Configuração do check-in automático
Utilização do pré-registo e do auto-registo para os funcionários da clínica
Instruções de utilização do pré-registo e do auto-registo para o cliente
A função de pré-registo em linha permite aos seus clientes efetuar o pré-registo antes da consulta através de um formulário em linha. Permitir que os clientes façam o pré-registo poupa tempo na receção e no início da consulta. Oferece também aos clientes uma forma segura e privada de comunicar as suas informações pessoais, o que, de outra forma, poderiam ter de fazer numa área de receção aberta.
Quando um cliente faz uma marcação online ou uma marcação é feita no calendário de marcações da Provet Cloud, as mensagens de confirmação e de lembrete da marcação incluem uma ligação para a página de pré-registo, onde o cliente pode verificar as suas informações e fornecer outras informações preliminares.
Além disso, pode permitir que os clientes façam o check-in para a sua marcação em linha. Esta opção está disponível se estiver a ser utilizado o pré-registo.
O pré-registo e o auto-check-in são funções adicionais. Para mais informações, contacte o departamento de vendas ou o apoio ao cliente da Provet Cloud.
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Aceda a Definições > Geral > Localização da clínica > Interações com o cliente e selecione Ativar pré-registo do cliente / Auto-check-in.
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Se utilizar tipos de motivo, selecione os tipos de motivo para os quais pretende permitir o pré-registo no campo Enabled for reason types. Quando um tipo de motivo incluído aqui é selecionado para uma marcação, é adicionada uma ligação para o pré-registo às mensagens de confirmação e de lembrete. Se deixar este campo vazio, o pré-registo está disponível para todos os tipos de motivo.
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No campo Cabeçalho da mensagem de pré-inscrição é possível adicionar um cabeçalho para a secção de pré-inscrição nas mensagens de confirmação de marcação e de lembrete. Se deixar este campo vazio, é utilizado o seguinte cabeçalho predefinido: 'Continuar para o pré-registo'.
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No campo Pre-registration message content, pode adicionar um corpo de texto para a secção de pré-registo nas mensagens de correio eletrónico de confirmação de marcação e de lembrete. Note-se que o corpo do texto não é mostrado nas mensagens SMS, apenas no correio eletrónico. Se deixar este campo vazio, é utilizado o seguinte texto predefinido: A funcionalidade de pré-registo permite uma forma pessoal e segura de partilhar/atualizar os seus dados pessoais e permite uma chegada mais agradável e rápida à clínica para si e para o seu animal de estimação.
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No campo Descrição do formulário de pré-registo, pode adicionar uma mensagem personalizada ao formulário de pré-registo.
Exemplo de uma ligação para o pré-registo numa mensagem de correio eletrónico de confirmação de marcação de consulta:
Ativar a autenticação de dois factores para o pré-registo: Quando esta definição está selecionada, os clientes recebem um código de verificação por SMS, que têm de introduzir para aceder ao formulário de pré-registo. A autenticação de dois factores acrescenta uma camada extra de segurança: se o e-mail de confirmação for acidentalmente enviado para um endereço incorreto, o destinatário não poderá aceder ao formulário de pré-registo se não conseguir fornecer o código de verificação enviado por SMS.
DICA: Se, por algum motivo, o cliente não tiver recebido o e-mail ou SMS de confirmação, pode reenviá-lo editando a marcação e guardando-a novamente.
Nota
É possível ativar o auto-check-in se o pré-registo tiver sido ativado.
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Aceda a Definições > Geral > Localização da clínica > Interações com clientes e selecione Ativar o auto-check-in.
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Tempo em minutos antes de marcar como chegado: Com esta definição, pode definir quanto tempo antes da marcação os clientes podem efetuar o check-in. Por exemplo, se definir esta definição para 30, os clientes não podem efetuar o check-in até 30 minutos antes da marcação. Quando ainda não é possível efetuar o check-in, é apresentada uma mensagem no portal de marcações, por exemplo: "Pode efetuar o check-in 30 minutos antes da sua marcação".
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Mensagem de sucesso do auto-check-in: Pode adicionar uma mensagem opcional para mostrar aos seus clientes quando tiverem efectuado o check-in com sucesso.
