Configuração de turnos no Quinyx
Controlar a opção de reserva online
O Quinyx é um software de gestão e planeamento da força de trabalho. O Provet Cloud integra-se com o Quinyx para que os turnos do pessoal possam ser geridos no Quinyx. A integração vai buscar os turnos do Quinyx para o Provet Cloud, mas a gestão dos turnos continua a ser feita no Quinyx. O HR Gateway Portal, um terceiro elemento desenvolvido pela equipa da Provet Cloud, é utilizado para mapear os turnos da Quinyx e da Provet Cloud entre si e gerir a integração.
Nota
Este guia pressupõe que já concluiu a configuração e implementação da sua conta Quinyx e que está a utilizar o sistema.
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Contactar o apoio da Quinyx e pedir a chave API da unidade de raiz para a integração do Provet Cloud.
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Transmita a chave ao seu contacto Provet Cloud.
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O contacto fará os ajustes necessários e voltará a contactá-lo com o endereço do portal HR Gateway (URL) e as credenciais de início de sessão. Estas credenciais serão necessárias nas etapas seguintes.
Para que a integração funcione, é necessário fazer coincidir os números dos empregados do Provet Cloud com os números dos crachás no Quinyx.
Para cada empregado que precisa de ser envolvido:
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Aceder à página People no Quinyx.
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Encontrar o trabalhador pretendido.
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Encontrar o número do crachá .
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Aceder a Definições > Utilizadores em Provet Cloud.
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Edite o utilizador correspondente no Provet Cloud e adicione o número do crachá ao campo Employee number.
Ao editar ou remover turnos da Quinyx, o turno correspondente no lado da Provet Cloud também será atualizado ou removido. Esse turno pode já ter algumas marcações nele, e podem ocorrer marcações órfãs quando isso não é restrito. Com a restrição, um erro correspondente aparecerá na página do Portal HR Gateway Log (descrito abaixo).
Para esta restrição, os utilizadores têm de editar os seus perfis em Provet Cloud:
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Aceda ao seu perfil de utilizador no menu superior direito do Provet Cloud.
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Abrir o perfil para edição.
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Assinale a opção Não programar fora dos turnos.
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Guardar.
A partir deste passo, terá de aceder ao portal HR Gateway com o URL mencionado no passo 1. Depois de iniciar sessão, deve ser automaticamente direcionado para as definições da organização. Caso contrário, navegue para Definições > Organização no portal HR Gateway.
Configure as seguintes definições. Note que algumas podem já estar configuradas pelo seu contacto Provet Cloud - nesse caso, deixe-as como estão. Além disso, algumas das definições podem estar definidas como só de leitura, o que é normal.
Integração activada: Esta opção deve ser selecionada para que a integração funcione.
E-mails destinatários da notificação: Selecione os e-mails que devem receber notificações sobre erros relacionados com marcações e turnos em Provet Cloud. Isto é específico da organização, o que significa que se houver um erro em qualquer uma das localizações da sua clínica, os destinatários receberão um e-mail sobre isso.
NOTA: Em caso de erro, a ação relacionada não será executada.
Fuso horário: O fuso horário em Quinyx, HR Gateway Portal e Provet Cloud deve coincidir.
Intervalo de importação: Define a frequência das importações automáticas de turnos por dia. A predefinição sugerida é "A cada 24 horas", caso em que a importação será executada automaticamente uma vez por dia, por volta da meia-noite. Também está disponível uma opção "Manual". A importação não é então automatizada, mas terá de ser efectuada manualmente a partir das definições de localização da clínica no portal HR Gateway.
URL do sistema de entrada: Obrigatório, normalmente configurado pelo seu contacto Provet Cloud.
Introduzir a chave API do sistema: Obrigatório, normalmente configurado pelo seu contacto Provet Cloud.
URL do sistema de saída: Obrigatório, normalmente configurado pelo seu contacto Provet Cloud.
Chave API do sistema de saída: Obrigatório, normalmente configurado pelo seu contacto Provet Cloud.
Para finalizar:
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Selecionar Guardar definições.
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Selecione Sincronizar todos os dados.
Nota
O botão de sincronização só será visível se todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos.
Após a sincronização, os locais das suas clínicas devem aparecer no menu da esquerda. Selecione uma localização de clínica no menu da esquerda e configure as seguintes definições necessárias. Nota: Configure todas as definições necessárias antes de ativar a integração.
