Como criar, editar, copiar ou remover turnos

Caso de utilização

Podem ser criados e programados turnos para o pessoal, de modo a designar a disponibilidade ou indisponibilidade do pessoal. Os tipos de turnos do pessoal podem ser criados e personalizados conforme necessário. Recomenda-se a utilização de turnos para uma melhor calendarização das marcações.

Configuração

A funcionalidade de turnos é uma caraterística padrão do Provet Cloud. As seguintes definições afectam a programação de turnos e devem ser revistas antes de criar turnos.

Tipos de turnos

Os tipos de turnos definem a natureza do turno que está a ser programado, e se este turno do pessoal está disponível para marcações online ou se o turno será um evento durante todo o dia, por exemplo.

As definições do tipo de turno podem ser acedidas através de: Definições > Localização da clínica > Tipos de turnos.

Utilize o botão "+Adicionar" para adicionar outros tipos de turnos ou o ícone da caneta para editar os turnos existentes.

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Personalização do tipo de turno

Ao criar tipos de turnos, existem várias selecções de definições disponíveis para personalizar o comportamento do tipo de turno e a interação com outras funcionalidades.

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Marcações: Quando esta definição está ativa, indica que o turno aceita o agendamento de marcações e, por predefinição, será visível no calendário de marcações.

Marcação online: Esta é uma definição preliminar que tem de ser activada para permitir que o turno seja agendado para marcações online.

Todo o dia: Quando activada, esta definição indica que o turno será agendado para o horário de funcionamento de abertura a fecho. Um exemplo de evento de turno durante todo o dia seria um feriado público em que a clínica está fechada durante todo o dia.

Tipos de motivos: Esta definição interage com a marcação em linha e com os turnos disponíveis apresentados aos clientes. Por exemplo, se o cliente selecionar o motivo da visita como "exame de urgência", o turno do exemplo acima aparecerá como disponível para marcar uma consulta. No entanto, se o cliente selecionar "exame de progresso médico", uma vez que não está listado nos tipos de motivo, este turno não aparecerá como disponível para ser agendado para esse tipo de motivo.

Atualizar turnos existentes: Se estiver a atualizar um turno existente, ao marcar esta definição as alterações serão reflectidas nos turnos existentes já agendados.

Marcações por defeito

Nas definições de personalização do tipo de turno existe a opção de definir marcações predefinidas. As marcações predefinidas criam um bloco de marcações padrão na programação de turnos, desde que a hora de marcação corresponda à hora de marcação predefinida.

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Para criar um compromisso predefinido num tipo de turno:

  1. Selecionar o botão adicional "marcação por defeito

  2. Definir a hora de início e de fim

  3. Definir o "motivo", que é um campo de tipo livre

  4. Definir um "tipo de motivo" se as definições de marcação estiverem activadas para o exigir

  5. Selecionar "Guardar

Podem ser criadas simultaneamente várias marcações predefinidas para um único tipo de turno.

Enfermarias

Antes de os turnos do pessoal poderem ser programados para alas específicas (sublocais clínicos), as alas têm de ser definidas nas definições. Estas definições podem ser acedidas através de Definições> Localização da clínica> Wards. Utilizando o botão "+Add" (Adicionar), pode adicionar enfermarias e definir um código fácil de reconhecer. As enfermarias podem ser editadas utilizando o ícone da caneta de edição ou eliminadas com o ícone do caixote do lixo.

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Equipas

Da mesma forma, antes de poderem ser agendados turnos que incluam uma equipa de pessoal, as equipas terão de ser definidas nas definições. Estas definições podem ser acedidas através de Definições> Localização da clínica> Equipas. Utilizando o botão "+Adicionar", pode adicionar equipas e definir um código fácil de reconhecer. As equipas podem ser editadas com o ícone da caneta de edição ou eliminadas com o ícone do caixote do lixo. Uma equipa pode ser atribuída a uma enfermaria específica ou ser independente para efeitos de agendamento.

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Instruções

Programação dos turnos do pessoal

Para criar turnos de pessoal, comece por aceder ao calendário de marcações. Em seguida, selecionar o separador "Turnos". É apresentado abaixo um exemplo de ecrã.

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No separador "Turnos", selecione primeiro o utilizador para o qual pretende agendar um turno. O campo do utilizador está indicado a vermelho em baixo. Se pretender agendar um turno para um utilizador numa ala específica, deve selecionar a ala a seguir. Uma vez selecionada a ala, pode também ser atribuída uma equipa, se necessário. Em seguida, selecione o tipo de turno.

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Por fim, defina e selecione o período de tempo para o qual pretende programar o turno. Estão disponíveis selecções adicionais específicas do turno, como, por exemplo, se o turno está disponível para marcação online. É apresentado abaixo um exemplo de ecrã.

