Utilização de assinaturas electrónicas com formulários do Word

Caso de utilização

Utilizar assinaturas electrónicas com vários formulários Word personalizados para evitar a impressão de documentos em papel para receber a assinatura convencional.

Instruções

1. Adicionar um formulário e bloqueá-lo

Adicione um formulário à sua escolha, edite-o, se necessário, e bloqueie-o utilizando o botão branco "Bloquear este formulário".

lockform.png

2. Criar o pedido de assinatura eletrónica

Na página do formulário, selecione o botão azul "Assinatura eletrónica" na mesma área onde se encontrava o botão "Bloquear este formulário". Abrir-se-á uma nova caixa de diálogo, que é mostrada abaixo, para a criação do pedido.

Selecione se o pedido deve ser entregue ao cliente através de correio eletrónico ou de uma mensagem SMS. Neste artigo, utilizaremos a opção de correio eletrónico.

Utilize a opção "Gerar código PIN" se tenciona utilizar o dispositivo da clínica para receber a assinatura. Neste caso, não é necessário utilizar as opções de correio eletrónico ou SMS. Veja mais sobre a opção de login por código PIN em neste artigo.

Edite a mensagem e ajuste o tempo de validade, se necessário, e selecione "Guardar" para criar o pedido.

request-signature.png

3. Processar o pedido e aguardar a assinatura do cliente

Janela de processamento

Será aberta uma nova caixa de diálogo, que mostrará o estado do pedido e a opção de o cancelar, se necessário. Assim que o pedido for gerado e enviado ao cliente, este deve poder assiná-lo a partir do seu dispositivo. Pode fechar o diálogo se o cliente não o assinar imediatamente.

Acções dos clientes

  1. Quando o cliente recebe a mensagem, pode iniciar o processo de assinatura abrindo a hiperligação na mensagem.

  2. Ser-lhe-á apresentada a pré-visualização do documento e a opção de "RECUSAR" ou "INICIAR" o processo de assinatura. O utilizador pode também alterar o idioma no canto superior direito ou limpar a área de assinatura se necessitar de outra tentativa.

  3. Depois de selecionar o botão azul "INICIAR", será encaminhado para o ecrã de assinatura (mostrado abaixo). O utilizador deve escrever a assinatura na caixa adequada, utilizando o tato ou um rato de computador convencional, se este estiver a ser utilizado.

  4. O último passo é selecionar "ENVIAR" para finalizar o processo. Aparecerá uma caixa de diálogo de confirmação final para garantir que o cliente tem a certeza da sua decisão. Após a assinatura, as acções do lado do cliente estão concluídas e este pode fechar a página. O cliente também recebe uma cópia em PDF no seu correio eletrónico.

Após uma assinatura bem sucedida

Quando a assinatura é recebida com sucesso, o formulário é marcado adequadamente através de uma mensagem verde junto às opções do formulário que pode ver ao abri-lo e não são necessárias mais acções. Também pode imprimir o documento assinado utilizando o botão azul "Imprimir documento assinado". O cliente também recebe uma cópia em PDF no seu correio eletrónico.

signature.png

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