Pré-inscrição online e auto-check-in

Introdução

A função de pré-registo em linha permite aos seus clientes efetuar o pré-registo antes da consulta através de um formulário em linha. Permitir que os clientes façam o pré-registo poupa tempo na receção e no início da consulta. Oferece também aos clientes uma forma segura e privada de comunicar as suas informações pessoais, o que, de outra forma, poderiam ter de fazer numa área de receção aberta.

Quando um cliente faz uma marcação online ou uma marcação é feita no calendário de marcações da Provet Cloud, as mensagens de confirmação e de lembrete da marcação incluem uma ligação para a página de pré-registo, onde o cliente pode verificar as suas informações e fornecer outras informações preliminares.

Além disso, pode permitir que os clientes façam o check-in para a sua marcação em linha. Esta opção está disponível se estiver a ser utilizado o pré-registo.

O pré-registo e o auto-check-in são funções adicionais. Para mais informações, contacte o departamento de vendas ou o apoio ao cliente da Provet Cloud.

Configurar o pré-registo

  1. Aceda a Definições > Geral > Localização da clínica > Interações com o cliente e selecione Ativar pré-registo do cliente / Auto-check-in.

  2. Se utilizar tipos de motivo, selecione os tipos de motivo para os quais pretende permitir o pré-registo no campo Enabled for reason types. Quando um tipo de motivo incluído aqui é selecionado para uma marcação, é adicionada uma ligação para o pré-registo às mensagens de confirmação e de lembrete. Se deixar este campo vazio, o pré-registo está disponível para todos os tipos de motivo.

  3. No campo Cabeçalho da mensagem de pré-inscrição é possível adicionar um cabeçalho para a secção de pré-inscrição nas mensagens de confirmação de marcação e de lembrete. Se deixar este campo vazio, é utilizado o seguinte cabeçalho predefinido: 'Continuar para o pré-registo'.

  4. No campo Pre-registration message content, pode adicionar um corpo de texto para a secção de pré-registo nas mensagens de correio eletrónico de confirmação de marcação e de lembrete. Note-se que o corpo do texto não é mostrado nas mensagens SMS, apenas no correio eletrónico. Se deixar este campo vazio, é utilizado o seguinte texto predefinido: A funcionalidade de pré-registo permite uma forma pessoal e segura de partilhar/atualizar os seus dados pessoais e permite uma chegada mais agradável e rápida à clínica para si e para o seu animal de estimação.

  5. No campo Descrição do formulário de pré-registo, pode adicionar uma mensagem personalizada ao formulário de pré-registo.

Exemplo de uma ligação para o pré-registo numa mensagem de correio eletrónico de confirmação de marcação de consulta:

prereg_email.jpg

Definições adicionais

Ativar a autenticação de dois factores para o pré-registo: Quando esta definição está selecionada, os clientes recebem um código de verificação por SMS, que têm de introduzir para aceder ao formulário de pré-registo. A autenticação de dois factores acrescenta uma camada extra de segurança: se o e-mail de confirmação for acidentalmente enviado para um endereço incorreto, o destinatário não poderá aceder ao formulário de pré-registo se não conseguir fornecer o código de verificação enviado por SMS.

DICA: Se, por algum motivo, o cliente não tiver recebido o e-mail ou SMS de confirmação, pode reenviá-lo editando a marcação e guardando-a novamente.

Configurar o auto-check-in

Nota

É possível ativar o auto-check-in se o pré-registo tiver sido ativado.

  1. Aceda a Definições > Geral > Localização da clínica > Interações com clientes e selecione Ativar o auto-check-in.

  2. Tempo em minutos antes de marcar como chegado: Com esta definição, pode definir quanto tempo antes da marcação os clientes podem efetuar o check-in. Por exemplo, se definir esta definição para 30, os clientes não podem efetuar o check-in até 30 minutos antes da marcação. Quando ainda não é possível efetuar o check-in, é apresentada uma mensagem no portal de marcações, por exemplo: "Pode efetuar o check-in 30 minutos antes da sua marcação".

  3. Mensagem de sucesso do auto-check-in: Pode adicionar uma mensagem opcional para mostrar aos seus clientes quando tiverem efectuado o check-in com sucesso.

  4. Na secção Waiting locations, pode adicionar locais de espera a partir dos quais os clientes podem selecionar quando fazem o check-in. Isto é útil se tiver várias áreas de espera diferentes para clientes e pacientes. Para adicionar um novo local de espera, selecione o botão Adicionar. Pode editar ou remover locais de espera utilizando os botões da caneta e do caixote do lixo.

