EOD-rapporter (End of Day) brukes til å gjennomgå finansielle salgstransaksjoner og betalinger som har skjedd i løpet av arbeidsdagen. De bidrar til å verifisere at beløpet på mottatte betalinger stemmer overens med det som rapporteres av Provet Cloud.
Innholdet i End of Day-rapporter er dynamisk. Det betyr at innholdet i rapporten kan endres etter at en rapport er opprettet eller merket som klar for bokføring, hvis det opprettes nye fakturaer eller betalinger i rapportens tidsintervall. En betaling kan også vises i flere rapporter hvis start- og sluttidspunktene for rapportene overlapper hverandre.
-
På Patient care > Dashboard velger du End of day -knappen øverst til høyre på skjermen.
-
Velg knappen Opprett ny rapport. En dialog åpnes.
-
For Transaksjoner for velger du om rapporten skal opprettes for transaksjonene til Alle brukere eller en Utvalgt bruker. En vanlig arbeidsflyt er at hver kassemedarbeider eller kassastasjon oppretter en End of Day-rapport for sitt skift ved slutten av arbeidsperioden. Alternativt kan det opprettes en dagsrapport for hver arbeidsdag.
-
Velg Start-tidsstempel og Slutt-tidsstempel for å definere tidsintervallet for rapporten. Du kan også legge til en valgfri Beskrivelse.
-
Legg til Start kontantbeløp, Slutt kontantbeløp og eventuelle Kontantuttak som har funnet sted i løpet av rapportperioden. Et kontantuttak er kontanter som er fjernet fra kassaapparatet, for eksempel hvis en stor kontantbetaling ble fjernet for tidlig innskudd for å opprettholde kassasikkerheten. Du kan bruke kalkulatoren (a) i feltet Slutt kontantbeløp for å beregne sluttsummen: Legg sammen beløpene ved hjelp av kalkulatorfeltene for mynter og sedler, og velg Angi for å legge inn totalsummen i feltet Slutt kontantbeløp.
-
Hvis det finnes kladdefakturaer i det valgte tidsintervallet, vises de under Kladdefakturaer. For å åpne en faktura velger du pilknappen (b) på slutten av fakturaraden. Merk at avhengig av rapporteringsinnstillingene, kan det hende at det ikke er mulig å markere rapporten som klar for bokføring hvis det finnes kladdefakturaer i rapportens tidsintervall.
-
Avhengig av rapporteringsinnstillingene, kan du manuelt legge til summer for ulike betalingsmåter under Totale summer gitt av bruker. Du kan bruke dette til å kontrollere eventuelle forskjeller med betalinger som er lagt til i Provet Cloud.
-
Velg Lagre. Rapporten genereres på fanen End of day reports.
Du finner de opprettede dagsavslutningsrapportene på Dagsavslutningsrapporter -fanen. For å filtrere listen kan du definere et datointervall, velge brukerne du vil se transaksjonene til, og velge status for dagsavslutningsrapporten ("Åpen", "Klar for bokføring", eller "Rapportert til bokføring").
Velg øyeknappen for å vise en rapport. Velg pennknappen for å redigere rapportalternativene. For å slette rapporten velger du søppelbøtteknappen. Rapporter i statusen "åpen" kan redigeres eller slettes.
Rapporten viser følgende informasjon:
-
Flippene Kontantbetalinger, Kortbetalinger, og Alle betalinger viser betalingene fra det valgte tidsintervallet etter betalingstype. Alle betalinger inkluderer også alle andre betalingsmåter i tillegg til kontant- og kortbetalinger.
-
Hvis klinikken din bruker Nordhealth Pay, vises fanen Nordhealth Pay-betalinger i stedet for fanen for kortbetalinger. Fanen viser alle betalinger som behandles gjennom Nordhealth Pay.
-
Fanen Corrections viser kreditnotaer, interne overføringer og kansellerte betalinger.
-
Fanen Sales viser alle ferdigbehandlede fakturaer og den totale salgssaldoen. Konsoliderte fakturaer er ikke inkludert, men fakturaer som er en del av konsoliderte fakturaer, er inkludert. Momsbeløpene er også inkludert, og alle totalsummer vises både med og uten moms.
-
Fanen Receivables viser alle ubetalte fakturaer, inkludert konsoliderte fakturaer.
-
Fanen Brukte forskuddsbetalinger viser forskuddsbetalingene som ble brukt til å betale fakturaer.
Hvis Provet Cloud inneholder flere klinikklokasjoner (lokasjoner) og det har vært betalinger på tvers av klinikklokasjoner, avhenger det av systeminnstillingene hvordan disse betalingene vises i rapportene dine. For mer informasjon, se Betalinger på tvers av klinikklokasjoner.
