Slik oppretter, redigerer, kopierer eller fjerner du skift

Vakttyper definerer hva slags vakt som planlegges, og om denne vakten er tilgjengelig for online booking av avtaler eller om vakten for eksempel skal være et heldagsarrangement.

Innstillinger for skifttyper er tilgjengelige via: Innstillinger > Klinikkplassering > Skifttyper.

Bruk "+Add"-knappen for å legge til flere skifttyper, eller pennikonet for å redigere eksisterende skift.

Når du oppretter skifttyper, er det flere innstillingsvalg tilgjengelig for å tilpasse skifttypens oppførsel og interaksjon med andre funksjoner.

Avtaler: Når denne innstillingen er aktiv, betyr det at skiftet godtar avtaleplanlegging og vil som standard være synlig i avtalekalenderen.

Online booking: Dette er en foreløpig innstilling som må være aktivert for at skiftet skal kunne planlegges for online-avtaler.

Hele dagen: Når denne innstillingen er aktivert, angir den at skiftet vil være planlagt fra åpningstid til stengetid. Et eksempel på et heldagsskift kan være en helligdag der klinikken er stengt hele dagen.

Årsakstyper: Denne innstillingen påvirker nettbookingen og de tilgjengelige vaktene som vises til kundene. Hvis klienten for eksempel velger at årsaken til besøket er "akutt undersøkelse", vil eksempelskiftet ovenfor vises som tilgjengelig for å planlegge en time. Hvis klienten derimot velger "undersøkelse av medisinsk fremgang", vil denne vakten ikke vises som tilgjengelig for timeplanlegging for denne typen årsak, siden den ikke er oppført blant årsakstypene.

Oppdater eksisterende skift: Hvis du oppdaterer et eksisterende skift, vil denne innstillingen føre til at eventuelle endringer gjenspeiles i allerede planlagte eksisterende skift.

Standardavtaler

I innstillingene for tilpasning av skifttype er det mulig å definere standardavtaler. Standardavtaler oppretter en standard avtaleblokk i skiftplanleggingen så lenge planleggingstiden samsvarer med den definerte standardavtale-tiden.

Slik oppretter du en standardavtale innenfor en skifttype:

1. Velg tilleggsknappen for "standardavtale

2. Definer start- og sluttidspunkt

3. Definer "reason", som er et freetype-felt

4. Definer en "årsakstype" hvis avtaleinnstillingene er aktivert for å kreve dette

5. Velg "Lagre

Flere standardavtaler kan opprettes samtidig mot en enkelt skifttype.

Før personalskift kan planlegges til bestemte avdelinger (underklinikklokasjoner), må avdelingene defineres i innstillingene. Disse innstillingene er tilgjengelige via Innstillinger> Klinikklokasjon> Avdelinger. Ved hjelp av knappen "+Legg til" kan du legge til avdelinger og definere en kode som er lett å gjenkjenne. Avdelinger kan redigeres ved hjelp av redigeringspennikonet eller slettes med søppelbøtteikonet.

På samme måte må teamene defineres i innstillingene før det kan planlegges vakter som inkluderer et personalteam. Disse innstillingene er tilgjengelige via Innstillinger> Klinikklokasjon> Team. Ved hjelp av knappen "+Legg til" kan du legge til team og definere en kode som er lett å gjenkjenne. Team kan redigeres ved hjelp av redigeringspenn-ikonet eller slettes ved hjelp av søppelbøtteikonet. Et team kan tilordnes en bestemt avdeling eller være uavhengig for planleggingsformål.

For å opprette personalskift åpner du først avtalekalenderen. Deretter velger du fanen "Skift". Et eksempel på et skjermbilde vises nedenfor.

Når du er inne på fanen Skift, velger du først brukeren du ønsker å planlegge et skift for. Brukerfeltet er angitt i rødt nedenfor. Hvis du ønsker å planlegge et skift for en bruker på en bestemt avdeling, velger du avdelingen. Når du har valgt en avdeling, kan du også tilordne et team hvis det er nødvendig. Deretter velger du skifttype.

