Quinyx er en programvare for bemanningsplanlegging og -styring. Provet Cloud integreres med Quinyx slik at personalskift kan administreres i Quinyx. Integrasjonen henter vaktene fra Quinyx til Provet Cloud, men vaktstyringen fortsetter på Quinyx-siden. HR Gateway Portal, et tredje element utviklet av Provet Cloud-teamet, brukes til å kartlegge Quinyx- og Provet Cloud-vakter med hverandre og administrere integrasjonen.
Notat
Denne veiledningen forutsetter at du allerede har fullført oppsettet og implementeringen av Quinyx-kontoen din, og at du bruker systemet.
-
Kontakt Quinyx support og be om API-nøkkelen til rotenheten for Provet Cloud-integrering.
-
Videresend nøkkelen til Provet Cloud-kontakten din.
-
Kontaktpersonen foretar de nødvendige justeringene og kommer tilbake til deg med adressen til HR Gateway Portal (URL) og påloggingsinformasjon. Du trenger disse i de neste trinnene.
For at integrasjonen skal fungere, må du sørge for at ansattnumrene i Provet Cloud stemmer overens med skiltnumrene i Quinyx.
For hver medarbeider som må involveres:
-
Gå til People i Quinyx.
-
Finn den ønskede medarbeideren.
-
Finn Badge-nummeret.
-
Gå til Innstillinger > Brukere i Provet Cloud.
-
Rediger den aktuelle brukeren i Provet Cloud, og legg til skiltnummeret i feltet Employee number.
Når du redigerer eller fjerner vakter fra Quinyx, vil den tilsvarende vakten på Provet Cloud-siden også bli oppdatert eller fjernet. Dette skiftet kan allerede ha noen avtaler på seg, og foreldreløse avtaler kan oppstå når dette ikke er begrenset. Med begrensningen vil en tilsvarende feil vises på HR Gateway Portal Log -siden (beskrevet nedenfor).
For å få denne begrensningen må brukerne redigere profilene sine i Provet Cloud:
-
Gå til din Brukerprofil fra menyen øverst til høyre i Provet Cloud.
-
Åpne profilen for redigering.
-
Kryss av for alternativet Ingen planlegging utenfor skift.
-
Lagre.
Fra og med dette trinnet trenger du tilgang til HR Gateway Portal med nettadressen som er nevnt i trinn 1. Når du logger inn, skal du automatisk bli sendt til organisasjonsinnstillingene. Hvis ikke, navigerer du til Settings > Organization i HR Gateway Portal.
Konfigurer følgende innstillinger. Merk at noen av dem kanskje allerede er konfigurert av Provet Cloud-kontakten din - i så fall kan du la dem være som de er. Noen av innstillingene kan også være satt til skrivebeskyttet, noe som er normalt.
Integrasjon aktivert: Dette må være merket av for at integrasjonen skal fungere.
E-postadresser for varslingsmottakere: Velg e-postmeldinger som skal motta varsler om feil relatert til avtaler og vakter i Provet Cloud. Dette er organisasjonsspesifikt, noe som betyr at hvis det oppstår en feil på noen av klinikklokalitetene dine, vil mottakerne få en e-post om dette.
MERK: Hvis det oppstår en feil, vil den aktuelle handlingen ikke bli utført.
Tidssone: Tidssonen i Quinyx, HR Gateway Portal og Provet Cloud må stemme overens.
Importintervall: Angi hvor ofte det skal importeres automatiske skift per dag. Den foreslåtte standardinnstillingen er "Hver 24. time", og i så fall kjøres importen automatisk én gang per dag rundt midnatt. Alternativet "Manuell" er også tilgjengelig. Importen blir da ikke automatisert, men må gjøres manuelt fra klinikkinnstillingene i HR Gateway Portal.
URL for inngangssystem: Obligatorisk, vanligvis konfigurert av din Provet Cloud-kontakt.
Skriv inn systemets API-nøkkel: Obligatorisk, vanligvis konfigurert av din Provet Cloud-kontakt.
URL for utdatasystem: Obligatorisk, vanligvis konfigurert av din Provet Cloud-kontakt.
API-nøkkel for utdatasystem: Obligatorisk, vanligvis konfigurert av din Provet Cloud-kontakt.
For å fullføre:
-
Velg Lagre innstillinger.
-
Velg Synkroniser alle data.
Notat
Synkroniseringsknappen vil ikke være synlig med mindre alle obligatoriske felt er fylt ut.
