Os relatórios de fim de dia (EOD) são utilizados para rever as transacções financeiras de vendas e pagamentos que ocorreram durante o dia útil. Estes relatórios ajudam a verificar se o montante dos pagamentos recebidos corresponde ao que é reportado pelo Provet Cloud.
O conteúdo dos relatórios de Fim do dia é dinâmico. Isto significa que o conteúdo do relatório pode ser alterado após um relatório ter sido criado ou marcado como pronto para contabilização, se novas facturas ou pagamentos forem criados para o intervalo de tempo do relatório. Um pagamento também pode aparecer em vários relatórios se as horas de início e de fim dos relatórios se sobrepuserem.
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Em Patient care > Dashboard, selecione o botão End of day no canto superior direito do ecrã.
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Selecione o botão Criar novo relatório. Abre-se uma caixa de diálogo.
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Para Transacções para, selecione se pretende criar o relatório para as transacções de Todos os utilizadores ou de um Utilizador selecionado. Um fluxo de trabalho comum é que cada funcionário da caixa ou estação de registo crie um relatório de Fim do Dia para o seu turno no final do período de trabalho. Em alternativa, pode ser criado um relatório de fim do dia para cada dia de trabalho.
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Selecione Start timestamp e End timestamp para definir o intervalo de tempo para o relatório. Também pode adicionar uma descrição opcional .
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Adicione o Montante inicial de dinheiro, Montante final de dinheiro e quaisquer Levantamentos de dinheiro que ocorreram durante o intervalo de tempo do relatório. Um levantamento de dinheiro é qualquer dinheiro retirado da caixa registadora, por exemplo, se um grande pagamento em dinheiro foi retirado para depósito antecipado para manter a segurança da caixa registadora. Pode utilizar a calculadora (a) no campo Montante final em dinheiro para calcular a soma final em dinheiro: adicione os montantes utilizando os campos de moedas e notas da calculadora e selecione Definir para introduzir a soma total no campo do montante final em dinheiro.
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Se existirem rascunhos de facturas no intervalo de tempo selecionado, estes são listados em Rascunhos de facturas. Para abrir uma fatura, selecione o botão de seta (b) no final da linha da fatura. Note que dependendo das definições do relatório, pode não ser possível marcar o relatório como pronto para contabilidade se existirem rascunhos de facturas no intervalo de tempo do relatório.
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Dependendo das definições do relatório, pode ser possível adicionar manualmente montantes para diferentes métodos de pagamento em Montantes totais dados pelo utilizador. Pode utilizar esta informação para verificar eventuais diferenças em relação aos pagamentos adicionados à Provet Cloud.
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Selecione Guardar. O relatório é gerado no separador Relatórios de fim de dia.
Pode encontrar os relatórios de Fim do Dia criados no separador Relatórios de Fim do Dia. Para filtrar a lista, pode definir um intervalo de datas, selecionar os utilizadores cujas transacções pretende visualizar e selecionar o estado do relatório de Fim do Dia ('Aberto', 'Pronto para contabilidade', ou 'Reportado à contabilidade').
Para visualizar um relatório, selecione o botão do olho. Para editar as opções do relatório, selecione o botão da caneta. Para eliminar o relatório, selecione o botão do caixote do lixo. Os relatórios no estado "aberto" podem ser editados ou eliminados.
O relatório apresenta as seguintes informações:
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Os separadores Pagamentos em numerário, Pagamentos com cartão, e Todos os pagamentos mostram os pagamentos do intervalo de tempo selecionado por tipo de pagamento. Todos os pagamentos inclui também quaisquer outros métodos de pagamento para além dos pagamentos em numerário e com cartão.
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Se a sua clínica utilizar o Nordhealth Pay, o separador Nordhealth Pay payments é apresentado em vez do separador de pagamentos com cartão. O separador mostra todos os pagamentos processados através do Nordhealth Pay.
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O separador Correcções mostra pagamentos de notas de crédito, transferências internas e pagamentos cancelados.
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O separador Sales mostra todas as facturas finalizadas e o saldo total de vendas. As facturas consolidadas não são incluídas, mas as facturas que fazem parte das facturas consolidadas são incluídas. Os valores do imposto sobre vendas também são incluídos e todos os totais são mostrados com e sem o imposto sobre vendas.
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O separador Contas a receber mostra todas as facturas não pagas, incluindo as facturas consolidadas.
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O separador Pré-pagamentos utilizados mostra os pré-pagamentos que foram utilizados para pagar facturas.
Se o seu Provet Cloud inclui várias localizações de clínicas (localizações) e houve pagamentos entre localizações de clínicas, a forma como estes pagamentos aparecem nos seus relatórios depende das definições do seu sistema. Para mais informações, consulte Pagamentos entre localizações de clínicas.
