Gerir mensagens na sua caixa de entrada partilhada

A caixa de entrada partilhada da Provet Cloud pode ser utilizada para receber registos e comunicações externas na sua conta Provet Cloud por e-mail. Os registos podem ser atribuídos a um cliente ou paciente específico. Note que a caixa de entrada partilhada só pode ser utilizada para receber e-mails - não é possível enviar e-mails a partir do endereço.

A caixa de entrada partilhada da sua clínica está localizada no Dashboard na parte inferior da página. Pode encontrar o endereço da caixa de entrada partilhada junto ao título Caixa de entrada partilhada (xxxx@provet.email, onde "xxxx" é o ID Provet Cloud da sua organização). Qualquer pessoa que tenha o endereço pode enviar mensagens de correio eletrónico para o mesmo, por exemplo, funcionários da clínica e proprietários de animais.

Linhas de assunto de correio eletrónico inteligentes

As informações de um e-mail podem ser automaticamente associadas ao paciente e ao cliente corretos. Para o fazer, inclua um C maiúsculo e o ID do cliente Provet Cloud ou um P maiúsculo e o ID do paciente Provet Cloud na linha de assunto da mensagem de e-mail (ver 'P50' na imagem acima). A utilização do identificador do paciente cria também uma ligação ao cliente, uma vez que os pacientes têm sempre proprietários (clientes) ligados a eles no Provet Cloud. Para além do ID do cliente ou do paciente, a linha de assunto do e-mail também pode conter texto adicional.

Guardar e-mails e anexos nos registos dos clientes e dos doentes

Utilizando o filtro Unsaved na caixa de entrada partilhada, pode encontrar mensagens que ainda não foram guardadas nos registos do cliente e do paciente. Para guardar o conteúdo de uma mensagem nos registos de um cliente e de um doente:

Selecione o botão de ligação (1) na linha da mensagem. Abre-se a caixa de diálogo Adicionar nota.
Se o ID do cliente ou do doente tiver sido incluído na linha de assunto da mensagem de correio eletrónico, o doente e/ou o cliente são automaticamente preenchidos. Caso contrário, selecione o cliente e o doente corretos.
Reveja as informações, edite-as, se necessário, e guarde-as.

Para eliminar uma mensagem de correio eletrónico da caixa de entrada partilhada, selecione o botão do caixote do lixo (2).

Para atualizar a caixa de entrada partilhada, selecione o botão das setas circulares (3).

O tamanho máximo de um ficheiro a guardar nos registos do cliente e do doente é de 75 MB. O tamanho máximo total de vários ficheiros guardados numa nota é de 256 MB.

Para além dos formatos de ficheiro comuns, como PDF, DOC, DOCX, JPG, XLS e XLSX, são também aceites muitos outros formatos de ficheiro. Para obter uma lista mais extensa dos formatos de ficheiro aceites e não aceites, consulte Uploads de ficheiros em Provet Cloud.

É possível visualizar as notas e os ficheiros guardados nos registos dos clientes e dos pacientes em diferentes locais do Provet Cloud:

Página do cliente e do doente > separador Comunicação. Para editar uma nota, selecione o botão da caneta na linha da nota. Para arquivar uma nota, selecione o botão do caixote do lixo na linha da nota e confirme. As notas arquivadas podem ser encontradas utilizando o filtro Arquivadas.
Página de cliente e doente > Histórico separador
Caixa de entrada partilhada, Filtro guardado recentemente. Para editar uma nota, selecione o botão de olho verde na linha para abrir a nota e, em seguida, selecione Editar.
Página de consulta, em Informações gerais. Para editar uma nota, selecione a ligação da nota para a abrir e, em seguida, selecione Editar.

Endereço de e-mail específico do local da clínica para a caixa de entrada partilhada

Também pode definir endereços de correio eletrónico da caixa de entrada partilhada específicos da localização da clínica nas definições da localização da clínica.

Em Definições > Geral > Localização da clínica > Endereço da caixa de entrada partilhada, adicionar um identificador de localização da clínica ao endereço. O identificador de localização da clínica é adicionado ao endereço da caixa de entrada partilhada da organização, e o endereço seguirá o formato xxxx-yyyy@provet.email onde "xxxx" é o ID Provet Cloud da sua organização e "yyyy" é o identificador de localização da clínica que adicionou (por exemplo, 4531-dept1@provet.email).

As mensagens de correio eletrónico enviadas para um endereço de correio eletrónico específico de uma localização clínica só são mostradas na caixa de entrada partilhada dessa localização clínica. Se não forem utilizados endereços específicos do local da clínica, as mensagens de correio eletrónico enviadas para o endereço da organização são mostradas para todos os locais da clínica.