Oppsett for forhåndsregistrering
Forhåndsregistrering og selvinnsjekking for klinikkansatte
Forhåndsregistrering og selvinnsjekking Bruksanvisning for kunden
Med funksjonen for forhåndsregistrering på nett kan kundene dine forhåndsregistrere seg før timen ved hjelp av et nettskjema. Ved å la kundene forhåndsregistrere seg sparer du tid i resepsjonen og i begynnelsen av konsultasjonsbesøket. Det gir også kundene en sikker og privat måte å oppgi personlig informasjon på, noe de ellers måtte ha gjort i et åpent resepsjonsområde.
Når en klient bestiller en time på nettet eller booker en time i Provet Clouds timekalender, inneholder timebekreftelsen og påminnelsesmeldingene en lenke til forhåndsregistreringssiden, der klienten kan sjekke opplysningene sine og oppgi annen foreløpig informasjon.
I tillegg kan du la kundene sjekke inn til timen sin på nettet. Dette alternativet er tilgjengelig hvis forhåndsregistrering er i bruk.
Forhåndsregistrering og selvinnsjekking er tilleggsfunksjoner. Ta kontakt med Provet Cloud salg eller kundestøtte for mer informasjon.
-
Gå til Innstillinger > Generelt > Klinikksted > Klientinteraksjoner og velg Aktiver forhåndsregistrering/selvinnsjekking av klienter.
-
Hvis du bruker årsakstyper, velger du hvilke årsakstyper du vil tillate forhåndsregistrering for i feltet Enabled for reason types. Når en av grunntypene som er inkludert her, velges for en avtale, legges det til en lenke til forhåndsregistrering i bekreftelses- og påminnelsesmeldingene. Hvis du lar dette feltet stå tomt, er forhåndsregistrering tilgjengelig for alle årsakstyper.
-
I feltet Pre-registration message header kan du legge til en overskrift for forhåndsregistreringsdelen i avtalebekreftelsen og påminnelsesmeldingene. Hvis du lar dette feltet stå tomt, brukes følgende standardoverskrift: "Fortsett til forhåndsregistrering".
-
I feltet Pre-registration message content kan du legge til en brødtekst for forhåndsregistreringsdelen i e-postmeldingene med avtalebekreftelse og påminnelse. Merk at brødteksten ikke vises i SMS-meldinger, kun i e-postmeldinger. Hvis du lar dette feltet stå tomt, brukes følgende standardtekst: "Forhåndsregistreringsfunksjonen er en personlig og datasikker måte å dele/oppdatere dine personlige opplysninger på, og gjør det enklere og raskere for deg og kjæledyret ditt å komme til klinikken.
-
I feltet Pre-registration form description kan du legge til en egendefinert melding i forhåndsregistreringsskjemaet.
Eksempel på en lenke til forhåndsregistrering i en e-postbekreftelse:
Aktiver tofaktorautentisering for forhåndsregistrering: Når denne innstillingen er valgt, mottar kundene en bekreftelseskode på SMS, som de må oppgi for å få tilgang til forhåndsregistreringsskjemaet. Tofaktorautentisering gir et ekstra sikkerhetslag: Hvis bekreftelses-e-posten ved et uhell blir sendt til feil adresse, vil mottakeren ikke få tilgang til forhåndsregistreringsskjemaet hvis vedkommende ikke kan oppgi bekreftelseskoden som sendes på SMS.
TIPS: Hvis kunden av en eller annen grunn ikke har mottatt bekreftelsen på e-post eller SMS, kan du sende den på nytt ved å redigere avtalen og lagre den på nytt.
Notat
Du kan aktivere selvinnsjekking hvis forhåndsregistrering er aktivert.
-
Gå til Innstillinger > Generelt > Klinikksted > Klientinteraksjoner og velg Aktiver selvinnsjekking.
-
Tid i minutter før markering som ankommet: Med denne innstillingen kan du definere hvor lenge før en avtale klientene kan sjekke inn. Hvis du for eksempel setter denne innstillingen til 30, kan klientene ikke sjekke inn før 30 minutter før avtalen. Når innsjekking ennå ikke er mulig, vises en melding i timeportalen, for eksempel: "Du kan sjekke inn 30 minutter før timen din".
-
Melding om vellykket selvinnsjekking: Du kan legge til en valgfri melding for å vise kundene dine når de har sjekket inn.
