
Rapporten "Rabatter" gir en totaloversikt over rabatt som er gitt fordelt på elementtype (prosedyre, medisin, fôr, utstyr, laboratorie).
Det finnes mange ulike filtreringsmuligheter for rapporten. Når du har valgt periode og det du ønsker å inkludere i rapporten, kan du trykke “Generer rapport” for å generere og se rapporten i programmet, eller “Eksport/Skriv ut” for å f eks laste ned rapporten i Excel-format.
Rapporten “Rabattfakturaer” gir en detaljert oversikt over hvilke fakturaer det er gitt rabatt på, og hvor mye. Merk: Denne rapporten må aktiveres i avdelingsinnstillingene:
Ubetalte fakturaer
Denne rapporten viser en oversikt over ubetalte fakturaer på den valgte datoen.
Eksempel:
Vi setter “ubetalt på dato: 31.12.2021”, og får da en liste over ubetalte fakturaer til og med denne datoen.
- Som man kan se kommer det opp en faktura på “Test Client”, men vi kan også se i kolonnen “dato betalt” at den er registrert som betalt den 01.01.2022. Kjører vi en ny rapport med “ubetalt på dato: 02.01.2022” så vil ikke denne fakturaen komme opp, for den 02.01.2022 er ikke denne fakturaen ubetalt lenger.
Debitorer og kreditorer
Denne rapporten viser en oversikt over kunder som skylder deg penger og/eller de du skylder penger.
Bare betalinger som er lagt til på eller før den valgte rapportdatoen telles.
Denne rapporten må filtreres på “fakturadato” eller “forfallsdato”, men i tillegg til dette har rapporten mange valgfrie filtreringsmuligheter. Blant annet:
-
Sette egne dagsperioder
-
Filtrere etter kundetagg
-
Ekskludere ubetalte forsikringserstatninger
Alle kunder som har beløp skyldig til den valgte datoen vil komme med på denne rapporten. I hvilken dagsperiode det skyldige beløpet kommer inn under avhenger av søkedatoen du setter.
Eksempel:
Vi tar utgangspunkt i en faktura med forfallsdato 01.01.2023 og oppretter en rapport med “forfallsdato” som filter og dagsperioder “0-30, 31-60, 61-90, 91-”.
- Hvis vi setter søkedato til 31.01.2023 vil fakturaen komme under dagsperiode 0-30 dager.
- Setter vi søkedato 01.02.2023 vil fakturaen komme under periode 31-60 dager, siden det er 31 dager siden forfallsdato.
Det er også via denne rapporten vi har mulighet for å opprette og sende betalingspåminnelser. For mer informasjon om hvordan man oppretter mal/brev for betalingspåminnelser og hvordan selve utsendingen gjøres, se dokumentet “Mal for utestående fakturaer”.
Prosessen rundt sending av betalingspåminnelser/gjeldsbrev
- Rapporten viser oversikt over totalbeløp for utestående fakturaer per kunde. Om man vil se de ulike fakturaene per kunde så må du inn på kundens fakturaoversikt.
- Betalingspåminnelsesprosessen er ikke automatisert slik at hvis du har sendt 1. purring til kunde så vil det automatisk bli 2. purring. Prosessen er basert på at du selv velger hvilken mal som skal benyttes ved sending.
- Hvis du tidligere har sendt en betalingspåminnelse vil datoen for forrige sending stå i feltet “Sendt purring”. Denne datoen overskrives til ny dato ved ny sending, uavhengig av hvilke brev du sender.
Kundetagg:
I rapporten så har du mulighet til å filtrere på kundetagger.
For å holde oversikt over hvor langt man er i påminnelsesprosessen kan et alternativ være å opprette og bruke kundetagger aktivt, f.eks. “Betalingspåminnelse sendt”, “Inkassovarsel sendt” og lignende.
Denne taggen ligger som nevnt på kundenivå, men det kan også opprettes fakturatagger for å merke hver enkelt faktura som er i påminnelsesprosessen, for eksempel “1. Purring sendt”, “2. Purring sendt” og lignende.
Ønsker man oversikt over fakturaer merket med ulike fakturatagger, så kan dette søkes på under Kunder og pasienter > Fakturaer > Utvidet søk > Tagger
Forsinkelsesbegyr og strafferente:
Forsinkelsesgebyr og/eller strafferente beregnes ut i fra dine innstillinger. Innstillingene for disse satsene finner du under Innstillinger > Generelt > Avdeling > Profil.
- Strafferente: % av utestående beløp
- Forsinkelsesgebyr: Fast beløp som legges til utestående beløp
Du kan velge å sette inn sats i én av rubrikkene eller bruke de sammen.
Når du har definert dine gebyrer, kan du aktivere bruk av disse i brevmalene som du har opprettet.
Summen man setter som gebyr fremkommer på gjeldsbrevet, men den faktiske summen på fakturaen endrer seg ikke.
Årsaken til dette er at en ferdigstilt faktura i Provet Cloud kan ikke endres. Hvis du ønsker å bruke forsinkelselsesgebyr og/eller strafferente må det opprettes en egen faktura på dette gebyret for å kunne registrere “overskytende betaling” fra kunde.
Eksempel:
Dette er utdrag fra betalingspåminnelsesbrevet som sendes ut til kunden. Du vil se at gebyrene legger seg til det totale utestående beløpet:
Hvis vi går inn på en av de utestående fakturaene så er den uendret:
Planlagte rapporter
Det er mulig å planlegge jevnlige genereringer og utsendelser av rapporter, som gjør at du som bruker slipper å manuelt generere og sende rapportene til f eks regnskapsfører - det kan settes opp automatisk f eks hver måned.
Dette kan gjøres via fanen "Planlagt" som er tilgjengelig under alle rapporter, men vi anbefaler å gjøre dette fra "Generere"-siden, etter at du har valgt ønskede filter.
Definer emne og tekst for e-posten, rapportformat, mottaker(e) (skriv e-postadressen til mottaker under Ytterligere e-postadresser), datainnsamlingsperiode (f eks forrige måned), og plan (hvor ofte og når rapporten skal sendes ut). Sørg for at det som er innstilt under fanen Generere idet du planlegger utsendelsen er slik du ønsker rapporten skal være når den sendes ut (f eks om oppføringsdetaljer skal inkluderes eller ikke i Hovedbok).
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.