Como usar o bloqueio de período financeiro

Esta definição de encerramento do primeiro período financeiro pode ser utilizada manualmente ou será automaticamente actualizada quando as definições 2 e 3 estiverem a ser utilizadas. Esta opção é um campo de entrada de data, como por exemplo 03/04/2022. A data introduzida é a data a partir da qual os eventos financeiros não podem ser retroactivos quando estão a ser utilizados.

Quando esta definição está activada, a definição 3 aparece para utilização e também actualiza automaticamente a entrada de data da definição 1. O bloqueio automático do período financeiro é recomendado como um padrão de melhores práticas do fluxo de trabalho financeiro. A entrada de data automática para a definição 1 será sempre a última data do mês anterior.

A definição final de bloqueio do período financeiro é a data de acionamento quando o encerramento automático do período financeiro (definição 2) actualiza a data de encerramento (definição 1). O valor da data selecionada tem de passar fisicamente no tempo para ser ativado. Isto significa que se a data de hoje, quando esta configuração é definida, for 20 de fevereiro, a seleção de "15" como valor de data desencadearia o encerramento automático do período a 15 de março, com uma data de encerramento financeiro de 28 de fevereiro para a configuração 1. Se, em vez de "15", for escolhido um valor de "25", o encerramento automático do período será acionado a 25 de fevereiro, uma vez que a data ainda está disponível para ocorrer este mês, e a data de encerramento financeiro será actualizada para 31 de janeiro para a definição 1.

Recomenda-se a escolha de uma data de ativação o mais cedo possível no novo mês, o que também representa um período de tempo adequado para que as finanças do mês anterior sejam reconciliadas. Isto significa que, se o pessoal da contabilidade necessitar normalmente de 10 dias para concluir a reconciliação do mês anterior, não deve escolher uma data anterior a 10, mas não se recomenda a escolha de uma data como 25, que cria um atraso desnecessário no bloqueio do período financeiro para acionar a partir do momento em que as finanças foram reconciliadas. Os eventos financeiros acidentais poderiam ser retroactivos nesse período de tempo entre a reconciliação e o bloqueio financeiro, o que faria com que a reconciliação deixasse de estar equilibrada.

Se o valor da data escolhida não estiver disponível no mês atual (29, 30, 31), o último dia disponível do mês é utilizado como dia de acionamento nesse mês.

Esta primeira definição é uma seleção de ativar/desativar que dá visibilidade às definições 2 e 3, e a base dá acesso ao controlo do bloqueio do período financeiro a partir do nível da organização.

A definição 2 é um campo de introdução de data. Esta definição é semelhante à definição 1 ao nível do posto de saúde e controla a data em que o financiamento não pode ser datado antes. É utilizado em combinação com a opção 3.

Esta definição é um campo de caixa de verificação. Quando marcada e as definições são guardadas, a entrada de data da definição de organização 2 acima, substitui a entrada de data ao nível do local da clínica na definição de local da clínica 1 discutida acima. Esta é uma indicação manual para atualizar a data de encerramento do período financeiro para todas as localizações. Não continuará a acionar quaisquer actualizações automáticas de datas.