-
I delen Waiting locations kan du legge til ventesteder som kundene kan velge mellom når de sjekker inn. Dette er nyttig hvis du har flere forskjellige venteområder for klienter og pasienter. For å legge til et nytt ventested velger du knappen Add. Du kan redigere eller fjerne ventesteder ved hjelp av penn- og søppelbøtteknappene.
-
Du kan be klientene om å oppgi pasientens sykehistorie før timen ved å stille innledende spørsmål i forhåndsregistreringen. Fordi spørsmålene er definert separat for ulike årsaker til konsultasjonen, kan du legge til spesifikke spørsmål knyttet til konsultasjonens art.
-
Gå til Innstillinger > Elementer & Lister > Grunner og åpne en grunn du vil legge til spørsmål for.
-
Bla ned til bunnen av grunndialogen, og velg knappen + Preliminary question .
-
Skriv inn et spørsmål i feltet Question , og velg deretter knappen + Preliminary question igjen for å legge til flere spørsmål.
-
En lenke til forhåndsregistrering og selvinnsjekking er inkludert i e-postbekreftelsen og/eller tekstmeldingen. Vær oppmerksom på følgende:
-
Klienten og pasienten må finnes i Provet Cloud før klienten kan bruke forhåndsregistrering. Klienten kan ikke legge til nye pasienter ved hjelp av forhåndsregistreringsskjemaet.
-
Sørg for at en bekreftelse/påminnelse er valgt for å bli sendt når du oppretter en avtale.
-
Sørg for at det er valgt en veterinær til konsultasjonen.
-
Hvis du vil at kundene skal svare på foreløpige spørsmål før avtalen, må du sørge for at den valgte -årsaken har foreløpige spørsmål angitt for den.
Notat
For øyeblikket kan forhåndsregistrering og selvinnsjekking bare brukes for avtaler med én pasient. Hvis flere pasienter legges til i timen, vil klienten ikke kunne legge inn eller bekrefte opplysningene sine i forhåndsregistreringen.
Når kunden har fylt ut eller oppdatert informasjonen sin ved hjelp av forhåndsregistreringsskjemaet (og den valgfrie selvinnsjekkingen), kan du gå gjennom informasjonen i Provet Cloud. Du kan gjøre dette i:
-
Avtaledialog (avtalekalender)
-
Dialog om innreise (når du markerer en avtale som ankommet)
-
Pasientsiden
-
Klientsiden
Følgende melding vises på disse sidene:
-
Velg lenken Please confirm the data here i merknaden. En dialogboks med forhåndsregistreringsinformasjon åpnes. Informasjonen som for øyeblikket er lagret i Provet Cloud, vises til venstre under Klientdata i Provet og Pasientdata i Provet. Informasjonen som klienten har oppgitt i forhåndsregistreringen, vises til høyre under Nye data oppgitt av klienten. Som standard vises bare de feltene som klienten har oppgitt oppdatert informasjon for. Hvis du vil se alle feltene med klient- og pasientinformasjon, også de som klienten ikke har endret, velger du Vis alle felter.
-
Velg pilknappene mellom feltene for å godta klientens oppdateringer. Hvis du vil godta alle endringene på én gang, velger du piltasten All øverst. Klientens oppdateringer kopieres til Provet Cloud-feltene til venstre. Du kan også redigere Provet Cloud-feltene manuelt hvis du vil gjøre noen endringer i informasjonen som klienten har oppgitt (for eksempel rette en skrivefeil).
-
For å lagre endringene velger du knappen Update.
Hvis du vil slette klientens oppdateringer helt, velger du knappen Discard. Vær oppmerksom på at når du har bekreftet, kan du ikke lenger hente frem forhåndsregistreringsinformasjonen.
TIPS: Du kan lage dine egne instruksjoner til kundene basert på disse instruksjonene og inkludere instruksjonene i forhåndsregistreringsmeldingen eller på klinikkens nettside.
-
Velg lenken til forhåndsregistreringssiden i timebekreftelsen eller påminnelsen (e-post og/eller tekstmelding).
-
Forhåndsregistreringssiden er forhåndsutfylt med informasjon som er tilgjengelig fra profilen din i Provet Cloud. Gå gjennom informasjonen og fyll ut de tomme feltene, eller oppdater eksisterende informasjon om nødvendig.
-
Svar på eventuelle innledende spørsmål som kan bli inkludert basert på årsaken til besøket.
-
Hvis selvinnsjekking er tilgjengelig, kan du markere at du er ankommet og velge et sted å vente.
-
Når du er klar, velger du Send.
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.