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Localizações das clínicas em Quinyx: Selecione a localização da clínica em Quinyx que pretende mapear com a localização da clínica Provet Cloud selecionada.
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Selecionar Guardar as definições principais.
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Mapeamento de tipos de turnos: Mapear os turnos Quinyx para os tipos de turnos Provet Cloud apresentados à esquerda. Os nomes dos turnos em Quinyx e Provet Cloud não têm de ser idênticos.
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Se o turno deve permitir reservas em linha, mapeie-o utilizando a coluna "Tipo de turno para reservas em linha".
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Se o turno for um turno normal, mapeie-o utilizando a coluna "Tipo de turno Quinyx".
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Selecione Guardar subconjuntos na parte inferior da página.
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Importar tipo de período: Selecionar entre datas fixas e duração fixa.
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Datas fixas - Os turnos do intervalo de datas selecionado serão importados. Ao efetuar testes iniciais (descritos abaixo), recomenda-se a utilização desta opção com um dia como intervalo de datas. Ambos os dias são incluídos. Note que a importação só será efectuada para datas futuras.
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Duração fixa - Defina uma duração com início na data atual. Os turnos dentro da duração serão importados.
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Integração activada: Ativar a integração marcando a respectiva definição no topo da página.
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Selecionar Guardar as definições principais.
E-mails dos destinatários das notificações: Semelhante à definição de organização, esta definição permite enviar notificações de erro para os e-mails selecionados, mas, neste caso, apenas sobre erros que ocorram na localização da clínica selecionada.
Alas e equipas activadas: Permite o mapeamento e a importação de informações sobre enfermarias e equipas e ativa as opções Mapeamento de enfermarias e Mapeamento de equipas.
Duração de uma ranhura em utilização: Permite dividir os turnos em blocos mais pequenos e de igual dimensão quando são importados para Provet Cloud. Tem o mesmo efeito que a caixa de seleção "Duração de uma faixa horária" no calendário da Nuvem Provet. Note que as durações das faixas horárias também têm de ser mapeadas na parte inferior da página de definições, se estiverem a ser utilizadas.
Tamanho da ranhura do calendário: Utilizado em conjunto com a definição de duração acima mencionada.
Importar apenas turnos publicados: Ativado por defeito e recomendado. Se ativado, os turnos não publicados (rascunhos) não serão importados do Quinyx.
Nota
Quando todas as definições de localização da clínica necessárias tiverem sido configuradas, selecione Guardar definições principais e Guardar subconfigurações. A integração está agora pronta para ser testada.
Sugere-se aqui um fluxo de trabalho de teste simples. Note-se que o cenário de configuração real envolve normalmente um período de data do importador mais alargado, pelo que deve ser reconfigurado antes da utilização real.
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Crie um utilizador de teste no Provet Cloud e no Quinyx e associe-o ao número do cartão, como descrito acima.
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No portal HR Gateway, defina o local da clínica Tipo de período de importação para "Datas fixas" e defina as datas de início e fim para o mesmo dia, um dia livremente selecionado do futuro. Não se esqueça de Guardar as definições principais.
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Planear um turno para o utilizador de teste no Quinyx para a data selecionada. A estrutura do turno deve seguir os requisitos mencionados abaixo.
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Publicar a agenda do utilizador de teste no Quinyx. NOTA: Ao publicar, é possível definir a data de publicação - ela nunca deve ser colocada no passado.
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No Portal, selecione Importar manualmente os turnos nas definições de localização da clínica. Será efectuado um breve processo de carregamento.
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O turno importado deve agora aparecer no Provet Cloud. Verifique se o tipo de turno está correto para verificar se o mapeamento foi feito corretamente.
Nota
Ao publicar mudanças no Quinyx, a data de publicação nunca deve ser colocada no passado.
Se este teste inicial for bem sucedido, recomenda-se que aumente gradualmente a complexidade dos testes para resolver quaisquer problemas e chegar ao caso de utilização real:
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Testar todos os tipos de turnos com o utilizador de teste.
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Teste com utilizadores reais, utilizando um cenário real, mas com uma configuração de um dia como no teste inicial.
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Aumentar o período para uma semana e efetuar um novo teste.