Etter synkroniseringen vises klinikklokalitetene dine i menyen til venstre. Velg en klinikk i menyen til venstre, og konfigurer følgende nødvendige innstillinger. Merk: Konfigurer alle de nødvendige innstillingene før du aktiverer integrasjonen.
-
Quinyx klinikklokasjoner: Velg klinikklokasjonen i Quinyx som du vil tilordne med den valgte Provet Cloud-klinikklokasjonen.
-
Velg Lagre hovedinnstillinger.
-
Tilordning av skifttyper: Tilordne Quinyx-skift til Provet Cloud-skifttypene som vises til venstre. Navnene på skiftene i Quinyx og Provet Cloud trenger ikke å være identiske.
-
Hvis skiftet skal kunne bookes på nett, tilordner du det ved hjelp av kolonnen "Skifttype for nettbooking".
-
Hvis skiftet er et vanlig skift, tilordner du det ved hjelp av kolonnen "Quinyx Shift type".
-
-
Velg Lagre underinnstillinger nederst på siden.
-
Importer periodetype: Velg mellom faste datoer og fast lengde.
-
Faste datoer - Skift fra det valgte datointervallet importeres. Når du utfører innledende tester (beskrevet nedenfor), anbefales det å bruke dette alternativet med én dag som datointervall. Begge dagene er inkludert. Merk at importen bare vil bli utført for fremtidige datoer.
-
Fast lengde - Definer en varighet som starter fra gjeldende dato. Skiftene innenfor varigheten importeres.
-
-
Integrasjon aktivert: Aktiver integrasjonen ved å merke av for den respektive innstillingen øverst på siden.
-
Velg Lagre hovedinnstillinger.
E-postmottakere for varsling: I likhet med organisasjonsinnstillingen gjør denne innstillingen det mulig å sende feilvarsler til utvalgte e-postmeldinger, men i dette tilfellet bare om feil som oppstår på den valgte klinikkens plassering.
Avdelinger og team aktivert: Tillater kartlegging og import av avdelings- og teaminformasjon og aktiverer alternativene Avdelingskartlegging og Teamkartlegging.
Varigheten av et spor i bruk: Gjør det mulig å dele opp skift i mindre, like store blokker når de importeres til Provet Cloud. Har samme effekt som avkrysningsboksen "Varighet for et spor" i Provet Cloud-kalenderen. Merk at varigheten av tidsluker også må kartlegges nederst på innstillingssiden, hvis de er i bruk.
Størrelse på kalenderluke: Brukes sammen med varighetsinnstillingen nevnt ovenfor.
Importer kun publiserte skift: Aktivert som standard og anbefalt. Hvis denne funksjonen er aktivert, importeres ikke upubliserte skift (utkast) fra Quinyx.
Notat
Når alle nødvendige innstillinger for klinikklokasjon er konfigurert, velger du Lagre hovedinnstillinger og Lagre underinnstillinger. Integrasjonen er nå klar for testing.
Her foreslås en enkel arbeidsflyt for testing. Merk at det virkelige oppsettet vanligvis innebærer en bredere datoperiode for importøren, så sørg for å konfigurere på nytt før den virkelige bruken.
-
Opprett en testbruker i både Provet Cloud og Quinyx, og knytt dem til badgenummeret som beskrevet ovenfor.
-
I HR Gateway Portal setter du klinikklokasjonen Importperiodetype til "Faste datoer", og setter start- og sluttdatoene til å være på samme dag, en fritt valgt dag i fremtiden. Husk å Lagre hovedinnstillingene.
-
Planlegg en vakt for testbrukeren i Quinyx for den valgte datoen. Vaktstrukturen må følge kravene nevnt nedenfor.
-
Publiser testbrukerens timeplan i Quinyx. MERK: Når du publiserer, kan du angi publiseringsdatoen - den bør aldri legges til fortiden.
-
I portalen velger du Importer vakter manuelt fra innstillingene for klinikklokasjon. En kort innlastingsprosess vil finne sted.
-
Det importerte skiftet skal nå vises i Provet Cloud. Kontroller at skifttypen er riktig for å verifisere at mappingen ble gjort riktig.
Notat
Når du publiserer skift i Quinyx, skal publiseringsdatoen aldri legges tilbake i tid.
Hvis denne første testen er vellykket, anbefales det å øke testkompleksiteten gradvis for å løse eventuelle problemer og komme frem til det virkelige brukstilfellet:
-
Test alle skifttyper med testbrukeren.
-
Test med ekte brukere, ved hjelp av et reelt scenario, men med en dags oppsett som i den første testen.
-
Øk perioden til én uke, og test på nytt.