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Na secção Waiting locations, pode adicionar locais de espera a partir dos quais os clientes podem selecionar quando fazem o check-in. Isto é útil se tiver várias áreas de espera diferentes para clientes e pacientes. Para adicionar um novo local de espera, selecione o botão Adicionar. Pode editar ou remover locais de espera utilizando os botões da caneta e do caixote do lixo.
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Pode pedir aos clientes que forneçam o historial médico do paciente antes da consulta, fazendo perguntas preliminares no pré-registo. Uma vez que as perguntas são definidas separadamente para diferentes motivos de consulta, pode adicionar perguntas específicas relacionadas com a natureza da consulta.
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Aceda a Definições > Itens & Listas > Motivos e abra um motivo para o qual pretende adicionar perguntas.
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Desloque-se para baixo até à parte inferior da caixa de diálogo do motivo e selecione o botão + Preliminary question .
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Escreva uma pergunta no campo Pergunta e, em seguida, selecione novamente o botão + Pergunta preliminar para adicionar mais perguntas.
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Uma ligação para o pré-registo e o auto-check-in é incluída na mensagem de correio eletrónico e/ou de texto de confirmação da marcação do cliente. Note o seguinte:
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O cliente e o paciente devem existir no Provet Cloud antes de o cliente poder utilizar o pré-registo. O cliente não pode adicionar novos pacientes utilizando o formulário de pré-registo.
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Certifique-se de que uma mensagem de confirmação/lembrete está selecionada para ser enviada ao criar uma marcação.
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Certifique-se de que foi selecionado um veterinário para a consulta.
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Se pretender que os clientes respondam a perguntas preliminares antes da marcação, certifique-se de que o motivo selecionado tem perguntas preliminares definidas.
Nota
Atualmente, o pré-registo e o auto-check-in só podem ser utilizados com marcações de um único doente. Se forem adicionados mais pacientes à marcação, o cliente não poderá introduzir ou verificar os seus dados no pré-registo.
Depois de o cliente ter preenchido ou atualizado as suas informações utilizando o formulário de pré-registo (e o auto-check-in opcional), pode rever as informações em Provet Cloud. Pode fazê-lo em:
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Diálogo de marcação de consultas (calendário de marcações)
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Diálogo de admissão (ao marcar um compromisso como chegado)
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Página do paciente
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Página do cliente
Nestas páginas é apresentada a seguinte mensagem:
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Selecione a ligação Confirme os dados aqui na nota. Abre-se um diálogo de informação de pré-registo. As informações atualmente guardadas no Provet Cloud são apresentadas à esquerda em Dados do cliente no Provet e Dados do doente no Provet. As informações que o cliente forneceu no pré-registo são apresentadas à direita em Novos dados fornecidos pelo cliente. Por defeito, apenas são apresentados os campos para os quais o cliente forneceu informações actualizadas. Se pretender visualizar todos os campos de informação do cliente e do doente, incluindo aqueles que o cliente não alterou, selecione Mostrar todos os campos.
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Para aceitar as actualizações do cliente, selecione os botões de seta entre os campos. Se pretender aceitar todas as alterações de uma só vez, selecione o botão de seta All na parte superior. As actualizações do cliente são copiadas para os campos da Nuvem Provet à esquerda. Também pode editar manualmente os campos da Nuvem Provet se quiser fazer algumas alterações às informações fornecidas pelo cliente (por exemplo, corrigir um erro de digitação).
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Para guardar as alterações, selecione o botão Update.
Se pretender eliminar totalmente as actualizações do cliente, selecione o botão Descartar. Tenha em atenção que, após a confirmação, já não é possível recuperar as informações de pré-registo.
SUGESTÃO: Pode criar as suas próprias instruções para os clientes com base nestas instruções e incluí-las na mensagem de pré-registo ou na página Web da sua clínica.
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Selecionar a ligação para a página de pré-registo na sua confirmação de marcação ou mensagem de lembrete (correio eletrónico e/ou mensagem de texto).
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A página de pré-registo é preenchida com as informações disponíveis no seu perfil em Provet Cloud. Reveja as informações e preencha os espaços em branco ou actualize as informações existentes, se necessário.
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Responda a todas as perguntas preliminares que possam ser incluídas com base no motivo da sua visita.
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Se o auto-registo estiver disponível, pode marcar-se como tendo chegado e selecionar um local de espera.
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Quando estiver pronto, selecione Enviar.
Atualizado
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