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Mudar para a configuração e automatização completas. Certifique-se de que planeia a mudança com bastante antecedência e que comunica com todos os membros do pessoal necessários.
Devem ser efectuados testes adequados após quaisquer alterações à configuração da integração.
Nota
Um registo de erros pode ser consultado na página Registo do portal HR Gateway, na barra de menu superior, junto às definições. Ver a secção do registo de erros abaixo.
Os turnos que chegam ao Provet Cloud através da integração são, na realidade, Tasks sob os turnos no Quinyx.
Na imagem abaixo, as tarefas assinaladas a verde e a vermelho seriam importadas para a Provet Cloud como turnos, se o turno Quinyx estivesse corretamente mapeado. Se o turno Quinyx for deixado "vazio", sem tarefas, nada é importado para Provet Cloud.
Recomenda-se que os tipos de turnos relevantes sejam concebidos no Quinyx para que já tenham as tarefas necessárias.
Após a importação, os turnos resultantes são os seguintes. Note-se que o turno "Pausa para almoço" não foi criado porque não foi mapeado.
Se precisar de um tipo de turno em que a funcionalidade de reserva online da Provet Cloud esteja activada, siga estes passos:
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No Provet Cloud, certifique-se de que tem o tipo de turno configurado com a reserva online activada.
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Criar o tipo de turno correspondente no Quinyx.
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Aceda ao portal HR Gateway e abra as definições de localização da clínica.
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Mapeie os tipos de turnos entre si utilizando a coluna Shift type for online booking.
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Selecione Guardar subconfigurações na parte inferior da página.
Nalguns casos, pode querer decidir regularmente, do lado da Quinyx, se o turno tem ou não a marcação online activada. Nesse caso, configure o mapeamento de modo a que o turno Provet Cloud seja mapeado para dois turnos Quinyx semelhantes, consoante a escolha da marcação em linha.
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No Provet Cloud, certifique-se de que tem o tipo de turno configurado com a reserva online activada.
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No Quinyx, crie dois turnos semelhantes e dê-lhes nomes para que possa reconhecer qual deles se destina a reservas em linha. Por exemplo:
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Dia de trabalho sem reservas em linha
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Dia de trabalho
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Aceda ao portal HR Gateway e abra as definições de localização da clínica.
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Mapear os turnos do Quinyx para o turno do Provet Cloud:
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Workday no online booking - Quinyx Shift type column
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Workday - Tipo de turno para reservas em linha coluna
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Selecione Guardar subconjuntos na parte inferior da página.
Após a configuração, quando reservar turnos na Quinyx, selecione o tipo apropriado para tomar a decisão. Consoante a escolha, o turno terá ou não a marcação online activada na Provet Cloud.
NOTA: Devem ser efectuados testes adequados após quaisquer alterações à configuração da integração.
Se a localização da clínica utilizar equipas e/ou enfermarias, a integração pode ser utilizada para as selecionar para os turnos do Provet Cloud que são importados. As enfermarias podem ser utilizadas de forma independente, mas as equipas requerem a utilização de enfermarias, uma vez que são uma subunidade de uma enfermaria.
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Aceda ao portal HR Gateway e abra as definições de localização da clínica.
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Ativar As alas e as equipas activaram. Isto também pode ser feito durante a configuração inicial.
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Decida a fonte de informação da enfermaria no Quinyx usando o menu Ward source. A opção recomendada é "Campo da secção do turno principal".
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Decidir a fonte de informação da equipa no Quinyx utilizando o menu Team source. A opção recomendada é "Campo de categoria do turno principal (tipo de turno)".
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Selecionar Guardar as definições principais.
As fontes selecionadas no passo 1 precisam ser criadas e/ou configuradas no Quinyx.
Para configurar o campo de secção de um turno principal (para a fonte da ala ):
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Aceda a Definições de conta no menu pessoal do Quinyx.
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Selecione Gestão de grupos no painel do menu da esquerda.
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Selecione a unidade necessária a partir do meio. Abre-se um painel de configuração.
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Selecione Adicionar secções no painel.
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Preencher os campos da secção com as informações da ala.
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Selecione Ok para guardar.
Quando as alas são criadas como secções, aparecem como opções no campo Section do turno principal (imagem abaixo).
Para configurar o tipo de turno de um turno principal (para a fonte da equipa ):
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Aceda a Definições de conta no menu pessoal do Quinyx.
