Innstillinger for låsing av regnskapsperioder er tilgjengelige både på organisasjons- og klinikknivå. Disse innstillingene er utformet for å forhindre at økonomiske hendelser tilbakedateres til tidligere tidsperioder der økonomien allerede er avstemt, for eksempel til en tidligere måned eller et tidligere år. Når regnskapsperioden er avsluttet, kan ingen økonomiske hendelser, for eksempel fakturaer eller betalinger, dateres før avslutningsdatoen. Det anbefales at avslutning av regnskapsperioder aktiveres som en standard for finansiell arbeidsflyt.
Låsing av regnskapsperioder aktiveres og angis primært på klinikknivå ved hjelp av en kombinasjon av tre innstillinger. Dette betyr at hver klinikk eller klinikklokasjon kan kontrollere og tilpasse lukkingen av regnskapsperioder uavhengig av hverandre. Innstillinger for låsing av regnskapsperioder er spesielt nyttige for automatisk låsing av månedlige regnskap etter at avstemming har funnet sted.
Du finner alle innstillinger for låsing av økonomiske perioder på klinikknivå ved å følge disse: Innstillinger > klinikklokasjon > Klinikklokasjon Innstillinger > Se spesifikke innstillingsbeskrivelser nedenfor
Denne innstillingen for avslutning av første regnskapsperiode kan brukes manuelt, eller den oppdateres automatisk når innstilling 2 og 3 er i bruk. Denne innstillingen er et datofelt, for eksempel 03/04/2022. Datoen som angis, er den datoen som regnskapshendelser ikke kan tilbakedateres til når den er i bruk.
Når denne innstillingen er aktivert, vises innstilling 3 for bruk, og den oppdaterer også automatisk datooppføringen for innstilling 1. Automatisk låsing av regnskapsperioder anbefales som en standard for økonomisk arbeidsflyt. Den automatiske datooppføringen for innstilling 1 vil alltid være den siste datoen i forrige måned.
Den siste innstillingen for låsing av regnskapsperiode er utløsningsdatoen når automatisk avslutning av regnskapsperioden (innstilling 2) oppdaterer avslutningsdatoen (innstilling 1). Den valgte datoverdien må fysisk passere i tid for å utløses. Dette betyr at hvis dagens dato når denne innstillingen er definert, er 20. februar, vil valg av "15" som datoverdi utløse automatisk periodestenging 15. mars, med en finansiell sluttdato 28. februar for innstilling 1. Hvis du i stedet for "15" velger verdien "25", vil automatisk periodeslutt utløses den 25. februar, siden datoen fortsatt er tilgjengelig denne måneden, og den finansielle sluttdatoen vil bli oppdatert til 31. januar for innstilling 1.
Det anbefales å velge en utløsningsdato så tidlig som mulig i den nye måneden, slik at det også blir tilstrekkelig tid til å avstemme forrige måneds regnskap. Dette betyr at hvis regnskapspersonalet normalt trenger 10 dager på å fullføre forrige måneds avstemming, bør du ikke velge en dato tidligere enn 10, men det anbefales ikke å velge en dato som 25, noe som skaper en unødvendig forsinkelse i regnskapsperioden som låses for å utløses fra det tidspunktet økonomien ble avstemt. Utilsiktede økonomiske hendelser kan bli tilbakedatert i tidsrommet mellom avstemmingen og låsingen av regnskapet, noe som kan føre til at avstemmingen ikke lenger er i balanse.
Hvis den valgte datoverdien ikke er tilgjengelig i inneværende måned (29, 30, 31), brukes den siste tilgjengelige dagen i måneden som utløsende dag den måneden.
Periodestenging kan også administreres fra organisasjonsnivå ved å oppdatere 3 innstillinger manuelt ved behov.
Disse innstillingene finner du ved å følge denne fremgangsmåten: Innstillinger > organisasjon > Se spesifikke innstillingsbeskrivelser nedenfor
Denne første innstillingen er et valg for aktivering/deaktivering som gir innsyn i innstilling 2 og 3, og som gir tilgang til å kontrollere låsing av regnskapsperioder fra organisasjonsnivå.
Innstilling 2 er et datoinntastingsfelt. Denne innstillingen er lik innstilling 1 på klinikkplassnivå, og styrer datoen som ikke kan dateres før. Den brukes i kombinasjon med innstilling 3.
Denne innstillingen er et avkrysningsfelt. Når den er merket av, og innstillingene deretter lagres, overstyrer datoangivelsen fra organisasjonsinnstilling 2 ovenfor datoangivelsen på klinikklokasjonsnivå i klinikklokasjonsinnstilling 1 som er omtalt ovenfor. Dette er en manuell indikasjon for å oppdatere datoen for avslutning av regnskapsperioden for alle lokasjoner. Den vil ikke fortsette å utløse automatiske datooppdateringer.
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.