Til slutt definerer og velger du tidsrommet du ønsker å planlegge skiftet for. Du kan også gjøre flere skiftspesifikke valg, for eksempel om skiftet skal være tilgjengelig for online booking. Et eksempel på et skjermbilde vises nedenfor.

Klikk hvor som helst i kolonnen for ønsket dag for å opprette et skift. Hvis det oppstår konflikt mellom planlagte vakter, får du en advarsel før du tillater at vakten planlegges.

Du kan fritt redigere og oppdatere planlagte personalskift ved å klikke på ønsket skift. Du kommer da til skjermbildet for redigering av skift. Et eksempel vises nedenfor,

Start- og sluttidspunkt for skiftet kan redigeres fritt, sammen med datoen. Ytterligere informasjon som kan endres, inkluderer valg av avdeling og team. Du kan også definere og redigere nettbookingstyper som det kan planlegges timeavtaler for i løpet av skiftet. Ved behov kan vakten også slettes fra redigeringsskjermen.

Hvis det er noen avtaler som er planlagt i løpet av det valgte skiftet, vises disse nederst på kortet som vist nedenfor. Hvis du trenger å oppdatere et personalskift som krever at du omplanlegger gjeldende avtaler, kan du bruke hurtigvalgknappen "Flytt avtaler" for å enkelt flytte planlagte avtaler fra det gjeldende personalskiftet til et annet.

Du kan enkelt kopiere vakter til flere dager eller uker ved hjelp av den blå "Kopier vakter"-knappen som er markert med rødt nedenfor.

For å kopiere skift velger du først knappen "Kopier skift", og skjermbildet for kopiering av skift åpnes. Nedenfor vises et eksempel.

Feltet "Fra denne datoen" vil være startdatoen som skiftene skal kopieres fra, mens feltet "Til denne datoen" vil være sluttdatoen. Deretter fyller du ut feltet "Start kopieringsskift(er) her", som definerer hvilken startdato de kopierte skiftene skal brukes og planlegges i skiftkalenderen. Deretter bruker du feltet "Repeat count" til å bestemme hvor mange ganger de valgte vaktene skal legges inn i kalenderen. Til slutt velger du brukeren(e) som skiftene skal kopieres til, og klikker på "Lagre".

Nedenfor ser du et eksempel på et utfylt kopiskiftkort.

Du kan raskt og enkelt slette flere skift ved hjelp av den røde "Slett skift"-knappen til høyre for "Kopier skift"-knappen som er vist ovenfor. Nedenfor vises et eksempel på et skjermbilde av kortet for sletting av skift.

For å slette bruker(e)s vakter må du først definere hvilke(n) bruker(e) vaktene skal slettes for. Deretter velger du start- og sluttdatoer og -klokkeslett som du ønsker å fjerne alle vakter fra.

Feltet "Vakter som skal slettes" og feltet "Vakter som ikke kan slettes" oppdateres når den forrige informasjonen er oppgitt, for å varsle deg om vakter som vil bli påvirket av de definerte parameterne. Vakter som ikke kan slettes, er vakter som har planlagte avtaler. Et eksempel på et skjermbilde vises nedenfor. Når du har bekreftet vaktvalgene dine, klikker du på den røde sletteknappen.

Ved hjelp av rullegardinpilen ved siden av brukerens navn øverst til høyre på skjermen kan du få tilgang til brukerprofilen. I brukerprofilen kan du aktivere innstillinger som gjør det mulig å sende inn brukerens avtaler og vakter til kalenderen. Disse innstillingene finner du under "Kalenderfeeds". Med Provet Clouds skift- og avtalefeeder kan du enkelt se dine kommende hendelser fra hvilken som helst enhet. Feeds eksporteres i iCalendar-format som støttes av alle større kalenderleverandører som Google Calendar, Outlook og iCal.

I delen "Personlige opplysninger" kan du aktivere innstillingen "ingen planlegging utenfor skift" for å begrense antall avtaler som kan planlegges for en bruker utenfor de planlagte skiftene.