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Aceda a Shift types no painel de menu da esquerda.
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Selecione Adicionar no canto superior direito.
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Crie a equipa como um tipo de turno, preenchendo o campo Nome e certificando-se de que a duração abrange (hora de início e de fim) o período normal dos turnos.
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Selecionar Guardar.
Este passo pressupõe que já tem alas e equipas configuradas em Provet Cloud, conforme necessário.
Mapeamento das alas:
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Aceda ao portal HR Gateway e abra as definições de localização da clínica.
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Desloque-se para baixo até à secção Wards mapping.
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Para cada ala de Nuvem de Provet, mapear uma ala de Quinyx.
Mapeamento de equipas.
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Desloque-se para a secção Teams mapping nas definições de localização clínica do portal.
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Para cada equipa Provet Cloud, mapear um tipo (categoria) Quinyx Shift.
Para finalizar, selecione Guardar subconjuntos na parte inferior da página.
Se configuradas como descrito acima, as alas e as equipas podem agora ser indicadas aquando da criação de turnos no Quinyx.
Certifique-se de que testa a configuração com o utilizador de teste , conforme descrito acima.
Em conclusão:
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As informações sobre o turno provêm do sítio Tasks.
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As informações sobre a ala provêm da secção .
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As informações da equipa provêm do tipo de mudança .
Por vezes, os turnos de um colaborador já foram planeados e importados para o Provet Cloud, mas devido à sua ausência, os turnos têm de ser actualizados (removidos).
Para assinalar uma ausência:
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Certifique-se de que os compromissos relacionados no calendário do Provet Cloud foram movidos ou removidos primeiro.
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Aceder ao sítio Schedule em Quinyx.
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Localize o turno e selecione-o.
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Selecionar Mais opções.
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Na parte inferior da caixa de diálogo, selecione Adicionar ausência.
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Preencha o formulário de ausência e selecione Guardar. O turno será transferido para a secção "Turnos não atribuídos".
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Eliminar o turno da secção "Turnos não atribuídos". Isto é importante porque, caso contrário, o turno não será removido da Provet Cloud, o que acontecerá durante a importação automática ou manual.
Sempre que forem efectuadas alterações de configuração no Provet Cloud ou no Quinyx que afectem turnos, enfermarias ou equipas, as alterações devem ser sincronizadas no portal HR Gateway.
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Aceda a Definições da organização no portal HR Gateway.
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Selecione Sincronizar todos os dados.
Exemplos de casos em que a sincronização é necessária:
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Um tipo de turno é criado ou editado na Provet Cloud.
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É criada uma localização clínica no Provet Cloud.
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Uma ala é criada ou editada em Provet Cloud.
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Um tipo de turno é criado ou editado no Quinyx.
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É criada uma unidade no Quinyx.
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Uma secção é criada ou editada no Quinyx.
Sempre que forem efectuadas alterações no Portal HR Gateway, as alterações devem ser sempre guardadas com Guardar definições, Guardar definições principais e Guardar subconfigurações nas respectivas páginas.
Sempre que forem efectuadas alterações aos mapeamentos no Portal, estas devem ser testadas conforme descrito acima. O teste pode poupar muito trabalho, porque os turnos importados incorretamente têm de ser removidos manualmente.
No portal HR Gateway, existe um separador Log na barra de menu superior que fornece informações detalhadas sobre os erros de entrada e saída. As secções de registo são transversais a toda a organização, o que significa que os erros de todas as localizações clínicas estão listados nelas.
Erros de entrada - Erros relacionados com problemas de ligação ao Quinyx. Os erros de entrada são raros e normalmente requerem a assistência do suporte Provet Cloud.
Erros de saída - Erros relacionados com a importação de turnos para a Provet Cloud. Estes são mais comuns, relacionados com mapeamentos incorrectos, números de funcionários em falta, etc.
Quando as pessoas recebem notificações de erro por correio eletrónico, como descrito acima, é aconselhável verificar primeiro os registos de erros, especialmente os erros de saída.
O campo de pesquisa no registo pode ser utilizado para filtrar as entradas por:
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Nome do local da clínica
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ID de turno da base de dados
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ID de turno do Quinyx
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Código de erro
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ID da pessoa / Número do empregado
Para ver informações detalhadas sobre um erro, selecione Mostrar mensagem de erro.
Atualizado
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