-
Bytt til fullt oppsett og automatisering. Sørg for å planlegge overgangen i god tid og kommunisere med alle nødvendige medarbeidere.
Det bør utføres hensiktsmessige tester etter alle endringer i integrasjonsoppsettet.
Notat
En feillogg kan ses på HR Gateway Portalens loggside, på den øverste menylinjen, ved siden av innstillingene. Se feilloggseksjonen nedenfor.
Skiftene som kommer inn i Provet Cloud gjennom integrasjonen, er faktisk Tasks under skiftene i Quinyx.
I bildet nedenfor vil oppgavene som er markert med grønn og rød farge, importeres til Provet Cloud som skift hvis Quinyx-skiftet er tilordnet på riktig måte. Hvis Quinyx-skiftet er "tomt" uten oppgaver, blir ingenting importert til Provet Cloud.
Det anbefales at de relevante skifttypene utformes i Quinyx, slik at de allerede har de nødvendige oppgavene.
Etter importen ser de resulterende skiftene ut som nedenfor. Legg merke til at skiftet "Lunsjpause" ikke ble opprettet fordi det ikke var tilordnet.
Hvis du trenger en skifttype der Provet Clouds nettbaserte bestillingsfunksjonalitet er aktivert, følger du disse trinnene:
-
I Provet Cloud må du sørge for at skifttypen er satt opp med online booking aktivert.
-
Opprett den tilsvarende skifttypen i Quinyx.
-
Gå til HR Gateway Portal og åpne innstillingene for klinikklokasjon.
-
Tilordne skifttypene til hverandre ved hjelp av kolonnen Skifttype for online booking.
-
Velg Lagre underinnstillinger nederst på siden.
I noen tilfeller kan det være lurt å regelmessig bestemme på Quinyx-siden om skiftet har nettbooking aktivert eller ikke. I så fall kan du sette opp mappingen slik at Provet Cloud-vakten mappes til to lignende Quinyx-vakter, avhengig av valget om nettbooking.
-
I Provet Cloud må du sørge for at skifttypen er satt opp med online booking aktivert.
-
I Quinyx oppretter du to like skift og navngir dem slik at du kan gjenkjenne hvilket som er ment for nettbestilling. For eksempel
-
Workday ingen online booking
-
Arbeidsdag
-
-
Gå til HR Gateway Portal og åpne innstillingene for klinikklokasjon.
-
Tilordne Quinyx-skiftene til Provet Cloud-skiftene:
-
Workday ingen online booking - Quinyx Skifttype kolonne
-
Workday - Skifttype for online booking kolonne
-
-
Velg Lagre underinnstillinger nederst på siden.
Når du bestiller vakter i Quinyx etter oppsettet, velger du riktig type for å ta avgjørelsen. Avhengig av valget, vil vakten ha nettbasert bestilling aktivert i Provet Cloud eller ikke.
MERK: Passende testing #UUID-5af587f4-5034-73ae-295c-4b8d62535159_id_4660481394077_id_h_01FZ67KSA00T5DBEQ1NRSP2ZB0 bør utføres etter alle endringer i integrasjonsoppsettet.
Hvis klinikkstedet bruker team og/eller avdelinger, kan integrasjonen brukes til å velge dem for Provet Cloud-vakter som importeres. Avdelinger kan brukes uavhengig av hverandre, men team krever bruk av avdelinger siden de er en underenhet av en avdeling.
-
Gå til HR Gateway Portal og åpne innstillingene for klinikklokasjon.
-
Aktiver Avdelinger og team aktivert. Dette kan også gjøres under det første oppsettet.
-
Velg avdelingens informasjonskilde i Quinyx ved hjelp av menyen Ward source. Det anbefalte alternativet er "Hovedskiftets seksjonsfelt".
-
Velg informasjonskilden for teamet i Quinyx ved hjelp av menyen Team source. Det anbefalte alternativet er "Hovedskiftets kategorifelt (skifttype)".
-
Velg Lagre hovedinnstillinger.
Kildene som ble valgt i trinn 1, må opprettes og/eller konfigureres i Quinyx.
Slik konfigurerer du seksjonsfeltet for et hovedskift (for kilden ward):
-
Gå til Kontoinnstillinger fra den personlige menyen i Quinyx.
-
Velg Group management fra venstre menypanel.
-
Velg ønsket enhet fra midten. Et konfigurasjonspanel åpnes.
-
Velg Legg til seksjoner fra panelet.
-
Fyll ut seksjonsfeltene med informasjon om avdelingen.
-
Velg Ok for å lagre.
Når avdelinger er opprettet som seksjoner, vises de som alternativer under hovedskiftets Section -felt (bildet nedenfor).
