Snarveier
Merke en timeavtale som ikke fremmøtt
Introduksjon
Konsultasjonsprosessen er hovedarbeidsflyten hvor veterinæren og øvrig personell møter kunder og pasienter. Provet Cloud følger det daglige arbeidet i praksisen med statuser og fargekoder for å vise hvilken fase pasienten er i. Den fulle arbeidsflyten fra en ny timeavtale til fakturaen er klar er som følger:
Denne artikkelen forklarer hvordan du setter opp og administrerer timeavtaler.
Provet Cloud inkluderer skift- og avtalekalendere for å organisere personalets daglige arbeid. De ansattes arbeidsvakter planlegges og administreres ved hjelp av skiftkalenderen (engelsk artikkel), og avtalekalenderen brukes til å planlegge kundeavtaler. Etter at skift er satt opp i skiftkalenderen, vises de i avtalekalenderen, og du kan begynne å sette opp avtaler for personalet ditt.
Avtalekalender
For å se avtalekalenderen, velg "Timeavtale & Skift" i navigasjonsmenyen og gå til fanen "Timeavtale".
- Ved å bruke filtrene på venstre side av kalenderen, kan du for eksempel se en bestemt veterinærs avtalekalender eller kun ansatte som har vakter i den valgte tidsperioden. Personalets vakter vises i avtalekalenderen i ulike farger (fargene er definert i avdelingsinnstillingene). Tilgjengelige filtre avhenger av avdelingsinnstillingene.
- Du kan også skjule filterpanelet ved å bruke pilknappen for å få mer plass til kalenderen.
- Ved å bruke knappene på venstre side over kalenderen, kan du bla fremover og bakover i kalenderen og velge hvilke dager du vil se.
- Ved å bruke knappene på høyre side over kalenderen, kan du velge dag-, uke- eller månedsvisning.
Sette opp en ny timeavtale
1. Legg til ny timeavtale.
For å opprette en ny timeavtale, klikker du i kolonnen til den ansatte (eller ressursen, avdelingen, osv.) du vil planlegge avtalen for.
For å sette tidspunktet og varigheten på timeavtalen, kan du enten klikke og dra i kalenderen eller angi tidspunktet i dialogboksen for Ny timeavtale i neste steg.
2. Fyll inn detaljene for timeavtalen.
I dialogboksen for Ny timeavtale, fyll inn avtaleinformasjonen.
Påkrevd informasjon inkluderer Avtaletype (avhengig av avdelingsinnstillingene), Årsak, Kunde og Ansvarlig ansatt eller Ressurser (for eksempel ultralyd). Hvis kunden ikke er kjent, må du legge til en merknad i Notater-feltet.
Vær oppmerksom på at teksten som er inkludert i Årsak og Instruksjoner-feltene, vil bli lagt til i bekreftelsesmeldingen som sendes til kunden (se steg 3).
3. Velg kommunikasjon med kunde via e-post og SMS.
I dialogboksen for Ny timeavtale kan du også velge alternativer for å sende bekreftelser og påminnelser på e-post tekstmelding (SMS) til kunden. Påminnelser blir sendt i henhold til avdelingens innstillinger for bestilling (engelsk artikkel).
Vær oppmerksom på at kommunikasjonsalternativene og meldingene vanligvis blir definert i samsvar med organisasjonens retningslinjer. Før du gjør endringer i standardinnstillingene, bør du sjekke retningslinjene med lederen din.
4. Lagre timeavtalen.
Etter at du har fylt inn all nødvendig informasjon og kommunikasjonsvalg, velger du Lagre. Timeavtalen vises i kalenderen til den/de ansatte og ressurs(ene) som den ble lagt til for.
Forskjellige avtaleinnstillinger er definert i avdelingsinnstillingene, for eksempel avtaleårsaker, kalenderlukestørrelser, tidspunkt for påminnelser, informasjon som vises på avtalelukene og tooltips, samt e-post- og SMS-innstillinger for kommunikasjon med kunder. For mer informasjon om å sette opp timeavtaler og relaterte innstillinger, se denne artikkelen (på engelsk).
Se på og endre en timeavtale
For å se på og endre detaljene i en timeavtale, høyreklikk på timeavtalen i kalenderen og velg Rediger timeavtale fra menyen som dukker opp.
Flytte en timeavtale
For å flytte en timeavtale, kan du simpelthen dra timeavtalen i kalenderen til et annet tidspunkt for den samme ansattes skift den samme dagen eller til en annen dag. Alternativt kan du åpne timeavtalen for å redigere og endre tiden der.
Slette en timeavtale
Dersom en kunde avbestiller en time eller dersom du trenger å fjerne en kundes timeavtale, kan du slette timen fra kalenderen og frigjøre plassen.
- Høyreklikk på timeavtalen og velg Avbestill timeavtale fra menyen som dukker opp. Alternativt kan du åpne dialogboksen for timeavtaleinformasjon ved å klikke på timeavtalen, og velge Avbestill timeavtale derifra.
- Dersom Årsaker for avbestilling brukes i din Cloud, velger du en årsak til avbestilling fra rullegardinmenyen. De tilgjengelige årsakene kommer an på avdelingens innstillinger. Du kan også legge til en kommentar i tekstfeltet.
- Avhengig av innstillingene, kan sjekkboksen for å sende avbestillings-e-post til kunden være tilgjengelig. Kryss av i denne dersom du ønsker at kunden skal motta en e-post om avbestillingen. - Velg Avbestill timeavtale.
Timeavtalen slettes fra avtalekalenderen, men den vil fortsatt vises på kundesiden med status Slettet.
Merke en timeavtale som ikke fremmøtt
Hvis en årsak til avbestilling for ikke fremmøtt blir brukt i Provet Cloud, kan du markere en timeavtale som "ikke fremmøtt" når en kunde ikke dukker opp til en planlagt timeavtale.
Høyreklikk på timeavtalen og velg "Avbestill timeavtale" fra hurtigmenyen. Alternativt kan du åpne dialogboksen for timeavtaleinformasjon og velge knappen "Avbestill timeavtale". Velg "Ikke fremmøtt" som årsak til avbestilling fra rullegardinmenyen. Du kan også legge til en kommentar til avbestillingen. Bekreft avbestillingen av timeavtalen. En timeavtale som er merket som "ikke fremmøtt", vil fortsatt vises i timeavtalekalenderen, men den vil være markert med rødt, og dialogboksen for timeavtaleinformasjon vil vise "Ikke fremmøtt" som konsultasjonsstatus.
Hvis en timeavtale som kunde ikke møter til ikke manuelt er merket som "ikke fremmøtt", vil timeavtalen vises i oransje, og timeavtaletilstanden vil være "Passert".
Hvis nødvendig, kan du tilbakestille en timeavtale merket som "ikke fremmøtt" ved å velge "Merk som fremmøtt" i dialogboksen for timeavtaleinformasjon.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.