Kundekommunikasjon og påminnelser

Snarveier

Oversikt over metoder for kundekommunikasjon

Sende e-post til kunde

Sende tekstmelding til kunde

Opprette påminnelse manuelt

Oversikt over metoder for kundekommunikasjon

E-post eller SMS (tekstmelding)

De tilgjengelige kommunikasjonsalternativene for kunder i Provet Cloud inkluderer e-post og tekstmeldinger (SMS), men hvilke(n) kommunikasjonsmetode(r) du kan bruke med en bestemt kunde avhenger av kundens spesifikke innstillinger. Med andre ord kan du ha muligheten til å bruke kun e-post, kun SMS eller begge deler med en bestemt kunde. Du kan se hele e-post- og SMS-kommunikasjonshistorikken for en kunde på fanen Kommunikasjon på kundesiden.

Påminnelser

Du kan også bruke påminnelser som en metode for kommunikasjon med kunder. For eksempel kan du sende bekreftelsesmeldinger og påminnelser om kommende avtaler, eller angi påminnelser som skal sendes til bestemte tidspunkter for spesifikke formål, for eksempel kontroller eller årlige vaksiner. Du kan se påminnelser som er satt for en kunde på fanen Påminnelser på kundens side. Du kan legge til nye påminnelser manuelt eller opprette automatiske påminnelser.

Sende e-post til kunde

Finn kunden du ønsker å sende en e-post til på oversikten for Kunder og pasienter eller klikk på kundens navn hvor det ellers er tilgjengelig. Når muligheten for å sende e-post til en kunde er aktivert, vises en konvoluttknapp ved siden av kundens navn på kundesiden. Hvis sending av e-post til kunden ikke er aktivert, inneholder ikke konvoluttikonet en lenke for å åpne e-postdialogen.

  1. Trykk på konvolutten. Dialogboksen for Send e-post åpnes.
  2. Dersom din cloud har flere avdelinger, velg fin avdeling fra rullegardinmenyen i Fra-feltet.
  3. Kundens e-postadresse blir automatisk lagt til i Til-feltet basert på kundeinformasjonen, men den kan endres eller du kan legge til flere adresser.
  4. Legg til et Emne og skriv meldingen din i feltet for E-posttekst. Du kan også bruke tekstmaler hvis de er tilgjengelige.
  5. I feltet for Relaterte pasienter kan du velge de(n) pasienten(e) som meldingen angår, dersom relevant.
  6. Legg til vedlegg om nødvendig.
  7. Trykk Send.

Sende tekstmelding til kunde

Finn kunden du ønsker å sende en tekstmelding til på oversikten for Kunder og pasienter eller klikk på kundens navn hvor det ellers er tilgjengelig. Når muligheten for å sende tekstmelding til en kunde er aktivert, vises telefonnummeret og et telefonikon ved siden av kundens navn på kundesiden.

  1. Klikk på telefonnummeret. Dialogboksen for Send SMS åpnes. 
  2. Skriv meldingen din i Tekst-feltet. Du kan også bruke tekstmaler om disse er tilgjengelige. 
  3. I feltet for Relatert pasient kan du velge den pasienten som meldingen angår, dersom relevant.
  4. Trykk Send.

Opprette påminnelse manuelt

  1. Finn kunden du ønsker å opprette påminnelse til på oversikten for Kunder og pasienter eller klikk på kundens navn hvor det ellers er tilgjengelig.
  2. Gå til fanen for Påminnelser og trykk Legg til øverst til høyre. Dialogboksen for Opprett påminnelse åpnes. Kunde, pasient, e-postadresse og telefonnummer blir automatisk fylt ut fra informasjonen om kunden og pasienten. 
  3. I rullegardinmenyen for Standard sendemetode, velg sendemetode for påminnelsen, for eksempel e-post. 
  4. Dersom påminnelsesmaler er tilgjengelige, kan du velge en mal fra rullegardinmenyen for Påminnelsesmal. Dersom du vil skrive en melding manuelt, huk av i boksen for Ikke bruk mal og skriv inn tekst manuelt. Merk at meldinger for kundekommunikasjon ofte kan være definert fra organisasjonens side dersom du er ansatt i en kjede, for eksempel. Hør da med lederen din.
  5. Legg til E-postemne, og skriv meldingen din i E-post-feltet dersom du ikke bruker påminnelsesmal.
  6. I feltet for Frist/utløpsdato skriver du når du ønsker at fristen for påminnelsen skal være (for eksempel om pasienten må vaksineres på nytt innen en viss dato). Du kan skrive direkte i feltet eller velge en dato ved hjelp av kalenderknappen. Og i feltet Send før skriver du antall dager før utløpsdato du ønsker at påminnelsen skal sendes ut.

 

De lagrede påminnelsene vises i fanen Påminnelser på kunde- og pasientsiden. De blir lagt til i utsendingskøen og vil bli sendt automatisk til de definerte tidspunktene. Du kan redigere (1) eller slette (2) en påminnelse ved hjelp av knappene på slutten av påminnelsesraden. Hvis du vil legge tilbake en allerede sendt påminnelse til utsendingskøen, velger du plussknappen (3). For å sende en påminnelse manuelt med en gang, velger du sendeknappen (4).

Les mer om

Kundekommunikasjonslogg (engelsk artikkel)

Opprette og administrere automatiske påminnelser (engelsk artikkel)

Anbefalt arbeidsflyt for påminnelser (engelsk artikkel)

Sette opp og administrere timeavtaler

Oppdatert

Var denne artikkelen nyttig?

0 av 0 syntes dette var nyttig

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

0 kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.