  5. Pode pedir aos clientes que forneçam o historial médico do paciente antes da consulta, fazendo perguntas preliminares no pré-registo. Uma vez que as perguntas são definidas separadamente para diferentes motivos de consulta, pode adicionar perguntas específicas relacionadas com a natureza da consulta.

    1. Aceda a Definições > Itens & Listas > Motivos e abra um motivo para o qual pretende adicionar perguntas.

    2. Desloque-se para baixo até à parte inferior da caixa de diálogo do motivo e selecione o botão + Preliminary question .

    3. Escreva uma pergunta no campo Pergunta e, em seguida, selecione novamente o botão + Pergunta preliminar para adicionar mais perguntas.

Receber e verificar os dados de pré-registo

Uma ligação para o pré-registo e o auto-check-in é incluída na mensagem de correio eletrónico e/ou de texto de confirmação da marcação do cliente. Note o seguinte:

  • O cliente e o paciente devem existir no Provet Cloud antes de o cliente poder utilizar o pré-registo. O cliente não pode adicionar novos pacientes utilizando o formulário de pré-registo.

  • Certifique-se de que uma mensagem de confirmação/lembrete está selecionada para ser enviada ao criar uma marcação.

  • Certifique-se de que foi selecionado um veterinário para a consulta.

  • Se pretender que os clientes respondam a perguntas preliminares antes da marcação, certifique-se de que o motivo selecionado tem perguntas preliminares definidas.

Nota

Atualmente, o pré-registo e o auto-check-in só podem ser utilizados com marcações de um único doente. Se forem adicionados mais pacientes à marcação, o cliente não poderá introduzir ou verificar os seus dados no pré-registo.

Depois de o cliente ter preenchido ou atualizado as suas informações utilizando o formulário de pré-registo (e o auto-check-in opcional), pode rever as informações em Provet Cloud. Pode fazê-lo em:

  • Diálogo de marcação de consultas (calendário de marcações)

  • Diálogo de admissão (ao marcar um compromisso como chegado)

  • Página do paciente

  • Página do cliente

Nestas páginas é apresentada a seguinte mensagem:

prereg_new_data.jpg
  1. Selecione a ligação Confirme os dados aqui na nota. Abre-se um diálogo de informação de pré-registo. As informações atualmente guardadas no Provet Cloud são apresentadas à esquerda em Dados do cliente no Provet e Dados do doente no Provet. As informações que o cliente forneceu no pré-registo são apresentadas à direita em Novos dados fornecidos pelo cliente. Por defeito, apenas são apresentados os campos para os quais o cliente forneceu informações actualizadas. Se pretender visualizar todos os campos de informação do cliente e do doente, incluindo aqueles que o cliente não alterou, selecione Mostrar todos os campos.

  2. Para aceitar as actualizações do cliente, selecione os botões de seta entre os campos. Se pretender aceitar todas as alterações de uma só vez, selecione o botão de seta All na parte superior. As actualizações do cliente são copiadas para os campos da Nuvem Provet à esquerda. Também pode editar manualmente os campos da Nuvem Provet se quiser fazer algumas alterações às informações fornecidas pelo cliente (por exemplo, corrigir um erro de digitação).

  3. Para guardar as alterações, selecione o botão Update.

Se pretender eliminar totalmente as actualizações do cliente, selecione o botão Descartar. Tenha em atenção que, após a confirmação, já não é possível recuperar as informações de pré-registo.

prereg_update_data.jpg

Guia do Cliente: Utilizar o pré-registo e o auto-registo

SUGESTÃO: Pode criar as suas próprias instruções para os clientes com base nestas instruções e incluí-las na mensagem de pré-registo ou na página Web da sua clínica.

  1. Selecionar a ligação para a página de pré-registo na sua confirmação de marcação ou mensagem de lembrete (correio eletrónico e/ou mensagem de texto).

  2. A página de pré-registo é preenchida com as informações disponíveis no seu perfil em Provet Cloud. Reveja as informações e preencha os espaços em branco ou actualize as informações existentes, se necessário.

  3. Responda a todas as perguntas preliminares que possam ser incluídas com base no motivo da sua visita.

  4. Se o auto-registo estiver disponível, pode marcar-se como tendo chegado e selecionar um local de espera.

  5. Quando estiver pronto, selecione Enviar.

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