Avhengig av rapporteringsinnstillingene, kan du korrigere betalingene i rapporten ved hjelp av knappen Correction, for eksempel endre betalingsmåten. Disse korrigeringene er kun for informasjonsformål og påvirker ikke betalinger på ferdigbehandlede fakturaer eller rapporter.
Nederst i dialogen finner du en fullstendig betalingsoversikt over de ulike betalingsmåtene.
Du kan skrive ut et sammendrag av rapporten med den valgte informasjonen ved hjelp av alternativene i pilmenyen på knappen Print. Hvis du vil skrive ut sammendraget med alle betalinger, velger du knappen Skriv ut uten noe alternativ fra pilmenyen.
Når rapporten er klar, velger du knappen Merk som klar for bokføring i rapportdialogen og bekrefter. Rapportstatusen oppdateres, og rapporten vises på Klar for bokføring -fanen. Merk at avhengig av rapporteringsinnstillingene, kan det hende at det ikke er mulig å merke rapporten som klar for bokføring hvis det finnes kladdefakturaer i rapportens tidsintervall.
For å filtrere listen over rapporter som er klare for bokføring, kan du definere et datointervall og velge de brukerne hvis transaksjoner du vil se. Du kan åpne og vise rapporter som er klare for bokføring ved hjelp av øyeknappen, men du kan ikke redigere eller slette dem. Du kan imidlertid velge knappen Return status to open i rapportdialogen for å endre rapportstatusen tilbake til "åpen", og deretter redigere den på nytt på End of day reports -fanen.
Rapporter som er "klare for bokføring" viser samme informasjon som "åpne" rapporter, og utskriftsalternativene er også de samme. I tillegg kan du velge Skriv ut balanse. Balansen viser fordringer og innbetalinger under Debet og alle fakturarader gruppert etter kontonummer med totalsummen for hver gruppe under Credit. Forskuddsbetalinger vises under Debet hvis forskuddsbetalingssummen er positiv (flere brukte enn tilførte forskuddsbetalinger), og under Credit hvis den er negativ (flere tilførte enn brukte forskuddsbetalinger).
Fakturabetalinger og forskuddsbetalinger som for øyeblikket ikke er inkludert i noen dagsavslutningsrapport, vises på Betalinger som ikke er inkludert i dagsavslutningsrapporter fanen på høyre side av siden Dagsavslutningsrapporter. Denne listen inneholder alle betalinger i systemet som ikke er inkludert i dato- og tidsintervallet og brukerfiltrene i noen av de lagrede dagsavslutningsrapportene. Hvis for eksempel tidsintervallet for en rapport ikke dekker alle dagens transaksjoner, eller hvis noen brukeres transaksjoner ikke er inkludert i en rapport, vises disse betalingene på listen.
Det anbefales at du rutinemessig går gjennom fanen Betalinger som ikke er med i dagsavslutningsrapportene for å kontrollere at alle betalinger er tatt med i dagsavslutningsrapportene.
Du kan filtrere betalingslisten etter et datointervall og inkludere eller ekskludere brukere.
-
Gjør det mulig for brukeren å legge inn beløp for hver betalingsmåte: Når dette alternativet er valgt, kan brukere manuelt legge til beløp for ulike betalingsmåter i rapporter ved dagens slutt for å kontrollere eventuelle forskjeller med betalinger som er lagt til i Provet Cloud.
-
Aktiver betalingskorrigeringer på dagsavslutningsrapporter: Når dette alternativet er valgt, kan brukerne korrigere betalinger på dagsavslutningsrapporter. Disse korrigeringene er kun for informasjonsformål og påvirker ikke betalinger på ferdigbehandlede fakturaer eller rapporter.
-
Ikke tillat avslutning av dagsrapport hvis det finnes kladdefakturaer i det valgte tidsintervallet: Når dette alternativet er valgt, kan ikke dagssluttrapporter markeres som klare for bokføring hvis det finnes kladdefakturaer i det tidsintervallet som er valgt for rapporten.
-
Bruk sluttidspunktet for den siste dagsrapporten som standard starttidspunkt: Når dette alternativet er valgt, legges Date end klokkeslettet for den siste dagsavslutningsrapporten automatisk til som standard Date start klokkeslett for den neste dagsavslutningsrapporten. Datoen kan endres.
For å få kontonumre inkludert i XLS-eksporten av regnskapsrapporter, kan du legge dem til i følgende kontofelt:
-
Rapport ved dagens slutt: Kontantkontonummer
-
Rapport ved dagens slutt: Kortkontonummer
-
Rapport ved dagens slutt: Bankkontonummer
-
Rapport ved dagens slutt: Mobilt kontonummer
-
Rapport ved dagens slutt: Sjekk kontonummer
-
Rapport ved dagens slutt: Bilagskontonummer
-
Rapport ved dagens slutt: Kontonummer for gavekort
-
Rapport ved dagens slutt: Finansieringsselskapets kontonummer
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.