Dependendo das definições do relatório, pode ser possível fazer correcções aos pagamentos no relatório utilizando o botão Correção, por exemplo, alterar o método de pagamento. Estas correcções são apenas para fins informativos e não afectam os pagamentos em facturas ou relatórios finalizados.
Na parte inferior da caixa de diálogo, pode encontrar um resumo completo dos diferentes métodos de pagamento.
É possível imprimir um resumo do relatório com as informações selecionadas utilizando as opções do menu de setas do botão Imprimir. Para imprimir o resumo com todos os pagamentos, selecione o botão Imprimir sem qualquer opção do menu de setas.
Quando o relatório de fim do dia estiver pronto, selecione o botão Marcar como pronto para contabilidade na caixa de diálogo do relatório e confirme. O estado do relatório é atualizado e o relatório é apresentado no separador Pronto para contabilidade. Note que dependendo das configurações do relatório, pode não ser possível marcar o relatório como pronto para contabilidade se existirem rascunhos de facturas no intervalo de tempo do relatório.
Para filtrar a lista de relatórios prontos para contabilidade, pode definir um intervalo de datas e selecionar os utilizadores cujas transacções pretende visualizar. É possível abrir e visualizar relatórios prontos para contabilidade utilizando o botão de olho, mas não é possível editá-los ou eliminá-los. No entanto, pode selecionar o botão Regressar ao estado de aberto na caixa de diálogo do relatório para alterar o estado do relatório de volta para 'aberto' e, em seguida, editá-lo novamente no separador Relatórios de fim de dia.
Os relatórios "prontos para contabilização" apresentam as mesmas informações que os relatórios "abertos" e as opções de impressão também são as mesmas. Além disso, é possível selecionar Imprimir balanço. O balanço apresenta as contas a receber e os pagamentos em Débito e todas as linhas de facturas agrupadas por números de conta com a soma total de cada grupo em Crédito. Os pré-pagamentos são apresentados em Débito se a soma dos pré-pagamentos for positiva (mais pré-pagamentos usados do que adicionados) e em Crédito se for negativa (mais pré-pagamentos adicionados do que usados).
Os pagamentos de facturas e os pré-pagamentos que não estão atualmente incluídos em nenhum relatório de fim do dia são apresentados no separador Pagamentos não incluídos nos relatórios de fim do dia no lado direito da página dos relatórios de fim do dia. Esta lista inclui todos os pagamentos no seu sistema que não foram incluídos no intervalo de data e hora e nos filtros de utilizador em qualquer um dos seus relatórios de fim do dia atualmente guardados. Por exemplo, se o intervalo de tempo de um relatório não abranger todas as transacções do dia, ou se as transacções de alguns utilizadores não estiverem incluídas num relatório, estes pagamentos são apresentados na lista.
Recomenda-se que reveja regularmente o separador Payments not in end of day reports para verificar se todos os pagamentos são contabilizados nos relatórios de fim do dia.
É possível filtrar a lista de pagamentos por um intervalo de datas e incluir ou excluir utilizadores.
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Permitir que o utilizador introduza montantes para cada método de pagamento: Quando selecionado, os utilizadores podem adicionar manualmente montantes para diferentes métodos de pagamento nos relatórios de fim do dia para verificar quaisquer diferenças com os pagamentos adicionados à Provet Cloud.
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Ativar correcções de pagamento nos relatórios de fim do dia: Quando selecionado, os utilizadores podem fazer correcções aos pagamentos nos relatórios de fim do dia. Estas correcções destinam-se apenas a fins informativos e não afectam os pagamentos em facturas ou relatórios finalizados.
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Não permitir o fechamento do relatório de fim do dia se houver rascunhos de faturas no período de tempo selecionado: Quando selecionado, os relatórios de fim do dia não podem ser marcados como prontos para contabilidade se existirem rascunhos de facturas no intervalo de tempo selecionado para o relatório.
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Utilizar a hora de fim do último relatório de fim do dia como hora de início predefinida: Quando selecionada, a hora de fim da data do último relatório de fim do dia é automaticamente adicionada como a hora de início predefinida da data para o próximo relatório de fim do dia. A data pode ser alterada.
Para que os números de conta sejam incluídos nas exportações XLS de relatórios contabilísticos, pode adicioná-los aos seguintes campos de conta:
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Relatório de fim de dia: Número da conta de caixa
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Relatório de fim de dia: Número da conta do cartão
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Relatório de fim de dia: Número da conta bancária
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Relatório de fim de dia: Número da conta móvel
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Relatório de fim de dia: Número da conta de cheques
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Relatório de fim do dia: Número da conta do voucher
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Relatório de fim de dia: Número da conta do cartão presente
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Relatório de fim de dia: Número da conta de financiamento da empresa
Atualizado
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