Slik konfigurerer du skifttypen for et hovedskift (for teamkilden ):
-
Gå til Kontoinnstillinger fra den personlige menyen i Quinyx.
-
Gå til Skifttyper fra venstre menypanel.
-
Velg Legg til øverst til høyre.
-
Opprett teamet som en skifttype ved å fylle ut feltet Navn og sørge for at varigheten dekker (start- og sluttidspunkt) den normale tidsrammen for skiftene.
-
Velg Lagre.
Dette trinnet forutsetter at du allerede har satt opp avdelinger og team i Provet Cloud etter behov.
Kartlegging av avdelinger:
-
Gå til HR Gateway Portal og åpne innstillingene for klinikklokasjon.
-
Bla ned til Wards mapping.
-
Kartlegg en Quinyx-avdeling for hver Provet Cloud-avdeling.
Kartlegging av team.
-
Bla til Teams mapping i innstillingene for klinikkplassering i portalen.
-
For hvert Provet Cloud-team tilordner du en Quinyx Shift-type (kategori).
Velg Lagre underinnstillinger nederst på siden for å fullføre.
Hvis de er konfigurert som beskrevet ovenfor, kan avdelinger og team nå angis når du oppretter vakter i Quinyx.
Sørg for å teste oppsettet med testbrukeren som beskrevet ovenfor.
For å oppsummere:
-
Selve informasjonen shift kommer fra Tasks.
-
Informasjonen på avdeling kommer fra seksjon.
-
Informasjonen team kommer fra Skifttype.
Noen ganger har en ansatts vakter allerede blitt planlagt og importert til Provet Cloud, men på grunn av fravær må vaktene oppdateres (fjernes).
For å markere et fravær:
-
Sørg for at relaterte avtaler i Provet Cloud-kalenderen er flyttet eller fjernet først.
-
Gå til Schedule i Quinyx.
-
Finn skiftet, og velg det.
-
Velg Flere alternativer.
-
Nederst i dialogen velger du Legg til fravær.
-
Fyll ut fraværsskjemaet og velg Lagre. Vakten flyttes til delen "Ikke tildelte vakter".
-
Slett skiftet fra delen "Ikke tilordnede skift". Dette er viktig fordi skiftet ellers ikke vil bli fjernet fra Provet Cloud, noe som vil skje under automatisk eller manuell import.
Når det gjøres konfigurasjonsendringer i Provet Cloud eller Quinyx som har innvirkning på skift, avdelinger eller team, må endringene synkroniseres i HR Gateway Portal.
-
Gå til Organisasjonsinnstillinger i HR Gateway Portal.
-
Velg Synkroniser alle data.
Eksempler på tilfeller der synkronisering er nødvendig:
-
En skifttype opprettes eller redigeres i Provet Cloud.
-
En klinikklokasjon opprettes i Provet Cloud.
-
En avdeling opprettes eller redigeres i Provet Cloud.
-
En skifttype opprettes eller redigeres i Quinyx.
-
En enhet opprettes i Quinyx.
-
En seksjon opprettes eller redigeres i Quinyx.
Når det gjøres endringer i HR Gateway Portal, må endringene alltid lagres med Lagre innstillinger, Lagre hovedinnstillinger og Lagre underinnstillinger på de respektive sidene.
Hver gang det gjøres endringer i mappingene i portalen, bør de testes som beskrevet ovenfor. Testing kan spare mye arbeid, fordi feil importerte skift må fjernes manuelt.
I HR Gateway Portal finnes det en fane Log i den øverste menylinjen som gir detaljert informasjon om inn- og utdatafeil. Loggseksjonene er organisasjonsomfattende, noe som betyr at feil fra alle klinikklokasjoner er oppført i dem.
Inndatafeil - Feil relatert til problemer med å koble til Quinyx. Inndatafeil er sjeldne og krever vanligvis hjelp fra Provet Cloud support.
Utdatafeil - Feil relatert til import av skift til Provet Cloud. Disse er mer vanlige, relatert til feil mappinger, manglende ansattnumre og lignende.
Når man mottar feilmeldinger via e-post, som beskrevet ovenfor, er det tilrådelig å først sjekke feilloggene, spesielt utdatafeilene.
Søkefeltet i loggen kan brukes til å filtrere oppføringer etter:
-
Navn på klinikksted
-
ID for databaseskift
-
Quinyx skift-ID
-
Feilkode
-
Person-ID / ansattnummer
Hvis du vil se detaljert informasjon om en feil, velger du Vis feilmelding.
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.