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Para criar o turno, clique em qualquer parte da coluna do dia pretendido. Se houver turnos agendados que entrem em conflito, será emitido um aviso antes de permitir que o turno seja agendado.

Edição de turnos de pessoal

Pode editar e atualizar livremente os turnos programados do pessoal, clicando no turno pretendido. É apresentado o ecrã de edição de turnos. Segue-se um exemplo,

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As horas de início e de fim do turno podem ser editadas livremente, bem como a data. As informações adicionais que podem ser modificadas incluem a seleção da ala e da equipa. Também é possível definir e editar os tipos de marcação online para os quais podem ser agendadas consultas durante o turno. Se necessário, o turno também pode ser eliminado a partir do ecrã de edição.

Se existirem marcações atualmente agendadas durante o turno selecionado, estas serão apresentadas na parte inferior do cartão, como indicado abaixo. Se necessitar de atualizar um turno do pessoal que exija o reagendamento das marcações actuais, pode utilizar o botão "Mover marcações" para mover facilmente as marcações agendadas do turno atual do pessoal para outro, em conformidade.

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Turnos do pessoal de cópia

Pode copiar facilmente turnos para vários dias ou semanas utilizando o botão azul "Copiar turnos" indicado a vermelho abaixo.

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Para copiar turnos, selecione primeiro o botão "Copiar turnos", o que fará com que o ecrã de cópia de turnos se abra. Segue-se um exemplo.

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O campo "A partir desta data" será a data de início a partir da qual os turnos serão copiados, sendo o campo "Até esta data" a data final. De seguida, preencha o campo "Iniciar cópia de turno(s) aqui" que define a data de início em que os turnos copiados serão aplicados e agendados para o calendário de turnos. Em seguida, utiliza o campo "Contagem de repetições" para determinar o número de vezes que os turnos selecionados serão aplicados ao calendário. Por fim, selecione o(s) utilizador(es) para os quais os turnos serão copiados e clique em guardar.

Um exemplo de um cartão de turnos de cópia preenchido é apresentado abaixo para referência.

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Eliminar turnos de pessoal

Pode apagar rápida e facilmente vários turnos utilizando o botão vermelho "Apagar turnos" situado à direita do botão de cópia de turnos demonstrado acima. É apresentado abaixo um exemplo de ecrã do cartão de eliminação de turnos.

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Para eliminar turnos de utilizadores, comece por definir o(s) utilizador(es) para o(s) qual(is) os turnos serão eliminados. Em seguida, selecione as datas e horas de início e de fim das quais pretende eliminar todos os turnos.

O campo "turnos que serão eliminados" e o campo "turnos que não podem ser eliminados" serão actualizados assim que as informações anteriores forem fornecidas para o notificar dos turnos que serão afectados pelos parâmetros definidos. Os turnos que não podem ser eliminados são os turnos que têm marcações agendadas. É apresentado um exemplo de ecrã abaixo. Depois de verificar as suas selecções de turnos, clique no botão vermelho de eliminação.

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Quais são as principais opções para personalizar o processo?

Para além das definições acima mencionadas, existem várias definições de localização da clínica que podem ser utilizadas para personalizar a visualização do calendário ao programar e gerir turnos.

Definições > Localização da clínica > Calendário & Programação

  • Pode utilizar definições como "fins-de-semana" para incluir ou excluir dias de fim de semana na vista de calendário.

  • Adicionalmente, pode definir que dia é apresentado como o primeiro dia da semana.

  • A vista do calendário de compromissos pode ser ainda mais personalizada utilizando a definição "tamanhos das faixas horárias" para determinar a duração de cada faixa horária, que pode ser tão curta como 5 minutos e tão longa como 60 minutos.

  • Além disso, as definições "primeira hora do dia" e "última hora do dia" podem limitar as horas do dia apresentadas como predefinição para limitar a visualização do calendário às horas de expediente.

  • Também é possível selecionar a apresentação dos horários e tipos de turnos no calendário geral de marcações.

Opções do perfil do utilizador

Utilizando a seta pendente junto ao nome de um utilizador no canto superior direito do ecrã, é possível aceder ao perfil do utilizador. No perfil do utilizador, é possível ativar definições que permitem a alimentação do calendário de marcações e turnos do utilizador. Estas definições podem ser encontradas na secção "Calendário". Os feeds de turnos e compromissos do Provet Cloud permitem-lhe ver facilmente os seus próximos eventos a partir de qualquer dispositivo. Os feeds são exportados no formato iCalendar que é suportado por todos os principais fornecedores de calendários, como o Google Calendar, Outlook e iCal.

Na secção "Detalhes pessoais", pode ativar a definição "não agendar fora dos turnos" para impedir que sejam agendadas marcações para um utilizador fora dos seus turnos agendados.

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